Capital Assets Policy – May 28, 2013 

 

Page 1 of 3  

 

 

CAPITAL ASSETS POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

May 28, 2013 

Policy 

Sponsor: 

Vice-President, 

Finance and 

Administration 

Last 

Revised: 

May 28, 2013 

Primary 

Contact: 

AVP, Finance and 

Commercial 

Operations 

Review 

Scheduled: 

May 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount Royal University has internal processes and control mechanisms for the safeguarding of 

its  Capital  Assets.  Accurate records of the acquisition, valuation, Amortization, control and 

disposition of all Capital Assets are maintained on an ongoing basis. 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

The purpose of this Policy is to provide direction on the acquisition, valuation, Amortization, 

control and disposition of Capital Assets at Mount Royal University. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all employees and all spending activities of Mount Royal University. 

 

 

This Policy applies to all Mount Royal Capital Assets, including Collections, whether purchased, 

leased or received as a Gift-in-Kind. 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

ACQUISITIONS 

 

1.1  Capital  Assets shall be acquired in accordance with purchasing policies and 

procedures and with approved signing authority. 

 

1.2  Funds for the purchase or lease of Capital Assets may be approved in the annual 

capital budget or by using operating or restricted funds within departments. 

 

1.3  Gifts-in-Kind received by the University may qualify as Capital Assets. 

 

1.4  All Capital Assets purchased with University capital, operating, or restricted funds, 

as well as donated Capital Assets, remain the property of the University regardless 

of physical location unless otherwise stipulated under external contractual 

obligation. 

 

 

Capital Assets Policy – May 28, 2013 

 

Page 2 of 3  

 

  2. 

VALUATION AND AMORTIZATION 

 

2.1  The value of Capital  Assets shall include initial purchase price, taxes, design, 

shipping, installation, testing, training and any other expenditure to bring the asset 

to its intended location and condition for use. 

 

2.2  Mount Royal University will use the straight-line method of Amortization over the 

estimated Useful Life of the asset.  Land has unlimited life and is not amortized. 

 

 

  3. 

CONTROL 

 

Management shall establish and maintain a Capital  Asset inventory management 

program to ensure validity of the Capital Assets records and the control, movement and 

use of these assets. 

 

 

4. 

DISPOSAL OF ASSETS 

 

Management shall control the disposition of assets deemed no longer useful to the 

University. 

 

 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Amortization: 

is the allocation of the cost of an asset over the span of its 

Useful Life 

 

(2) 

Capital Assets: 

are defined as tangible property which at the time of 

acquisition has a Useful Life of more than one year.  For 

practical purposes, Mount Royal University only records as 

capital those assets which individually or as a composite asset 

are valued at $5,000 or more 

 

(3) 

Collections: 

are assets that usually have a lower value per unit than the 

capitalization threshold, however, are treated as Capital 

Assets with one combined value.  Examples include library 

materials and furniture. 

 

(4) 

Composite Assets: 

are composed of several pieces which work together in their 

service or function and collectively are valued at $5,000 or 

greater 

 

(5) 

 

Policy: 

 

means the Capital Assets Policy 

(6) 

University: 

 

means Mount Royal University 

(7) 

Useful Life: 

is an estimate of the length of time an asset is expected to 

provide a benefit to Mount Royal University.  It may, however, 

provide extended use to the University well beyond this 

estimate. 

 

 

 

 

 

Capital Assets Policy – May 28, 2013 

 

Page 3 of 3  

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Contractual Signing Authority Policy 

 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 

 

 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Signing and Contractual Commitment Authority Procedures 

 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

05/28/2013 

NEW 

 

 

 

06/12/2021 

Editorial Change – 

policy contact title 

Policy Contact 

Policy Advisor 

General Counsel & 

University Secretary