Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy – October 13, 2009 

Page 1 of 3  

 

 

INTERNET - POSTING MOUNT ROYAL 

UNIVERSITY WWW INFORMATION POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

February 11, 

1997  

Policy 

Sponsor: 

Vice-President, 

Finance and 

Administration 

Last 

Revised: 

October 13, 

2009 

Primary 

Contact: 

CIO & AVP, 

Information 

Technology 

Services 

Review 

Scheduled: 

May 1, 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

A. 

OVERVIEW 

 

All Web postings of University-issued information and academic courseware will be placed on the 

University Web server and administered by the University Web Master in Information Technology 

Services.  No other campus-based Web servers are permitted. 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

In accordance with the University’s On-line Publishing Policy, information posted on the 

University Web server generally shall be limited to that which pertains to the University’s 

activities.  This Policy and Procedure outlines what can be published and the guidelines for 

publication. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

Compliance with University Policies and Procedures extends to all members of the University 

community. 

 

Information not related directly to University operations may be published if it furthers the 

University presence in the academic and general communities.  Academic information may 

include courseware, class notes, research information, class activities, or any other information 

that relates to students and/or employees of Mount Royal University.  Promotional or institutional 

materials may include content such as department and program profiles, career and job avenues 

for program graduates, curriculum links to related sites, faculty profiles, etc. Graphics for 

institutional and academic pages will be defined by templates and standards.  Personal pages will 

be available for all University employees and must link from department or program home pages. 

The general appearance of personal pages will be in keeping with published guidelines. 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

ROLES AND RESPONSIBILITIES 

 

 

1.1 

Information Technology Services 

 

Information Technology Services is responsible for maintaining the University 

Web server, posting prepared information on the server, working with individuals 

Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy – October 13, 2009 

Page 2 of 3  

 

to update and revise posted information, educating individuals to create Web 

materials and setting standards for Web material production.  The Web Master in 

Information Technology Services manages the University technical Web 

presence. 

 

 

1.2 

Academic Development Centre 

 

The Academic Development Centre is responsible for working with individuals to 

post academic information such as courseware, course outlines, class activities 

and class notes, and for offering workshops to educate individuals to create Web 

materials.  The Academic Development Centre will provide information about 

courseware templates using demonstrations and workshops.   

 

 

1.3 

University Advancement 

 

University Advancement is responsible for the University’s institutional presence 

on the Web (including content and graphic presentation) for all information that is 

available to the general  public and for approving such information prior to 

posting.  Information pertaining to program and course listings, admission 

requirements, prerequisites, graduation requirements, tuition, etc. will be 

approved for posting by the Office of the Registrar as facilitated by  University 

Advancement. 

 

 

1.4 

Individuals/Departments 

 

Individuals/Departments  are responsible for designating a contact person/ 

position who will provide accurate and current information, working with the 

University Web Master to maintain this information through regular updates, 

ensuring that information complies with University  policies and standards, 

ensuring that copyright material appears only with the consent of the original 

copyright owner, and obtaining written permission for any personal information 

(instructor biographies, photographs, etc.) included in the content. 

 

E. 

DEFINITIONS 

m 

(1) 

Policy: 

 

Means the Internet – Posting Mount Royal University WWW 

Policy 

 

(2) 

University: 

 

means Mount Royal University 

 

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 

 

 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Priorities for Systems Development and Enhancement Procedures 

•

  Guidelines for Constructing World Wide Web Information 

 

 

Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy – October 13, 2009 

Page 3 of 3  

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

02/11/1997 

New 

 

 

 

10/13/2009 

 

 

 

 

08/24/2017 

Editorial – 

formatting, name/ 

title changes 

 

Director, University 

Secretariat 

 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary