Advertising, Public Relations and Information Policy – October 1, 1985 

Page 1 of 3  

 

 

ADVERTISING, PUBLIC RELATIONS AND 

INFORMATION POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

October 1, 1985 

Policy 

Sponsor: 

Vice-President, 

University 

Advancement 

Last 

Revised: 

October 1, 1985 

Primary 

Contact: 

AVP, Marketing & 

Communications 

Review 

Scheduled: 

April 2017 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

 

 

A. 

PURPOSE 

 

The purpose of this policy is to outline the responsibilities for promotion of and speaking on behalf 

of the University.  

 

 

B. 

SCOPE 

 

Compliance with University policies and procedures extends to all members of the University 

community. 

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

 

1. 

ADVERTISING 

 

 

 

1.1 

The President is responsible for recommending an external advertising agency of 

record for the University to the Board of Governors. 

 

 

 

1.2 

The President is responsible for recommending the institutional marketing strategy 

to the Board of Governors. 

 

 

 

1.3 

The Office of Marketing and Communications is responsible for coordinating all 

University advertising, including: 

 

 

 

 

a. 

Review of editorial content to ensure that advertisements meet University 

objectives and standards with respect to tone, approach, style, timeliness, 

accuracy and economy of information; 

 

 

 

 

b. 

Implementation of the University logo and legend policy; 

 

 

 

 

c. 

Advice on format and appearance; 

 

 

 

 

d. 

Recommendation of and coordination of necessary external advertising 

and public relations services; 

 

Advertising, Public Relations and Information Policy – October 1, 1985 

Page 2 of 3  

 

 

 

 

e. 

Recommendation of the appropriate size, frequency and media placement 

of advertisements; 

 

 

 

 

f. 

Arrangements for media bookings and placements. 

 

 

 

1.4 

The Office of Marketing and Communications is responsible for developing 

institutional advertising in support of the University's marketing strategy. 

 

 

 

2. 

PUBLIC RELATIONS 

 

 

 

2.1 

The Office of Marketing and Communications is responsible for providing public 

relations planning assistance for University departments and officers and the 

Board of Governors. 

 

 

2.2 

In consultation with operating departments, the Office of Marketing and 

Communications is responsible for facilitating and coordinating University public 

relations activities such as news conferences, notices and announcements, 

presentations, news releases, interviews and special events. 

 

 

2.3 

To maximize University resources, the Office of Marketing and Communications is 

responsible for recommending and utilizing the appropriate public service and 

communications vehicles for the promotion of University activities and the 

reinforcement of advertising initiatives. 

 

 

 

2.4 

The Office of Marketing and Communications is responsible for providing 

information materials for visitors to the University and for arranging tours as 

necessary. 

 

 

 

3. 

INFORMATION 

 

 

 

3.1 

The official University spokespersons are the Chair of the Board of Governors and 

the President or their  designate, in conformity with the policy on external 

communications. 

 

 

 

3.2 

The Office of Marketing and Communication is responsible for the coordination 

and distribution of all University news releases, public service announcements and 

notices to the media and appropriate external organizations. 

 

 

 

 

3.3 

The Office of Marketing and Communications is responsible for the coordination 

of all internal publications and communications of University-wide scope. 

 

 

 

3.4 

The Office of Marketing and Communications is responsible for facilitating the 

development of course and program brochures and for reviewing general 

University information materials to ensure consistency with the University's 

mission, goals and objectives and for recommending editing improvements with a 

view to clarity, correctness and style. 

 

 

 

3.5 

The AVP, Marketing and Communications is the key media information contact on 

behalf of the University and is responsible for providing requested information or 

channelling these requests to the proper source. 

 

 

 

 

Advertising, Public Relations and Information Policy – October 1, 1985 

Page 3 of 3  

 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Policy: 

 

means this Advertising, Public Relations and Information 

Policy. 

 

(2) 

Board of 

Governors: 

means the Board of Governors of Mount Royal University. 

 

 

(3) 

University: 

 

means Mount Royal University. 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 

 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

10/01/1985 

NEW 

 

 

 

01/20/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary