Matching Software Policy 

– March 15, 2012 

 

Page 1 of 3 

 

 

 

MATCHING SOFTWARE POLICY 

 

Policy Type: 

 
Academic 
 

Initially 
Approved: 

March 15, 2012 

Policy 
Sponsor: 

Provost and Vice-
President, Academic 

Last 
Revised: 

March 15, 2012 

Primary 
Contact: 

AVP, Teaching and 
Learning 

Review 
Scheduled: 

April 1, 2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 
 

 
 
A. 

PURPOSE 

 

To authorize the use of approved Matching Software products for the classroom/ students at Mount 
Royal University. 
 
To outline guiding principles for the usage of Matching Software. 
 
This Policy does not address the already existing practice of using  Search Engines to determine 
whether plagiarism has occurred (e.g., Google, library Databases). 
 
 

B. 

SCOPE 

 

 

 

 

This  Policy  and  related  procedures  apply  to  all  members  of  the  University  community  using 
Matching Software to assist with evaluation of student work. 

 
 
C. 

POLICY STATEMENT 

 
 

1.1 

PRINCIPLES 

 

1.1 

"Mount Royal University is committed to principles of academic integrity grounded 
in  the  fundamental  values  of  honesty,  trust,  fairness,  respect  and  responsibility 
with  respect  to  all  academic  work"  (Code  of  Student  Conduct).  As  part  of  this 
commitment,  Mount  Royal  provides  students,  faculty  and  staff  with  information 
about the meaning of academic integrity, suggestions as to how it can be fostered 
across campus, and the possible consequences when contravened. 

 
1.2 

Mount  Royal  University's  primary  purpose  in  permitting  the  use  of  Matching 
Software  is  for  the  common  good  of  students  and  instructors  by  creating  an 
environment that is both fair and transparent. 

 
1.3 

The uses of Matching Software as a deterrent or detector of academic misconduct 
are  secondary  to  the  primary  educational  purpose  of  this  software  (e.g.,  using 
citations, paraphrasing appropriately). 

 

Matching Software Policy 

– March 15, 2012 

 

Page 2 of 3 

 

 

1.4 

Mount Royal University must take reasonable steps to ensure that confidentiality 
of students is maintained in terms of the work they submit to the Databases and 
that students maintain copyright on submitted works. 

 

 

2. 

POLICY 
 
2.1 

Mount Royal University authorizes the use of  Matching Software for educational 
purposes, including but not limited to, deterring or providing evidence of academic 
misconduct. 

 
2.2 

Mount  Royal  University  acknowledges  that  Matching  Software,  while  it  may 
provide evidence of plagiarism, is not designed to prove  plagiarism, the ultimate 
determination for which remains the responsibility of the instructor. 

 
2.3 

Instructors  using  Matching  Software  must  advise  students  in  advance  and  in 
writing. 

 
2.4 

Students  shall  have  the  right  to  opt  out  of  using  Matching  Software  and,  after 
discussion with the instructor; an alternative method for assessment of their work 
will be determined by the instructor. 

 
2.5 

Instructors are responsible for informing themselves and their students about the 
use  of  the  software  and  about  issues  concerning  academic  integrity,  intellectual 
property, and privacy prior to use of Matching Software. 

 
2.6 

Wherever  possible,  students  should  have  the  opportunity  to  access  Matching 
Software. 

 
 
D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Database: 

a structured set of data held in a computer 
 

(2) 

Matching Software:  uses text, image or computer code recognition software to scan 

submitted  works  for  similarity  to  other  material  that  may  be 
located  on  public  websites,  in  library  Databases,  or  in  custom 
Databases.    Matching  Software  may  be  located  on  a  local 
computer or accessed via the network.  Submitted work may be 
archived, depending on the specific features of the software and 
the options enabled. 
 

(3) 

Policy: 

means the Matching Software Policy 
 

(4) 

Search Engine: 

software for the retrieval of data from a Database or network 
 

(5) 

University: 

means Mount Royal University 

 
 
 
 
 
 
E. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Student Conduct Policy 

 

Matching Software Policy 

– March 15, 2012 

 

Page 3 of 3 

 

 

 
F. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Appendix A - Matching Software Policy   

•  Code of Student Conduct Procedures 
•  Copyright Compliance Procedures 

 

•  Matching Software Procedures 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

03/15/2012 

NEW 

 

 

 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary