Capital Assets Policy 

– May 28, 2013 

 

Page 1 of 3  

 

 

CAPITAL ASSETS POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 28, 2013 

Policy 
Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

May 28, 2013 

Primary 
Contact: 

AVP, Finance and 
Commercial 
Operations 

Review 
Scheduled: 

May 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount  Royal  University  has  internal  processes  and  control  mechanisms  for  the  safeguarding  of 
its  Capital  Assets.    Accurate  records  of  the  acquisition,  valuation,  Amortization,  control  and 
disposition of all Capital Assets are maintained on an ongoing basis. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
The  purpose  of  this  Policy  is  to  provide  direction  on  the  acquisition,  valuation,  Amortization, 
control and disposition of Capital Assets at Mount Royal University. 
 
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all employees and all spending activities of Mount Royal University. 
 

 

This Policy  applies to all Mount Royal  Capital  Assets, including Collections, whether purchased, 
leased or received as a Gift-in-Kind. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

ACQUISITIONS 

 

1.1 

Capital  Assets  shall  be  acquired  in  accordance  with  purchasing  policies  and 
procedures and with approved signing authority. 

 
1.2 

Funds for the purchase or lease of Capital Assets may be approved in the annual 
capital budget or by using operating or restricted funds within departments. 

 
1.3 

Gifts-in-Kind received by the University may qualify as Capital Assets. 

 
1.4 

All Capital Assets purchased with University capital, operating, or restricted funds, 
as well as donated Capital Assets, remain the property of the University regardless 
of  physical  location  unless  otherwise  stipulated  under  external  contractual 
obligation. 

 
 

Capital Assets Policy 

– May 28, 2013 

 

Page 2 of 3  

 

  2. 

VALUATION AND AMORTIZATION 

 

2.1 

The  value  of  Capital  Assets  shall  include  initial  purchase  price,  taxes,  design, 
shipping, installation, testing, training and any other expenditure to bring the asset 
to its intended location and condition for use. 

 
2.2 

Mount  Royal  University  will  use  the  straight-line  method  of  Amortization  over  the 
estimated Useful Life of the asset.  Land has unlimited life and is not amortized. 

 
 

  3. 

CONTROL 

 

Management  shall  establish  and  maintain  a  Capital  Asset  inventory  management 
program to ensure validity  of the Capital Assets records and the control, movement and 
use of these assets. 
 
 

4. 

DISPOSAL OF ASSETS 

 

Management  shall  control  the  disposition  of  assets  deemed  no  longer  useful  to  the 
University. 
 

 

 

E. 

DEFINITIONS 
 
(1) 

Amortization: 

is  the  allocation  of  the  cost  of  an  asset  over  the  span  of  its 
Useful Life 
 

(2) 

Capital Assets: 

are defined as tangible property which at the time of 
acquisition has a Useful Life of more than one year.  For 
practical purposes, Mount Royal University only records as 
capital those assets which individually or as a composite asset 
are valued at $5,000 or more 
 

(3) 

Collections: 

are assets that usually have a lower value per unit than the 
capitalization threshold, however, are treated as Capital 
Assets with one combined value.  Examples include library 
materials and furniture. 
 

(4) 

Composite Assets: 

are composed of several pieces which work together in their 
service or function and collectively are valued at $5,000 or 
greater 
 

(5) 
 

Policy: 
 

means the Capital Assets Policy 

(6) 

University: 
 

means Mount Royal University 

(7) 

Useful Life: 

is  an  estimate  of  the  length  of  time  an  asset  is  expected  to 
provide a benefit to Mount Royal University.  It may, however, 
provide  extended  use  to  the  University  well  beyond  this 
estimate. 

 

 

 

 
 

Capital Assets Policy 

– May 28, 2013 

 

Page 3 of 3  

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Contractual Signing Authority Policy 

 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Signing and Contractual Commitment Authority Procedures 

 
 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

05/28/2013 

NEW 

 

 

 

06/12/2021 

Editorial Change 

– 

policy contact title 

Policy Contact 

Policy Advisor 

General Counsel & 
University Secretary