Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 1 of 6

 

 

POLICY ON UNIVERSITY POLICIES AND 

PROCEDURES  

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

December 12, 
2016 

Policy 
Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretariat 

Last 
Revised: 

January 14, 
2020 

Primary 
Contact: 

General Counsel 
and University 
Secretariat 

Review 
Scheduled: 

April 15, 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Policies  are  created  to  advance  the  University’s  mission,  core  values,  pillars  and  strategic 
directions, promote operational efficiency and effectiveness, mitigate or manage institutional risk, 
comply  with  University    legal,  regulatory  and  other  requirements,  set  behavioral  expectations 
across the University community and communicate roles and responsibilities. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
The  purpose  of  this  Policy  is  to  ensure  consistency,  efficiency,  transparency,  compliance  and 
accountability  in  relation  to  Policy  and  any  related  Procedure  development,  review,  approval, 
communication and administration.  
 
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy  applies to all  University  Policies and related Procedures  with the  exception  of Board 
Policies. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

GENERAL 

 

1.1 

Policies exist to ensure that the University’s processes and practices align with the 
University’s  strategic  directions,  core  principles,  regulatory  and  governance 
environment  and 

need  for  change.    They  describe  the  University’s  position  on  a 

particular issue. 
 

1.2 

Policies should: 

 

a. 

State the University’s position on issues which have broad application; 
 

b. 

Reflect and uphold the University’s governing principles; 

 

c.  Identify  and  prescribe  compliance  with  applicable  laws,  regulations  and  other 

policies; 

 

Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 2 of 6

 

d.  Promote operational efficiencies and effectiveness; 

 

e.  Enhance the Universi

ty’s mission and strategic plan and/or reduce institutional 

risk; and 

 

f. 

Provide decision makers with limits, alternatives and guidance. 

 

1.3 

Procedures  exist  to  provide  standards  on  the  implementation  of  Policies.  All 
Procedures require a Parent Policy. 

 
 

2. 

APPROVAL AUTHORITY 

 

Academic and Management Policies and any related Procedures are subject to the following 
approval process. 

 

2.1 

Prior  to  the  development  of  any  new,  or  Comprehensive  Revision  to  existing 
Academic  or  Management  Policies  or  Procedures,  individuals  are  required  to 
complete  a  policy  proposal  outlining  rationale,  consultative  requirements,  and 
development timelines using the University’s approved  Policy  Proposal Template. 
Approval of policy proposals resides with the Executive Leadership Team. As part of 
the  President’s  Report  to  the  Board,  the  President  will  provide  a  list  of  policy 
proposals that were considered but not approved by the Executive Leadership Team. 
 

2.2 

Approval Authority for new, or Comprehensive Revisions to, or rescinding of: 
 
a.  Academic  Policies  and  their  related  Procedures  resides  with  the  General 

Faculties Council; 
 

b.  Management Policies resides with the Board of Governors; 

 

c.  Procedures  associated  with  Management  Policies  resides  with  the  Executive 

Leadership Team, except in the case of a new Management Policy in which case 
the  Procedure(s)  will  be  included  with  the  Policy  for  approval  by  the  Board  of 
Governors; 

 

2.3 

Approval Authority for Minor Revisions to: 
 
a.  Academic Policies and their related Procedures resides with General Faculties 

Council; 
 

b.  Management  Policies  and  their  related  Procedures  resides  with  Executive 

Leadership Team. 

 

2.4 

Approval  Authority  for  Editorial  Revisions  resides  with  the  University  Secretary,  in 
consultation with the Policy Sponsor as necessary. 

 
 

3. 

ADMINISTRATION OF MANAGEMENT AND ACADEMIC POLICIES 

 

3.1 

Upon approval of an Academic or Management Policy, the University Secretariat will: 

 

a.  Maintain a record of the initial approval of the Academic or Management  Policy 

and any related Procedures, and all subsequent revisions; 
 

Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 3 of 6

 

b.  Publish  the  most  recently  approved  version  of  an  Academic  or  Management 

Policy  and  related  Procedures  on  the  University  policy  website  in  a  common 
format specified by the University Secretary; 

 

c.  Communicate Policy activity related to Academic or Management Policies and 

any related Procedures, where appropriate. 

 

3.2 

Policy  Sponsors  are  responsible  for  understanding 

the  University’s  Policy 

Framework for developing, communicating, reviewing and monitoring their Policies 
and Procedures for compliance and effectiveness, in accordance with this Policy and 
the Policy Framework. 
 

3.3 

All Academic and Management Policies have offices of primary contact for questions 
relating to the content of a policy. It is their responsibility to escalate  concerns that 
arise  from  Policy  discussions,  for  which  they  are  the  primary  contact,  to  the 
applicable Policy Sponsor. 

 

 

4. 

DEVELOPMENT OF MANAGEMENT AND ACADEMIC POLICIES 

 

4.1 

Individuals, bodies or groups who perceive the need to develop a new Academic or 
Management Policy or Procedure, or revise an existing Academic or Management 
Policy  or  Procedure,  will  consult  with  the  proposed,  or  named  in  the  case  of  an 
existing Policy, Policy Sponsor. If the Policy Sponsor agrees with the proposal, the 
proposal will be received by ELT for approval. 
 

4.2 

When ELT agrees to the drafting or revision of an Academic or Management Policy 
or  Procedure,  the  Policy  Sponsor,  or  delegate, 

will  follow  the  University’s  Policy 

Framework. 

 

4.3 

All Comprehensive Revisions to, or new development of, Academic or Management 
Policies  or  Procedures  will  be  made  available  for  institutional  feedback  prior  to 
approval. 

 
 
5. 

REVIEW AND RESCINDMENT 

 

5.1 

All Academic and Management Policies will be reviewed by their Policy Sponsor at 
least every five (5) years, unless otherwise stated in the Policy.  
 

5.2 

A  Policy  or  Procedure  may  be  rescinded  at  any  time,  subject  to  approval  by  the 
Approval Authority. 

 
 
6. 

EXPEDITED POLICIES 

 

6.1 

In extraordinary circumstances calling for urgent action, such as a change in federal 
or  provincial  law,  a  significant  and  immediate  financial  opportunity,  or  a  major 
institutional  risk,  the  President  may  revise  or  put  into  effect  a  Policy  without  prior 
presentation to or consultation with the University’s Board of Governors which would 
otherwise be required. 
 

6.2 

If  a  Policy  is  revised  or  put  into  effect  by  the  President  in  extraordinary 
circumstances, the University Secretariat will notify Employees in a timely manner. 

 

Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 4 of 6

 

6.3 

Any  Academic  or  Management  Policy  put  into,  or  taken  out  of,  effect  in  such  a 
manner must immediately enter a normal development process in accordance with 
the Policy Framework.  
 

 
7. 

DEPARTMENTAL POLICIES 

 

7.1 

Departmental Policies may be developed autonomously within specific departments 
or by designated faculties that have applicability within their respective units. 
 

7.2 

Departmental Policies must be consistent with and not contravene any language of 
Academic or Management Policies or relevant collective agreements.  
 

7.3 

The Approval Authority for Departmental Policies resides with the Major Unit Head.  
 

7.4 

To ensure clarity  between  Academic and Management Policies  and Departmental 
Policies,  departments  may  not  use  the  same  Policy  template  as  Academic  or 
Management Policies.  

 
 
8. 

EFFECTIVE DATE 

 

8.1 

A Policy or Procedure is considered to be in effect immediately upon approval, or at 
a later date specified by the Approval Authority. 
 
 

E. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Academic Policy: 
 

describes  a  Policy  of  a  nature  that  is  delegated  to  the 
University’s  General  Faculties  Council  through  powers 
conferred by the PSLA 
 
 

(2) 

Approval Authority: 
 
 

means  the  individual  or  entity  with  the  authority  to  approve  a 
Policy or Procedure, as described in this Policy 

(3) 

Board Policies: 

are Policies that relate directly to the operation of the Board of 
Governors of Mount Royal University 
 

(4) 

Comprehensive 
Revision: 

any  change  to  a  Policy  Document  that  affects  the  rules, 
principles, intent or accountability of the Policy Document 
 

(5) 

Departmental 
Policies: 

are  Policies  that  are  autonomously  created  within  individual 
faculties  and  departments.    Unlike  Academic  or  Management 
Policies,  Departmental  Policies  have  a  much  more  limited 
scope  in  their  application  and  used  within  a  specific  group, 
faculty or department, and more operational in nature 
 

(6) 

Editorial Revision: 
 

an  inconsequential  change  to  a  Policy  Document  to  correct 
grammatical or formatting errors 
 

(7) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under  an  employment  contract,  including  but  not  limited  to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees  
 

Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 5 of 6

 

(8) 

Minor Revision: 

Is a revision to a Policy that does not alter the meaning of the 
Policy, such as adding definitions for clarity or consistency, and 
making secondary changes resulting from other related policies 
and governance decisions being adopted 
 

(9) 

Management Policy:  describes  a  Policy  of  a  nature  that  deals  with  administrative 

bodies, personnel and/or standards and protocol and is within 
the  authority  of  the  University’s  Board  of  Governors  or  as  is 
delegated through powers conferred by the PSLA 
 

(10) 

Management 
Employees: 

Includes  the  President,  Vice-Presidents,  Associate  Vice-
Presidents,  Deans,  Directors,  Managers  and  all  Employees 
classified  as  management  by  Human  Resources  at  the 
University 
 

(11) 

Parent Policy: 

the overarching Policy governing specific Policy Documents 
 

(12) 

ELT: 

Executive Leadership Team 
 

(13) 

Policy: 

a written statement of intent or principle which governs, directs 
and  regulates  the  actions  of  all  Employees  and  Management 
Employees.    Individual  Policies  may  also  govern,  direct,  and 
regulate  the  actions  of  Students,  contractors  and  volunteers 
while  they  are  present  on  University  property  or  are 
participating in University programs or activities.  
 

(14) 

Policy Document: 

any  document  associated  with  a  Policy  at  the  University 
including Policies or Procedures 
 

(15) 

Policy Framework: 

the University’s Policy Document for the development, revision 
and  approval  process,  as  approved  by  the  Executive 
Leadership Team 
 

(16) 

Policy Sponsor: 

a President or Vice-President who initially approves of a policy 
idea  to  be  drafted.  The  Policy  Sponsor  may  delegate  the 
responsibility for drafting a Policy as well as a communication 
plan and implementation plan. 
 

(17) 

Procedure: 

a Policy Document that outlines a series of actions related to a 
Policy that specifies how a particular process will be completed 
and  includes  information  on  the  who,  what,  when  and  where 
with respect to the implementation of the Policy 
 

(18) 

PSLA: 

the Post-Secondary Learning Act of Alberta, as amended from 
time to time 
 

(19 

Major Unit Head: 

the  individual  reporting  directly  to  a  Vice-President  or  to  the 
President and who is responsible for all activities of a Faculty, 
Department  and/or  other  organizational  units  relative  to  the 
position 
 

(20) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 
 
 

Policy on University Policies and Procedures 

– April 15, 2019 

Page 6 of 6

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•  All University Policies and Procedures 

 
 
G. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Post-Secondary Learning Act, SA 2003, c.P-19.5 

 

 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Policy Development Report 
•  Policy Framework 

•  Proposal for a New or Revised Policy Template 

•  University Policy Template 
•  University Procedures Template 

 

 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

12/12/2016 

NEW POLICY 

All 

Director, University 
Secretariat 

President 

04/15/12019 
 

Comprehensive 
Revision 

All 

Policy Specialist 

President 

01/14/2020 

Minor Revision 

D.3 & E 

Policy Specialist 

President’s Executive 
Committee 

02/04/2020 

Editorial - Office 
Title Update 

3.1, 6.2 

Policy Specialist 

University Secretary 

01/26/2022 

Editorial 

Policy Sponsor 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor  

General Counsel and 
University Secretary