Academic Program Quality Assurance Policy 

– March 17, 2016 

Page 1 of 4  

 

 

ACADEMIC PROGRAM QUALITY ASSURANCE 

POLICY 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

October 18, 
2012 

Policy 
Sponsor: 

Provost and Vice-
President, Academic 

Last 
Revised: 

March 17, 
2016 

Primary 
Contact: 

Vice-Provost, 
Academic 

Review 
Scheduled: 

April 1, 2024 

Approver: 

General Faculties Council 

 

A. 

PURPOSE 

 

The purpose of this Policy is to provide an overview of the quality assurance processes in place 
at  Mount  Royal  University  (

“MRU”)  to  ensure  that  MRU  students  receive  the  highest  possible 

quality of academic programming. Further information regarding these processes can be found in 
the associated policies, procedures and documents listed in this Policy. 
 
 

B. 

SCOPE 

 

This  Policy  applies  to  all  MRU  credit  academic  programs,  including  interdisciplinary  or 
multidisciplinary programs and those delivered on campus, on-line or at other physical locations.  
For purposes of this policy, individual Majors are considered distinct programs. 
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

PROGRAM QUALITY ASSURANCE PROCESSES AT MRU 

 

MRU quality assurance for all credit academic programs include the following: 

 

1.1 

systematic development and rigorous review of all new programs prior to approval 
and implementation; 
 

1.2 

ongoing assessment and improvement of all existing programs; 

 

1.3 

thorough cyclical review of all existing programs on a seven-year cycle; and 

 

1.4 

regular  review  and  revision  of  all  program  quality  assurance  policies  and 
processes. 

 
 

2. 

DEVELOPMENT, REVIEW AND APPROVAL OF NEW PROGRAMS 

2.1 

Prior  to  implementation,  all  new  MRU  credit  academic  programs  go  through 
rigorous  processes  of  development,  internal  review/approval  and  external 
review/approval. 

2.2 

MRU  programs  are  designed  to  meet  national,  provincial,  discipline/  professional 
and institutional standards, including the following: 

Academic Program Quality Assurance Policy 

– March 17, 2016 

Page 2 of 4  

 

a) 

Canadian  Degree  Qualifications  Framework  standards  of  the  Council  of 
Ministers of Education, Canada; 

b) 

Campus Alberta Quality Council (

“CAQC”) program standards; 

c) 

Discipline and/or professional accreditation standards; and 

d) 

Institutional  standards,  including  MRU  program  definition  and  general 
education standards (MRU Program Definitions Policy and General Education 
Policy). 

2.3 

Internal  quality  assurance  processes  for  reviewing  and  approving  new  programs 
include the following: 

a) 

Review  and  approval  by  the  relevant  Dean(s)  to  develop  a  Letter  of  Intent 
(

“LOI”); 

b) 

Letter  of  Intent  signed  off  by  Library,  Information  Technology  Services, 
Finance, Enrolment Services, and Dean; 

c) 

LOI  reviewed  by  the  Provost  and  Vice-

President,  Academic  (“Provost”)  and 

forwarded for 30-day consultation period and, where appropriate, to Advisory 
Committee; 

d) 

Review and recommendation for approval in principle by the relevant Faculty 
Council(s); 

e) 

Review and recommendation for approval in principle by the Provost; 

f) 

Review  and  approval  in  principle  by  the  Academic  Program  and  Curriculum 
Committee 

(“APCC”), a standing committee of the General Faculties Council;  

g) 

Review and approval by the General Faculties Council; and 

h) 

Following  external  approval  by  the  Minister  of  Advanced  Education, 
development  and  approval  of  curriculum  as  per  the  Credit  Curriculum 
Approval Policy; the full proposal approved by the Minister will be sent to GFC 
for information. 

2.4 

External  quality  assurance  processes  for  reviewing  and  approving  new  programs 
include the following: 

a) 

Review  and  approval  with  respect  to  alignment  with  the  Alberta  post-
secondary system and the Ministry of Advanced Education; 

b) 

Review  by  external  independent  academic  experts  selected  by  MRU  with 
reference  to  guidelines  suggested  by  the  Campus  Alberta  Quality  Council 
(

“CAQC”); 

c) 

Review and approval by the CAQC; 

d) 

Review  and  approval  to  implement  by  the  Minister  of  Advanced  Education; 
and 

Academic Program Quality Assurance Policy 

– March 17, 2016 

Page 3 of 4  

 

e) 

Review  and  approval  of  transfer  equivalency  for  new  program  courses,  as 
appropriate. 

3. 

ONGOING MONITORING AND IMPROVEMENT OF EXISTING PROGRAMS 

3.1 

All MRU credit academic programs are expected to be monitored and improved on 
an ongoing basis to ensure program quality and sustainability.  Ongoing monitoring 
and improvement processes include the following: 

a) 

assessment  of  student  success  and  satisfaction  using  a  variety  of  measures 
including  student  retention,  student  progress  and  standing,  program 
completion, and student survey data, CAQC program standards; 

b) 

assessment of learning outcomes in all programs; 

c) 

assessment  of  teaching  quality  through  means  such  as  student  and  peer 
evaluations of instruction; 

d) 

provision  of  professional  development  opportunities  for  faculty  members  to 
enhance  teaching  effectiveness,  scholarly  activity  and  professional 
competence; 

e) 

consultation with discipline, professional and industry experts through external 
program advisory committees as appropriate; 

f) 

assessment and revision of program curriculum, design and delivery; 

g) 

assessment  of  program  sustainability  in  terms  of  student  demand,  society 
need and financial viability; 

h) 

assessment  of  alignment  of  programs  with  MRU's  mandate,  mission  and 
strategic goals; and 

i) 

planning  and  goal  setting  by  each  academic  unit  responsible  for  program 
delivery and/or program support. 

4. 

CYCLICAL REVIEW OF EXISTING PROGRAMS 

4.1 

All MRU credit academic programs undergo through review on a seven-year cycle. 

4.2 

Key components of the cyclical  program review process include critical self-study, 
external peer  review by  independent academic experts, and implementation of  an 
action plan to improve and advance the program. 

5. 

CYCLICAL  REVIEW  OF  ACADEMIC  PROGRAM  QUALITY  ASSURANCE  POLICIES 
AND PROCEDURES 

5.1 

MRU's  academic  program  quality  assurance  policies  and  procedures  will  be 
reviewed and revised as necessary at least every seven years. 

5.2 

The  review  and  revision  process  will  be  led  by  the  Provost  or  designate  and  will 
involve consultation with internal stakeholders and external experts. 

 
 
 

Academic Program Quality Assurance Policy 

– March 17, 2016 

Page 4 of 4  

 

D. 

RELATED POLICIES 

 

•  Credit Curriculum Approval Policy 

•  Cyclical Review of Academic Programs Policy 
•  Program Definitions Policy 

 
 
E. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Post-secondary Learning Act, Alberta 

 
 
F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Cyclical Review of Academic Programs Procedures 

 
G. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

03/17/2016 

Add clarification re 
LOIs, clarify role of 
APPC & Faculty 
Councils 

2.3, 3.1 

Director, University 
Secretariat 

Provost & VPA 

01/23/2020 

Editorial 

Template Update  

Policy Specialist 

University Secretary 

06/10/2021 

Editorial 

Title/name updates, 
formatting 

University Secretary 

University Secretary 

12/09/2022 

Editorial 

Job Titles/Policy 
Names 

Policy Advisor 

University Secretary