Research Overhead and Indirect Costs Policy – May 31, 2010 

Page 1 of 3 

 

 

 

 

RESEARCH OVERHEAD AND  

INDIRECT COSTS POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

 

Initially 

Approved: 

May 31, 2010 

Policy 

Sponsor: 

Provost and VP, 

Academic 

Last 

Revised: 

May 31, 2010 

Primary 

Contact: 

AVP, Research, 

Scholarship and 

Community 

Engagement 

Review 

Scheduled: 

April 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount Royal recognizes that its mandate gives it a responsibility to contribute to the cultural, social, 

and economic well-being of the community through research and scholarly activity.  In many 

instances it fulfills that responsibility by undertaking sponsored research.  However, all increases 

in research activity increase demands on the infrastructure of the institution.   

 

These costs include provision of space and its maintenance and servicing, the use and 

maintenance of equipment, insurance and legal services, and the services of support staff: e.g., 

Research Services, Financial Services,  Information Technology Services, Human Resources, 

Administrative Services, and Library acquisitions. 

 

Consequently, these Overhead expenses or Indirect Costs of research at Mount Royal must be 

recovered through a percentage assessment on the Direct Costs of sponsored research projects. 

 

 

B.   

PURPOSE 

 

To state Mount Royal’s position with respect to the recovery of Indirect Costs for research, and to 

identify the distribution of Overhead recoveries. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all Mount Royal employees and persons acting on behalf of Mount Royal 

engaging in externally-funded research. 

 

 

 

 

D.  

POLICY STATEMENT 

 

Unless the institution has a prior written agreement with a funding agency, organization or 

contractor, applications for all research support must include a request for Overhead, except in 

cases where: i) funding comes from a federal Tri-Council Grant program that generates financial 

support to the institution through the federal Indirect Costs of Research (ICOR) program, ii) funding 

 

Research Overhead and Indirect Costs Policy – May 31, 2010 

Page 2 of 3 

 

 

 

comes from a registered foundation, charitable organization, or donation from an individual, or iii) 

the sponsor’s formal research policy expressly prohibits or limits recovery. In addition, the portion 

of funding that provides direct support for students (e.g., stipends) will be exempt. 

In all other cases, including Research  Contracts,  Grants, technical service agreements, flow 

through contracts and clinical trials, Overhead will be charged at the rates set out in the related 

Procedures document. 

Exceptions: Higher or lower rates may be charged or negotiated by the institution  taking into 

consideration factors such as: additional infrastructure requirements, reciprocal arrangements, 

favourable financial terms, competition issues, intellectual property rights, or student involvement. 

The Associate Vice-President, Research, Scholarship and Community Engagement (AV-P, RSCE) 

will consider written appeals for exceptions or variations to the Research Overhead and Indirect 

Costs Policy. 

While Mount Royal does not wish to disadvantage its researchers by refusing to sanction 

applications to granting organizations with formal regulations against paying Indirect Costs, the 

University may decline to accept funding from such sources if Indirect Costs are not recoverable. 

Overheads and recovered Indirect Costs (excluding the ICOR) shall be allocated in the manner set 

out in the Procedures associated with this Policy. 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Direct Cost: 

means the cost that is attributable to a specific research project 

 

(2) 

Grant: 

refers to funds that are awarded to the recipient(s) to enable the 

performance of self-directed research, where there is no 

contracted obligation for performance; there are no restrictions 

on publication; and research results are owned by the creator(s) 

in accordance with Mount Royal’s policy on Intellectual Property 

(3) 

Indirect Cost: 

means the central, faculty, departmental and/or institute cost that 

Mount Royal incurs to support research but that is not 

attributable to specific research projects.  Examples include but 

are not limited to: the provision of institution facilities; space; 

accounting; payroll and personnel services; janitorial services; 

and the use of equipment. Mount Royal uses the criteria 

established by the federal Indirect Costs Program as the 

baseline (

http://www.indirectcosts.gc.ca

). This definition can 

only be overridden by specific contract language. 

(4) 

Overhead: 

means the amount set out in a research budget to cover the 

Indirect Cost associated with a specific research project. 

(5) 

Payroll Cost: 

means the cost of salary and wages plus employer paid benefits 

for the personnel who are working on a specific research project. 

(6) 

Policy: 

means the Research Overhead and Indirect Costs Policy. 

 

 

Research Overhead and Indirect Costs Policy – May 31, 2010 

Page 3 of 3 

 

 

 

(7) 

 

 

 

 

Research Contract:  means a sponsorship where the sponsor requires specific 

deliverables; owns, has preferential use of, or is able to restrict 

access to, the research results by others; and can delay and/or 

can exercise control over publication. 

(8) 

 

University: 

means Mount Royal University. 

 

 

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Intellectual Property Policy (and related procedures) 

 

 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 

 

 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

Research Overhead and Indirect Costs Procedures 

 

 

 

I. 

REVISION HISTORY  

 

Date 

Description of 

Change 

Sections 

Author 

Approver 

05/31/2010 

NEW 

 

 

 

01/23/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary