Research Overhead and Indirect Costs Policy 

– May 31, 2010 

Page 1 of 3 

 

 
 

 

RESEARCH OVERHEAD AND  

INDIRECT COSTS POLICY 

 

Policy Type: 

Management 
 

Initially 
Approved: 

May 31, 2010 

Policy 
Sponsor: 

Provost and VP, 
Academic 

Last 
Revised: 

May 31, 2010 

Primary 
Contact: 

AVP, Research, 
Scholarship and 
Community 
Engagement 

Review 
Scheduled: 

April 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount Royal recognizes that its mandate gives it a responsibility to contribute to the cultural, social, 
and  economic  well-being  of  the  community  through  research  and  scholarly  activity.    In  many 
instances it fulfills that responsibility by undertaking sponsored research.  However, all increases 
in research activity increase demands on the infrastructure of the institution.   
 
These  costs  include  provision  of  space  and  its  maintenance  and  servicing,  the  use  and 
maintenance of equipment, insurance and legal  services, and the services of support staff: e.g., 
Research  Services,  Financial  Services,  Information  Technology  Services,  Human  Resources, 
Administrative Services, and Library acquisitions. 
 
Consequently,  these  Overhead  expenses  or  Indirect  Costs  of  research  at Mount  Royal  must  be 
recovered through a percentage assessment on the Direct Costs of sponsored research projects. 
 
 

B.   

PURPOSE 

 

To state Mount Royal’s position with respect to the recovery of Indirect Costs for research, and to 
identify the distribution of Overhead recoveries. 

 
 
C. 

SCOPE 

 

This  Policy  applies  to all  Mount Royal  employees  and  persons  acting  on  behalf  of  Mount  Royal 
engaging in externally-funded research. 
 
 
 
 

D.  

POLICY STATEMENT 

 

Unless  the  institution  has  a  prior  written  agreement  with  a  funding  agency,  organization  or 
contractor,  applications  for  all  research  support  must  include  a  request  for  Overhead,  except  in 
cases where: i) funding comes from a federal Tri-Council Grant program that generates financial 
support to the institution through the federal Indirect Costs of Research (ICOR) program, ii) funding 

 

Research Overhead and Indirect Costs Policy 

– May 31, 2010 

Page 2 of 3 

 

 
 

comes from a registered foundation, charitable organization, or donation from an individual, or iii) 
the sponsor’s formal research policy expressly prohibits or limits recovery. In addition, the portion 
of funding that provides direct support for students (e.g., stipends) will be exempt. 

In  all  other  cases,  including  Research  Contracts,  Grants,  technical  service  agreements,  flow 
through contracts and clinical trials, Overhead  will be charged  at the rates set out in the related 
Procedures document. 

Exceptions:  Higher  or  lower  rates  may  be  charged  or  negotiated  by  the  institution  taking  into 
consideration  factors  such  as:  additional  infrastructure  requirements,  reciprocal  arrangements, 
favourable financial terms, competition issues, intellectual property rights, or student involvement. 
The Associate Vice-President, Research, Scholarship and Community Engagement (AV-P, RSCE) 
will consider written appeals for exceptions or variations to the Research Overhead and Indirect 
Costs Policy. 

While  Mount  Royal  does  not  wish  to  disadvantage  its  researchers  by  refusing  to  sanction 
applications  to  granting  organizations  with  formal  regulations  against  paying  Indirect  Costs,  the 
University may decline to accept funding from such sources if Indirect Costs are not recoverable. 

Overheads and recovered Indirect Costs (excluding the ICOR) shall be allocated in the manner set 
out in the Procedures associated with this Policy. 

 
E. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Direct Cost: 

means the cost that is attributable to a specific research project 
 

(2) 

Grant: 

refers to funds that are awarded to the recipient(s) to enable the 
performance  of  self-directed  research,  where  there  is  no 
contracted obligation for performance; there are no restrictions 
on publication; and research results are owned by the creator(s) 
in 

accordance with Mount Royal’s policy on Intellectual Property 

(3) 

Indirect Cost: 

means the central, faculty, departmental and/or institute cost that 
Mount  Royal  incurs  to  support  research  but  that  is  not 
attributable to specific research projects.  Examples include but 
are  not  limited  to:  the  provision  of  institution  facilities;  space; 
accounting;  payroll  and  personnel  services;  janitorial  services; 
and  the  use  of  equipment.  Mount  Royal  uses  the  criteria 
established  by  the  federal  Indirect  Costs  Program  as  the 
baseline  (

http://www.indirectcosts.gc.ca

).  This  definition  can 

only be overridden by specific contract language. 

(4) 

Overhead: 

means  the  amount  set  out  in  a  research  budget  to  cover  the 
Indirect Cost associated with a specific research project. 

(5) 

Payroll Cost: 

means the cost of salary and wages plus employer paid benefits 
for the personnel who are working on a specific research project. 

(6) 

Policy: 

means the Research Overhead and Indirect Costs Policy. 
 

 

Research Overhead and Indirect Costs Policy 

– May 31, 2010 

Page 3 of 3 

 

 
 

(7) 
 
 
 
 

Research Contract: 

means  a  sponsorship  where  the  sponsor  requires  specific 
deliverables; owns, has preferential use of, or is able to restrict 
access to, the research results by others; and can delay and/or 
can exercise control over publication. 

(8) 
 

University: 

means Mount Royal University. 
 

 
 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Intellectual Property Policy (and related procedures) 

 

 
 
G. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
 
H. 

RELATED DOCUMENTS 
 
Research Overhead and Indirect Costs Procedures 
 
 
 

I. 

REVISION HISTORY  

 

Date 

Description of 
Change 

Sections 

Author 

Approver 

05/31/2010 

NEW 

 

 

 

01/23/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary