Security Services Conduct Policy 

– October 26, 2015 

Page 1 of 5 

 

 

SECURITY SERVICES CONDUCT POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

October 26, 
2015 

Policy Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last 
Revised: 

October 26, 
2015 

Primary Contact: 

Chief Safety, Risk, 
and Employee 
Wellness Officer 

Review 
Scheduled: 

September 
2028 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Security Representatives are required to maintain high ethical standards and meet the statutory 
requirements  set  out  in  the  Security  Services  and  Investigators 

Act  (the  “Act”),  the  University’s 

Code of Conduct Policy and this Security Services Conduct Policy in order to promote public trust 
and confidence in Security Representatives and Security Services. 

 
B. 

PURPOSE 

 

The purpose of this Policy is to demonstrate the University’s commitment to comply with the Act 
and to promote trust and confidence in Security Representatives and in Security Services.  
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all Security Representatives. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 
 
1.  

GENERAL 

 

1.1. 

All Security Representatives will be familiar with and comply with this Policy and 
the University’s Code of Conduct. 
 

 
2. 

CONDUCT AND DEPORTMENT 
 
2.1. 

Security  Representatives  must  act  with  honesty  and  integrity  when  they  are 
acting in the scope of their Employment. 

 

2.2. 

Security  Representatives  are  not  permitted  to  engage  in  any  action  that 
constitutes one or more the following: 
 
a) 

failing to comply with this Policy; 
 

b) 

failing to comply with the University’s Code of Conduct; 
 

c) 

failing to comply with the Security Services and Investigators Act; and/or 

 

Security Services Conduct Policy 

– October 26, 2015 

Page 2 of 5 

 

d) 

failing  to  comply  with  the  University’s  authorization  as  a  business 
licensee under the Security Services and Investigators Act.  
 

2.3. 

Security  Representatives  must  comply  with  the  terms  and  conditions  of  their 
License.   

 

2.4. 

Security  Representatives  must  respect  and  use  all  property  and  equipment  in 
accordance with the terms and conditions of their License.  

 

2.5. 

Security Representatives must advise the University of any potential or perceived 
breach  of  this  Policy  or  the  Act  by  themselves  or  any  other  Security 
Representative either by: 

 

a) 

notifying a Management Employee in writing; or 

 
b) 

reporting the potential or perceived breach of this Policy by following the 
procedures  in  the  University’s  Employees  Safe  Disclosure  of 
Wrongdoing and Public Interest Disclosure Policy and Procedures.  

 

2.6. 

Security  Representatives  are  not  permitted  to  engage  in  any  action  that 
constitutes one or more of the following: 
 
a) 

breach of confidentiality; 
 

b) 

consumption or use of alcohol or drugs in a manner that is prejudicial to 
Duty; 

 

c) 

corrupt practice; 

 

d) 

deceit; 

 

e) 

disorderly or inappropriate conduct; 

 

f) 

insubordination; 

 

g) 

neglect of Duty; and/or 

 

h) 

unlawful or unnecessary exercise of authority. 

 

2.7. 

For the purposes of this Policy: 
 
a) 

“breach  of  confidentiality”  includes  a  breach  of  confidentiality  where 
confidentiality  is  expected,  including,  but  not  limited  to,  breaching 
confidentiality as required by the Security Services Investigators Act. 

 

b) 

“consumption or use of alcohol or drugs in a manner that is prejudicial to 
Duty” includes of one or more of the following: 
 

i) 

possessing and/or consuming alcohol while on Duty; 

ii)  possessing,  consuming  or  otherwise  using  drugs  that  are 

prohibited by law 

from the Security Representative’s possession; 

and/or 

iii)  reporting  for  Duty,  being  on  Duty  or  standing  by  for  Duty  while 

unfit to do so by reason of the consumption or use of alcohol or 
drugs. 

 

Security Services Conduct Policy 

– October 26, 2015 

Page 3 of 5 

 

c) 

“corrupt practice” includes one or more of the following: 
 

i) 

engagi

ng in any activities contrary to the University’s Conflict of 

Interest Policy or the Code of Conduct;  

ii)  engaging in any activity that lacks integrity while in the course of 

the Security Representative’s employment; 

iii)  failing  to  account  for  or  to  make  a  prompt  and  true  return  of 

money  or  property  that  the  Security  Representative  received  in 
the course of their Employment; and/or 

iv)  directly  or  indirectly  soliciting  or  receiving  a  payment,  gift,  pass, 

subscription  or  favour  contrary  to  University  policy  including  the 
University’s Conflict of Interest Policy. 
 

d) 

“deceit” includes one or more of the following, but is not limited to: 
 

i) 

willfully  or  negligently  making  or  signing  a  false,  misleading  or 
inaccurate statement or entry in an official document or record; 

ii)  willfully  or  negligently  making  or  signing  a  false,  misleading  or 

inaccurate statement pertaining to the Security Representative’s 
official duties; and/or 

iii)  without a lawful excuse: 

 

a.  destroying, mutilating or concealing an official document, 

record or property, or,  

b.  altering or erasing an entry in an official document or 

record. 
 

e) 

‘disorderly or inappropriate” includes one or more of the following, but is 
not limited to: 

 

i) 

contravening: 

 

a.  a Federal Act; 
b.  an Alberta Provincial Act, 
c.  any  regulation  made  under  federal  or  provincial 

legislation; or 

d.  any City of Calgary Bylaw 

 

when  the  contravention  is  or  is  likely  to  be  prejudicial  to  the 
reputation of Security Services and/or the University. 

 

ii) 

engaging  in  oppressive  or  tyrannical  conduct  towards  a 
subordinate; 

iii) 

using  profane,  abusive  or  insulting  language  to  any  employee 
and/or user of the University; 

iv) 

willfully  or  negligently  making  a  false  complaint  or  statement 
against a Security Representative; 

v) 

withholding  or  suppressing  a  complaint  against  or  report  made 
in respect of any other Security Representative; 

vi) 

failing  to  advise  the  University  of  any  potential  or  perceived 
breach  of  this  Policy  by  another  Security  Representative  in 
accordance with the Code of Conduct; 

vii)  differentially applying the law or exercising authority contrary to 

an individual’s Human Rights; and/or 

viii)  doing  anything  that  is  or  is  likely  to  be  prejudicial  to  the 

reputation of Security Services and/or the University. 

Security Services Conduct Policy 

– October 26, 2015 

Page 4 of 5 

 

 

f) 

“insubordination” includes one or more of the following, but is not limited 
to: 
 

i) 

being  insubordinate  to  a  supervisor  or  manager  by  word  or 
action; and/or 

ii)  omitting  or  neglecting,  without  adequate  reason,  to  carry  out  a 

lawful  order,  directive,  rule  or  policy  of  the  University  and/or 
Security Services or other person who has the authority to issue 
or make that order, directive, rule or policy. 
 

g) 

“neglect of Duty” includes one or more of the following, but is not limited 
to: 
 

i) 

neglecting,  without  a  lawful  excuse,  to  promptly  and  diligently 
perform her/his duties as a Security Representative; 

ii)  failing  to  work  in  accordance  with  orders  or  leaving  an  area, 

detail or other place of Duty without due permission or sufficient 
cause; 

iii)  failing to report a matter that it is his/her Duty to report; and/or 
iv)  without  reasonable  excuse  being  absent  from  or  reporting  late 

for Duty. 
 

h) 

“unlawful or unnecessary exercise of authority” consists of one or more 
of the following, but is not limited to: 
 

i) 

exercising her/his authority as a Security Representative when it 
is unlawful or unnecessary to do so; and/or 

ii)  applying  inappropriate  force  in  circumstances  in  which  force  is 

used. 

 

2.8. 

Security  Representatives  who  fail  to  comply  with  this  Policy  and/or  the  Act  are 
subject  to disciplinary  action/s  including  termination  of  their  employment  subject 
to law and the collective agreement between the University and the Mount Royal 
Staff Association. 

 

 

E. 

DEFINITIONS 
 
(1) 

Code of Conduct: 

means the University’s Code of Conduct Policy 
 

(2) 

Duty: 

means all actions by a Security Representative in the course 
of their Employment 
 

(3) 

Employment: 

means employment at the University 
 

(4) 

License: 

means the individual Security Representative’s license 
granted pursuant to the Security Services Investigators Act 
 

(5) 

Management 
Employee: 

includes the Chief Risk and Safety Officer, the Manager of 
Security Services, the Associate Vice-President of Human 
Resources, and General Counsel 

(6) 

Policy: 

means the Security Services Conduct Policy 
 

(7) 

Security 
Representative: 

means all 

Licensed employees in the University’s Security 

Services Department 

Security Services Conduct Policy 

– October 26, 2015 

Page 5 of 5 

 

 

(8) 

Security Services: 

means the Security Services Department of the University 
 

(9) 

University: 

means Mount Royal University 
 

 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Conduct Policy 
•  Protected Disclosure (Whistleblower) Policy 

 
 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Security Services and Investigators Act, SA 2008, c. S-4.7 

 
 

H. 

RELATED INFORMATION 
 
 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

10/26/2015 

NEW 

 

Director, University 
Secretariat 

VP Administrative 
Services 

01/20/2020 

Editorial 

Template Update, 
Position Title Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

03/02/2021 

Editorial 

Title updates 

University Secretary 

University Secretary