Passenger Vans Policy 

– January 2011 

 

Page 1 of 4  

 
 

 

PASSENGER VANS POLICY 

 

Policy Type: 

 
Management 
 

Initially 
Approved: 

August 1, 2006 

Policy 
Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

January 2011 

Primary 
Contact: 

AVP, Financial 
Services and Risk 
Management 

Review 
Scheduled: 

May 1, 2024 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount  Royal  manages  a  small  fleet  of  passenger  vans  for  the  transportation  of  its  teams, 
students, visitors, staff, and/or faculty. In providing this means of transportation, Mount Royal has 
a  duty  of  care  to  ensure  that  passengers  are  transported  in  a  safe,  responsible  and  courteous 
manner.    This  Policy  outlines  the  terms  and  conditions  for  the  use  of  passenger  vans  whether 
they  are  obtained  through  Parking  Services  or  they  are  rented  from  a  private  rental  agency.  As 
with all Vehicles, passenger vans have characteristics and risks when being operated.   

 
 
B. 

SCOPE 

 

This  Policy  provides  the  conditions  for  qualifying  drivers  for  using  these  Vehicles  and  the 
standards  of  care  in  driving  expected  to  meet  Mount  Royal’s  duty  of  care  to  its  passengers  for 
whom  they  are  responsible.  This  duty  of  care  is  owed  by  Mount  Royal  generally,  but  also 
individually, by any employee or agent of Mount Royal working within the scope of their assigned 
duties.    Mount  Royal  would  like  to  ensure  that  this  duty  is  met  by  having  experienced  and 
qualified drivers to transport passengers in Mount Royal Vehicles and to ensure that they adhere 
to the following standards of care while in charge of Vehicles and their passengers. 
 

 
C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

DRIVER QUALIFICATIONS 

 

To qualify, all drivers transporting passengers in Mount Royal Vehicles must: 
 
1.1 

Be an employee of Mount Royal (not a student, volunteer, etc.). 

 
1.2 

Be at least 21 years of age or older. 

 
1.3 

Possess a current, valid Canadian driver’s license (equivalent to an Alberta Class 
4, 2 or 1 with full privileges,  not suspended or revoked), medical restrictions are 
permitted  provided  operator’s  license  requirements  are  met  (medical,  vision, 
etc.). 

 
1.4 

Be  authorized  by  their  Dean  or  Director  after  completing  a  Driver  Authorization 
Agreement Form and giving consent to Mount Royal to seek a driver’s abstract at 
any time. 

Passenger Vans Policy 

– January 2011 

 

Page 2 of 4  

 
 

 
1.5 

Receive  documentation  from  Mount  Royal  certifying  that  the  driver  has  been 
trained and tested on passenger vans and trailers if applicable. 

 
1.6 

Have  a  driving  record  which  meets  Mount  Royal  standards.  This  means  the 
driving record/abstract cannot contain any of the following: 

 

a. 

Any combination of at-fault (caused by your negligence) accidents and/or 
moving  violations  (non-parking  related  offence)  totaling  two  within  the 
previous three years. 

 
b. 

More than six (6) demerit points against the license. 

 
c. 

More  than  three  not-at-

fault  (caused  by  someone  else’s  negligence) 

accidents in three years. 

 
d. 

One  or  more  serious  violations  such  as:  driving  under  suspension, 
driving under the influence or fleeing the scene of an accident. 

 

2.   

STANDARDS OF CARE  

 
 

 

Once approved to drive, drivers must: 

 

2.1 

P

ossess a valid Class 4, 2 or 1 driver’s license and show that license each time 

they pick up a Vehicle at the Mount Royal Vehicle pool or any other location such 
as a rental agency. 

 
2.2 

Obey all federal, provincial and local traffic laws. 

 
2.3 

Ensure that seat belts are worn at all times by drivers and passengers. 

 
2.4 

Operate  Vehicles  in  a  safe  and  courteous  manner  that  reflects  favorably  on 
Mount Royal. 

 
2.5 

Use  the  Vehicle  only  for  its  intended  purpose  within  the  operating  limitations 
established by the manufacturer. 

 
2.6 

Not  have  in  Mount  Royal  Vehicles  at  any  time:  controlled  substances,  un-
prescribed  or  illegal  drugs,  or  alcoholic  beverages  unless  sealed  and  properly 
stored. 

 
2.7 

Not  operate  Vehicles  under  the  influence  of  any  controlled  substances,  un-
prescribed  or  illegal  drugs,  alcoholic  beverages  or  any  prescribed  medication 
which  may  adversely  affect  the  operator’s  ability  to  operate  the  Vehicle  safely. 
Violation  may  lead  to  disciplinary  action  up  to  and  including  an 

employee’s 

immediate dismissal. 

 
2.8 

Not smoke in Vehicles or allow passengers to smoke in Mount Royal Vehicles at 
any time. 

 
2.9 

Be  responsible  for  any  traffic  citations  issued  to  them  by  any  law  enforcement 
agency,  with  no  cost  or  recourse  to  Mount  Royal.  This  includes  photo-radar 
tickets

.    All  citations  must  be  reported  to  operator’s  immediate  supervisor  and 

Mount Royal’s Parking Services Manager. 

 

Passenger Vans Policy 

– January 2011 

 

Page 3 of 4  

 
 

2.10 

Be responsible for the security of the Vehicle while it is in their possession. This 
includes  ensuring  that  doors/windows  are  closed  and  locked,  that  keys  are 
removed  when  the  Vehicle  is  unattended,  no  valuable  items  left  in  Vehicle 
unattended and that any theft of  Vehicle, parts, keys,  equipment or license tags 
will  be  reported  to  Mount  Royal  Security  Services  and  the  Parking  Services 
Manager. 

 
2.11 

Not use Mount Royal Vehicles for personal business or any other unofficial use: 

 

i. 

Only persons on official Mount Royal related business will be transported 
in Mount Royal Vehicles. 

 
ii. 

No hitchhikers are to be picked up at any time. 

 
2.12 

Report all accidents, incidences or charges to the Dean or Director and Parking 
Services,  whether  on  personal  time  or  on  Mount  Royal  time,  that  may  impact 
their driving record. 

 
2.13 

A

dhere  to  Parking  Services’  policies  and  procedures  regarding  the  reporting  of 

accidents on Mount Royal business. 

 
2.14 

P

ermit Mount Royal to order a driver’s abstract at the discretion of the University 

and  as  often  as  warranted  as  long  as  the  employee  is  authorized  to  operate  a 
Mount Royal Vehicle. 

 

3. 

OTHER 

 

3.1 

Any  employee  involved  in  a  serious  accident  may  have  their  driving  privileges 
revoked regardless of overall driving record. 

 

3.2 

Violation of this Policy is subject to disciplinary action which may result in loss of 
driving privileges. 

 
 
D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Mount Royal Vehicle: 

is any Vehicle leased or owned by the institution or rented 
for the purpose of Mount Royal business 
 

(2) 

Policy: 

means the Passenger Vans Policy 
 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 
 

 
 
 

 
E. 

RELATED POLICIES 

 
 
 
F. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Alberta Highway Traffic Act 

 

Passenger Vans Policy 

– January 2011 

 

Page 4 of 4  

 
 

 
G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Booking Form for Passenger Vans 
•  Driver Authorization Agreement Form for Passenger Vans 

•  Fleet Vehicle Inspection for Passenger Vans Form 
•  Passenger List for Passenger Vans 

•  Passenger Vans Procedures 

 
 
H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm,dd,yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

08/01/2006 

NEW  

 

 

 

01/2011 

 

 

Director, University 
Secretariat