Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– 2006-2007 

Page 1 of 3  

 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF 

ACADEMIC PRESENTATIONS AND MATERIALS 

PROCEDURES  

 

Procedure 
Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

September 28, 
1992 

Procedure 
Sponsor: 

Provost and VP, 
Academic 

Last 
Revised: 

September 28, 
1992 

Administrative 
Responsibility: 

Provost and VP, 
Academic 

Review 
Scheduled: 

September 28, 
2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

PROCESS FOR OBTAINING PERMISSION 

 

1.1 

The  student  wishing  to  record  an  Academic  Presentation  must  first  seek  the 
consent of the faculty member.  Permission is indicated when a completed Release 
Form (Appendix A) is provided to the faculty member and student and retained on 
file by the academic in which the course is offered. 

 

1.2 

Students with a disability must present a signed version of their Accommodation 
Agreement obtained through Disability Services.  

 

1.3 

Section B., 2., 2.3 of this Policy notwithstanding, a student may duplicate, publish, 
distribute,  sell,  share  and  or  broadcast  an  Academic  Presentation  with  written 
approval from the faculty member.  

 
 
B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Academic Presentation: 

Includes  all  delivery  formats  intended  to  provide 
instruction  to  students  by  Mount  Royal  University 
faculty,  their  proxies  or  guest  lecturers.    Examples 
include, but are not restricted to, lectures, laboratories, 
tutorials, 

presentations, 

performances, 

electronic 

information,  the  duplication  of  course  material,  and  to 
the  translation  of  recordings  or  transcriptions  of  any  of 
these  materials  to  another  form  by  electronic  or 
mechanical means. 
 

(2) 

Policy: 

means  the  Recording  and  distribution  of  Academic 
Presentations and Materials Policy 
 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 
 

 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Non-Academic Conduct Policy 

Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– 2006-2007 

Page 2 of 3  

 

 

 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Copyright Act 

 

 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Accommodation Agreement (Disability Services) 

•  Non-Academic Conduct Procedures 
•  Release Form to Permit Recording – Appendix A 

 
 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

09/28/1992 

NEW 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Procedure to Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– 2006-2007 

Page 3 of 3  

 

MOUNT ROYAL UNIVERSITY 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF ACADEMIC PRESENTATIONS  

AND MATERIALS POLICY 

 
 

APPENDIX A 

 

RELEASE FORM TO PERMIT RECORDING 

 
 

 
 
Faculty/Academic Unit:  ________________________________________________________ 
 
Date: _______________________  Semester: ______________   

Year: ____________ 

 
 
I/we, the undersigned, request permission to record the material presented in (course, lecture/lab) 
_________________________________.                       
 
I/we agree that this recording shall be solely for the purposes of individual private study by the 
undersigned, and that these recordings shall not be sold, transferred, re-recorded, distributed or 
published in any way. 
 
I/we agree to destroy the recordings when they are no longer needed for purposes of private study 
at Mount Royal University. 
 
I/we agree that I am/we are responsible for all costs associated with making the recordings. 
 
I/we acknowledge the Mount Royal regulations on this matter and acknowledge that abuse of the 
privilege  to  make  recording

s  constitutes  a  violation  of  Mount  Royal’s  Non-Academic  Conduct 

Policy. 
 
 
NAMES (PLEASE PRINT) 

 

 

SIGNATURE   

 

 

STUDENT I.D.  
   NUMBER 

 
_________________________ 

_________________________ 

 

__________ 

 
 
_________________________ 

_________________________ 

 

__________ 

 
 
I,  ______________________                   (PLEASE PRINT), faculty member for the above-named 
course,  hereby  do  not  object  to  the  above-named  student(s)  making  recordings  of 
lecture/laboratory material in the course, for the purpose of private study, under conditions set 
forth above. 
 
Signed: ____________________________________ 

Date: ________________________