Academic Schedule Policy 

– November 17, 2016 

Page 1 of 3 

 

 

ACADEMIC SCHEDULE  POLICY 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

January 1, 
2014 

Policy 
Sponsor: 

Provost & Vice-
President, Academic 

Last 
Revised: 

November 17, 
2016 

Primary 
Contact: 

Registrar & AVP 
Enrollment 
Management 

Review 
Scheduled: 

April 1, 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 
 

A. 

PURPOSE 
 
This  Policy  sets  out  the  parameters  that  govern  the  University’s  Academic  Schedule,  including 
semester dates and lengths and the number of instructional days to occur in each semester. 
 
This  Policy  also  sets  out  stipulations  around  courses  with  unusual  start  and  end  dates,  reading 
breaks, and examination periods. 
 
 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all Employees who are engaged in establishing the University’s Academic 
Schedule. 
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

PRINCIPLES 

 

1.1 

All  semester  start  and  end  dates  are  determined  by  the  Registrar  and  are 
submitted  as  part  of  the  Academic  Schedule  to  General  Faculties  Council  for 
approval. 
 

1.2 

A minimum of 60 instructional days will occur in a 13-week semester.  A minimum 
of 30 instructional days will occur in a 6.5-week semester. 

 

1.3 

Unusual start and end dates for a course must be approved by the applicable Dean 
and Registrar prior to being scheduled. 
 

1.4 

All  course  work  (assignments  and  examinations)  must  be  completed  within  the 
course start and end dates specified. 

 

1.5 

The  final  examination  period  includes  business  days  and  Saturday  for  Fall  and 
Winter semesters, and business days only for Spring and Summer semesters. 

 

1.6 

A  minimum  of  one  calendar  study  day  will  occur  before  the  start  of  the  final 
examination period in any semester. 

 

1.7 

No examinations may be held, or assignments due, during study days. 

Academic Schedule Policy 

– November 17, 2016 

Page 2 of 3 

 

 

 

 

2. 

RESTRICTIONS ON FALL SEMESTER 
 
2.1 

The Fall semester will begin on the first Tuesday in September. 

 
2.2 

New Student Orientation will occur on the first two days of the Fall semester.  No 
classes will be scheduled on those days. 

 

2.3 

The Fall semester reading break will include the four days following Thanksgiving 
Monday. 

 

2.4 

The  Fall  examination  period  will  conclude  no  later  than  December  22

nd

.    Under 

exceptional  circumstances  and  with  approval  from  the  Registrar,  the  Fall 
examination period may be extended to December 23

rd

. 

 

3. 

RESTRICTIONS ON WINTER SEMESTER 
 
3.1  

The Winter semester will begin on the second business day following January 1

st

.  

If January 1

st

 falls on a Wednesday or Thursday, the semester will begin on the 

following Monday. 

 
3.2 

New  Student  Orientation  will  occur  on  the  first  day  of  the Winter  semester.    No 
classes will be scheduled on that day. 

 
3.3 

The Winter semester reading break will include the four days following the Family 
Day holiday. 

 
3.4 

The  Winter  examination  period  will  conclude  no  later  than  April  29

th

.    No 

examinations will be scheduled on the Saturday between Good Friday and Easter 
Monday. 

 

4. 

RESTRICTIONS ON SPRING SEMESTER 

 

4.1 

The Spring semester will begin on the first Monday in May provided that there is a 
minimum of four calendar days between the end of the Winter semester and the 
start of the Spring semester. 

 
 

5. 

RESTRICTIONS ON SUMMER SEMESTER 

 

5.1 

The  Summer  semester  will  begin  on  the  first  business  day  following  July  1

st

 

provided that there is a minimum of four calendar days between the end of the 6.5-
week Spring semester and the start of the Summer semester.  If July 1

st

 falls on a 

Wednesday or Thursday, the semester will begin on the following Monday. 

 

6. 

EXEMPTIONS FROM READING BREAK 

 

6.1 

In cases where there are demonstrable accreditation requirements, programs may apply 
to  General  Faculties  Council  for  a  modification  to  the  reading  break  outlined  in  the 
Academic Schedule. 

 

 
 
 
 
 

Academic Schedule Policy 

– November 17, 2016 

Page 3 of 3 

 

D. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Employees: 
 

means individuals who are engaged to work for the University 
under an employment contract, including but not limited to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees 
 

(2) 

Instructional Day: 
 

means a day on which classes are scheduled to be in session 

(3) 

Policy: 
 

means the Academic Schedule Policy 

(4) 

University: 
 

means Mount Royal University 

(5) 

Unusual Start and 
End Date: 

means a date that does not follow the standard start or end 
date of a course based on the dates outlined in the Academic 
Schedule 
 

 

 
E. 

RELATED POLICIES 

 

•  Academic Timetabling Policy 

•  Examinations Policy 

•  Grades Policy 
•  Registration Policy 

 
 

F. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c P-19.5 

•  Alternative Academic Council Regulation, Alta Reg 219/2006 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 

 
H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

11/17/2016 

 

 

Director, University 
Secretariat 

 

01/23/2020 

Editorial 

 

Policy Specialist 

University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary