Art Policy 

– October 26, 2015 

Page 1 of 5 

 

 

ART POLICY 

 

Policy Type: 

 
Management 
 

Initially 
Approved: 

October 26, 
2015 

Policy 
Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

October 26, 
2015 

Primary 
Contact: 

Art Committee 

Review 
Scheduled: 

May 1, 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

The  University’s  Art  Collection  exists  for  the  present  and  future  benefit  of  both  the  University 
community and the general public.  
 
This  Policy  and  its  Procedures  will  ensure  that:  (a)  the  management  and  scope  of  the  Art 
Collection is reflective of the University’s Strategic Objectives; (b) the care of Artwork meets the 
University’s  Standard  of  Care;  and  (c)  future  growth  of  the  Art  Collection  will  be  subject  to:  (i) 
adequate resources to ensure the University’s responsibilities are met and (ii) artistic merit in the 
context of the University’s campus and community. 
 
 

B. 

PURPOSE 

 

The  purpose  of  this  Policy  is  for  the  Board  of  Governors  of  the  University  to  delegate  the 
responsibility  and  authority  for  the  implementation  and  management  of  this  Policy  to  the  Vice-
President, Finance and Administration. 
 
This  Policy  will  ensure  that  th

e  University’s  Strategic  Objectives  are  considered  and  followed 

when decisions are made by the Art Committee and the University, more broadly, with respect to 
the University’s Art Collection.  

 
 
C. 

SCOPE 

 

This  Policy  applies  to  all  University  employees  and  to  all  Artwork  that  is  currently  in  the 
University’s  Art  Collection  and  Artwork  that  the  University  is  considering  for  acquisition  or 
borrowing.   

 
 
D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

GENERAL 

 

1.1. 

Employees may only acquire, borrow or loan Artwork on behalf of the  University 
in accordance with this Policy and its Procedures. 

 

Art Policy 

– October 26, 2015 

Page 2 of 5 

 

1.2. 

All donations of Artwork must be approved in  writing, prior to the acquisition, by 
the  Art  Committee,  the  University’s  Development  Office  and/or  Executive 
Leadership Team in accordance with University policies. 

 

1.3. 

If  there  is  uncertainty  as  to  whether  a  piece  is  considered  Artwork,  the  Art 
Committee  will  either  make  the  decision  or  refer  the  question  to  the  Executive 
Leadership Team for a final decision. 

 

1.4. 

The following Artwork is not included in the Art Collection: 

 

a) 

privately  owned  Artwork  that  is  brought  onto  campus  by  employees, 
students or any other person and which does not require the consent or 
approval of the Art Committee or other appropriate authority pursuant to 
the University’s Signing Authority Policy to do so; 

 

b) 

posters,  leaflets,  banners  or  other  promotional  materials  whose  primary 
purpose is marketing; 

 

c) 

Artwork used exclusively for instructional purposes; and 

 

d) 

Artwork managed through the University’s Archives. 

  

1.5. 

The  University  is  committed  to  acquiring  and  managing  Artwork  in  accordance 
with  relevant  Provincial,  Federal,  and  international  laws,  conventions  and 
treaties.   
 

1.6. 

The  University  will  not  knowingly  acquire  Artwork  that  is  stolen  or  otherwise 
illegally  acquired  or  that  has  been  collected  under  circumstances  that  are 
exploitative or unethical.  

 

1.7. 

Artwork  on  loan  to  the  University  is  subject  to  the  Standard  of  Care,  unless 
otherwise agreed to 

in the Artwork’s loan agreement. 

 

1.8. 

The University is committed to making Artwork available for future generations to 
enjoy.  

 

1.9. 

The  University  will  take  steps  to  provide  access  to  images  of  and  public 
information 

about  the  University’s  Art  Collection,  subject  to  the  availability  of 

resources and compliance with relevant law and University policies. 
 

 

2. 

COMPOSITION OF ART COMMITTEE 

 

2.1. 

The Art Committee will consist of the following members: 

 

a) 

Members: 

 

i. 

Associate Vice-President Financial Services & Risk Management 
or designate; 

ii.  Executive Director of Development or designate; 
iii.  University Librarian or designate; 
iv.  Chair of the Department of Interior Design or designate; and 

Art Policy 

– October 26, 2015 

Page 3 of 5 

 

v.  One  divisional  member  appointed  by  each  University  Vice-

President.  Divisional  members  will  have  demonstrated  a 
commitment  to  the  arts  prior  to  their  appointment  to  the  Art 
Committee. 

 

b) 

Chair:  

 

i. 

The  Vice-President,  Finance  and  Administration  will  select  a 
chair from among the members of the Art Committee. 

 

 

3. 

RESPONSIBILITIES OF ART COMMITTEE 

 

3.1. 

The Art Committee  is responsible for the management of the  Art  Collection and 
all  Artwork,  including  but  not  limited  to  acquisitions,  borrowing,  loans  and 
deaccessions, maintenance, restoration, insurance coverage, copyright licences, 
fair market appraisal requirements, storage, logistics and display. 

 

3.2. 

The  Art  Committee’s  responsibilities  are  subject  to  other  University  policies 
where Executive Leadership Team 

approval is required such as the University’s 

Signing Authority Policy. 

 

3.3. 

If  the  Art  Committee  does  not  have  authority  under  the  University’s  Signing 
Authority Policy or other University  policy to acquire  or  deaccession an Artwork, 
the  Art  Committee  will  make  a  recommendation  to  the  Executive  Leadership 
Team. 

 

3.4. 

The  Art  Committee  will  ensure  Artwork  displayed  at  the  University  is  integrated 
into the University environment with care and consideration. 

 

3.5. 

The Art Committee’s decisions will be based on the criteria outlined in this Policy 
and its Procedures. 

 

3.6. 

The Art Committee or Executive Leadership Team will make decisions about the 
loaning or borrowing of Artwork in accordance with the Procedures to this Policy 
prior to any commitment being made on behalf of the University.   

 

3.7. 

The Art Committee is responsible for the ongoing examinati

on of the University’s 

Art  Collection  including  the  periodic  review,  registration  and  storage  procedures 
and the annual verification of the recorded inventory of the Artwork against actual 
holdings.  

 

3.8. 

The  Art  Committee,  whenever  possible,  will  obtain  copyright  licenses  for  the 
University for both currently held Artwork and for new Acquisitions of Artwork. 

 
 
4. 

CONFLICT OF INTEREST 
 
4.1. 

Members  of  the  Art  Committee  are  subject  to  both  the  University’s  Conflict  of 
Interest policy, and to the Conflict of Interest provisions of the Procedures to this 
Policy.  

 
 

Art Policy 

– October 26, 2015 

Page 4 of 5 

 

5. 

ACQUISITION OF ARTWORK 

 

5.1. 

The  University  will  acquire  Artwork  only  in  accordance  with  this  Policy  and  the 
Procedures to this Policy.  

 
 
6. 

LOANING/BORROWING 

 

6.1. 

The University will loan and/or borrow Artwork only in accordance with this Policy 
and the Procedures to this Policy.  

 
 
7. 

DEACCESSIONING OF ARTWORK 

 

 

7.1. 

The  University  will  deaccession  Artwork  only  in  accordance  with  this  Policy  and 
the Procedures to this Policy. 

 
 
8. 

DISPOSAL OF ARTWORK 

 

8.1. 

The University will dispose of Artwork only in accordance with this Policy and the 
Procedures to this Policy. 

 
  
E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Artwork: 

means  all  forms  of  original  art,  including  but  not  limited  to 
paintings, 

drawings, 

prints, 

photographs, 

sculpture, 

installations,  digital  and  electronic  works,  and  artifacts.  
Artwork  may  also  be  part  of  the  fabric  of  buildings,  such  as 
windows,  or  may  be  displayed  outdoors.    Artwork  may  be  a 
single item or an integral unit made up of components. 

 

(2) 

Art Collection: 

means all of the Artwork that the University owns or that is in 
the University’s care and control 
 

(3) 

Art Committee: 

means  the  Art  Committee  created  in  accordance  with  this 
Policy and its Procedures 
 

(4) 

Deaccession: 

is the formal and final removal of Artwork from the University’s 
Art Collection.  
 

(5) 

Disposal: 

is  an  administrative  function  that  may  include  the  sale, 
exchange,  destruction  or  repatriation  of  Artwork  by  the 
University after a decision has been made to deaccession the 
Artwork 
 

(6) 

Policy: 

means the Art Policy 
 

(7) 

Procedures: 

means the procedures to this Art Policy 
 

(8) 

Standard of Care: 

means  the  University’s  degree  of  care  and  maintenance  of 
Artwork that would be expected of an institution which is not a 
professional museum or gallery and whose primary purpose is 
not the collection or display of art.  For further clarity, it means 
the  degree  of  care  and  maintenance  that  is  equivalent  to the 

Art Policy 

– October 26, 2015 

Page 5 of 5 

 

level  of  care  and  maintenance  that  is  provided  by  the 
University generally for its facilities. 
 

(9) 

University 

means Mount Royal University 

 
 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Acceptance of Donated Gifts Policy 

•  Contractual Signing Authority Policy 

 
 
G. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Copyright Act, R.S.C., 1985, c.C-42 

•  Cultural Property Export and Import Act, R.S.C. 1985, c.C-51; 
•  Historical Resources Act, R.S.A. 2000, c.H-9  

•  Berne Convention for the Protection of Literary and Artistic Works;  
•  UNESCO Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export 

and Transfer of Ownership of Cultural Property 1970;  

 
 
H. 

RELATED DOCUMENTS 

 
 
 
 
I. 

REVISION HISTORY 

 
 

Date 
(mm,dd,yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

10/26/2015 

NEW 

 

Director, University 
Secretariat 

 

01/21/2020 

Editorial 

Template Update, 
Position Title Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

10//06/2023 

PEC to ELT 

1, 3 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

 

 
 

J. 

HISTORICAL NOTES 

 

The following University departments were involved in the initial drafting of this Policy:  Financial 
Services,  Library,  Marketing  and  Communications,  Physical  Resources,  Interior  Design, 
Development, Risk Services and Legal Services.