background image

 

 

 
 
 

 
 
 
 
 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Institutes at Mount Royal University coordinate, facilitate and strengthen community engagement, 
collaborative research, co-curricular activities and other scholarly, artistic and academic activities. 

 

The  Board  of  Governors  has  authority,  under  the  Post-Secondary  Learning  Act  of  Alberta,  to 
determine when and if the University formally affiliates with other institutions and to delegate that 
power  through  this  Policy  and  its  Procedures.  The  Board  of  Governors  in  approving  this  Policy, 
delegates the power to establish and govern Institutes and establish and govern the relationship 
with Affiliated Institutes to the University Provost and Vice-President, Academic (the Provost). 
 
The  University  also  acknowledges  the  value  of  more  informal  research  organizations  (e.g., 
research  centres,  collaborations,  collectives)  that may  exist,  involving  multiple  investigators  with 
shared  research  objectives.  While  not  formally  recognized  under  this  Policy  (refer  to  Standard 
Operating  Procedure:  Establishing  and  Recognition  of  Research  Collaborations  other  than 
Institutes at Mount Royal University
) or approved by the Provost, these groups are supported 
by the University through approval by the Associated Vice-President (AVP) Research, Scholarship 
and  Community  Engagement  (RSCE)  and  the  appropriate  Faculty  Dean(s).  These  groups  shall 
report annually to the AVP RSCE via the Faculty Deans. 

 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

This Policy acknowledges the importance of Institutes and Affiliated Institutes at the University. 
The purpose of this Policy is to outline the process of establishing and reviewing Institutes and 
Affiliated Institutes and to identify the responsibilities of Institutes, Affiliated Institutes and the 
University 

 

 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to Institutes and Affiliated Institutes at Mount Royal University. 

 
 
 
 
 

 

INSTITUTES AT MOUNT ROYAL 

UNIVERSITY POLICY 

 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

 

August 15, 2000 

Policy 
Sponsor: 

Provost and Vice- 
President, Academic 

Last 
Revised: 

 

May 25, 2015 

 

Primary 
Contact: 

AVP, Research, 
Scholarship & 

Community 

Engagement 

 

Review 
Scheduled: 

 

April 2027 

 

Approver: 

 

Board of Governors 

background image

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

PURPOSE OF INSTITUTES AND AFFIIATED INSTITUTES 

 

1.1. 

The purpose of Institutes and Affiliated Institutes is to: 

 

a. 

Facilitate and encourage collaborative research, knowledge mobilization, 
student and community engagement, and multi-disciplinary and 
interdisciplinary projects; 

 

b. 

Undertake specific types of teaching or training or co-curricular programs 
that do not compete with other established internal educational 
mandates; 

 
c. 

Facilitate the development of multi-institutional initiatives; 

d. 

Provide for community engagement beyond the University; and/or 

 

e. 

To build upon the expertise, competence, and University community and 
may also  advance the development of new areas of  strength consistent 
with the University’s priorities. 

 

 

2. 

RESPONSIBILITIES 

 

2.1. 

Institutes in this section refers to Institutes and Affiliated Institutes.   

 

a. 

Institutes  are  responsible  for  ensuring  that  they  are  Financially  Self- 
Sufficient  through  revenue  from  endowments  or  through  external  cost 
recovery (i.e., through grants, contracts and donations); 

 

b. 

Institutes must establish and maintain a charter approved by the Associate 
Vice-President,  Research,  Scholarship  and  Community  Engagement 
(“AVP, RSCE”). The charter will include the mandate of the Institute and 
describe  its  organization,  management  structure  and  membership.  The 
Charter will be maintained through the 5-year renewal process; 

 

c. 

Through its Director, Institutes will report to the AVP, RSCE. This reporting 
will include financial, operational and legislative compliance reporting; 

 

d. 

Affiliated  Institutes  will  report  to a  governing  body  that is  external  to the 
University; 

 

e. 

Institutes  and  Affiliated  Institutes  will  maintain  ongoing  strategic  and 
collaborative  relationships  with  University  Faculties  to  further  foster 
research,  scholarly,  co-curricular,  student  engagement,  and  community 
engagement initiatives; 

 

f. 

Institutes may establish and maintain an Advisory Committee as outlined 
in the Procedures to this Policy; 

 

g. 

Faculty members of the University are important and valued champions of 
Institutes  and  may  be  engaged  in  an  Institute  in  one  of  several  ways, 
including, but not limited to: 

 

i. 

Joint appointment to an academic department and an Institute; 

 

background image

 

ii.  Appointment as a funded chair who also holds an appointment in an 

Institute; 

 

iii.  Appointment as an adjunct faculty member of the University who 

also holds an appointment in an Institute; and 

 

iv.  Undertaking research, scholarly, co-curricular, student and community 

engagement projects through the Institute. 

 

h. 

Institutes will comply with University policies and procedures. 

 

2.2. 

Institutes and Affiliated Institutes are subject to review by the University as outlined 
in the Procedures to this Policy. The University 

 

a. 

The  University  is  responsible  for  ensuring  Affiliation  Agreements  are 
properly executed to establish Affiliated Institutes. 

 

b. 

The  University 

acknowledges  that 

Affiliated 

Institutes  provide 

opportunities to further the University’s strategic direction while providing 
a reciprocal benefit to the Affiliated Institute. 

 

c. 

The  University  acknowledges  the  importance  of  community  need  and 
community  engagement  during  the  establishment  and  review  of  its 
Institutes. 

 

d. 

The  Executive  Director,  Development,  and  the  AVP  RSCE,  will 
communicate  with  each  other  at  the  earliest  stage  regarding  potential 
funding sources for an Institute. 

 

2.3. 

Institutes and the University 

 

a. 

The 

     

AVP RSCE and the Associate Vice-President Development (and 

other  relevant  staff)  will  work  together  with  Institutes  to  identify  and 
develop potential funding sources for Institutes. 

 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Advisory 
Committee: 

means a committee of individuals established at the discretion 
of the Institute Director of an Institute in accordance with the 
Procedures to this Policy. 

(2) 

Affiliation 
Agreement: 

means a legal agreement drafted by the University’s Office of 
General Counsel, entered into in the name of the Board of 
Governors of Mount Royal University and executed in 
accordance with University policy. 

 

(3) 

Affiliated Institute: 

means  an  Institute  at  the  University  that  is  established  by  an 
Affiliation Agreement with a Financially Self-Sufficient third party 
through which research and scholarly activities are developed 
and coordinated. 

(4) 

Board of Governors: 

means the Board of Governors of Mount Royal University. 

background image

 

 

(5) 

 

Director: 

 

means the individual who is administratively responsible for an 
Institute and is normally an employee of the University. 

(6) 

Financially Self- 
Sufficient: 

means  an  Institute  that,  once  fully  operational,  has  annual 
revenue that equals or exceeds expenditures and the approved 
budget for the following two years show a similar balance. Due 
to the cyclic nature of gift agreements and grants, self-sufficiency 
will be evaluated in a multi-year context. 

(7) 

Institute: 

means  an  Institute  at  the  University  that  is  a  Financially  Self- 
Sufficient entity through which research and scholarly activities, 
community  engagement,  co-curricular  activities  and  other 
academic activities are developed and coordinated and that has 
been  established  in  accordance  with  the  Procedures  to  this 
Policy. 

(8) 

Policy: 

means the Institutes at Mount Royal University Policy. 

 

(9) 

University: 

means Mount Royal University 

 
 
 

F. 

RELATED POLICIES 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 

 

• 

Alberta Post-Secondary Learning Act 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

• 

Mount Royal University Institutes Procedures 

• 

Mount Royal University Affiliated Institutes Procedures 

• 

Establishment and Recognition of Research and Scholarship Collaborations other than 
Institutes at Mount Royal 

 
 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

08/15/2000 

NEW 

 

 

 

02/25/2003 

Policy Rewrite 

All 

 

 

06/05/2007 

Policy Rewrite 

All 

 

 

05/25/2016 

Policy Rewrite 

 

 

 

08/11/2017 

Editorial 

– formatting   

Director, University 
Secretariat 

 

01/22/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

04/04/2023 

Minor update 

All 

RSC Institutions Policy 

Working Group 

 ELT