Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy 

– October 13, 2009 

Page 1 of 3  

 

 

INTERNET - POSTING MOUNT ROYAL 

UNIVERSITY WWW INFORMATION POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

February 11, 
1997  

Policy 
Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

October 13, 
2009 

Primary 
Contact: 

CIO & AVP, 
Information 
Technology 
Services 

Review 
Scheduled: 

May 1, 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 

A. 

OVERVIEW 

 

All Web postings of University-issued information and academic courseware will be placed on the 
University Web server and administered by the University Web Master in Information Technology 
Services.  No other campus-based Web servers are permitted. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
In  accordance  with  the  University’s  On-line  Publishing  Policy,  information  posted  on  the 
University  Web  server  generally  shall  be  limited 

to  that  which  pertains  to  the  University’s 

activities.    This  Policy  and  Procedure  outlines  what  can  be  published  and  the  guidelines  for 
publication. 
 
 

C. 

SCOPE 

 

Compliance  with  University  Policies  and  Procedures  extends  to  all  members  of  the  University 
community. 
 
Information  not  related  directly  to  University  operations  may  be  published  if  it  furthers  the 
University  presence  in  the  academic  and  general  communities.    Academic  information  may 
include  courseware,  class  notes,  research  information,  class  activities,  or  any  other  information 
that relates to students and/or employees of Mount Royal University.  Promotional or institutional 
materials may include content such as department and program profiles, career and job avenues 
for  program  graduates,  curriculum  links  to  related  sites,  faculty  profiles,  etc.  Graphics  for 
institutional and academic pages will be defined by templates and standards.  Personal pages will 
be available for all University employees and must link from department or program home pages. 
The general appearance of personal pages will be in keeping with published guidelines. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

ROLES AND RESPONSIBILITIES 

 
 

1.1 

Information Technology Services 

 

Information  Technology  Services  is  responsible  for  maintaining  the  University 
Web server, posting prepared information on the server, working with individuals 

Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy 

– October 13, 2009 

Page 2 of 3  

 

to  update  and  revise  posted  information,  educating  individuals  to  create  Web 
materials and setting standards for Web material production.  The Web Master in 
Information  Technology  Services  manages  the  University  technical  Web 
presence. 

 
 

1.2 

Academic Development Centre 

 

The Academic Development Centre is responsible for working with individuals to 
post  academic  information  such  as  courseware,  course  outlines,  class  activities 
and class notes, and for offering workshops to educate individuals to create Web 
materials.    The  Academic  Development  Centre  will  provide  information  about 
courseware templates using demonstrations and workshops.   

 

 

1.3 

University Advancement 

 

University Advancement 

is responsible for the University’s institutional presence 

on the Web (including content and graphic presentation) for all information that is 
available  to  the  general  public  and  for  approving  such  information  prior  to 
posting.    Information  pertaining  to  program  and  course  listings,  admission 
requirements,  prerequisites,  graduation  requirements,  tuition,  etc.  will  be 
approved  for  posting  by  the  Office  of  the  Registrar  as  facilitated  by  University 
Advancement. 

 

 

1.4 

Individuals/Departments 

 

Individuals/Departments  are  responsible  for  designating  a  contact  person/ 
position  who  will  provide  accurate  and  current  information,  working  with  the 
University  Web  Master  to  maintain  this  information  through  regular  updates, 
ensuring  that  information  complies  with  University  policies  and  standards, 
ensuring  that  copyright  material  appears  only  with  the  consent  of  the  original 
copyright  owner,  and  obtaining  written  permission  for  any  personal  information 
(instructor biographies, photographs, etc.) included in the content. 

 

E. 

DEFINITIONS 

m 

(1) 

Policy: 
 

Means the Internet 

– Posting Mount Royal University WWW 

Policy 
 

(2) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Priorities for Systems Development and Enhancement Procedures 

•  Guidelines for Constructing World Wide Web Information 

 
 

Internet:  Posting Mount Royal University WWW Information Policy 

– October 13, 2009 

Page 3 of 3  

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

02/11/1997 

New 

 

 

 

10/13/2009 

 

 

 

 

08/24/2017 

Editorial 

– 

formatting, name/ 
title changes 

 

Director, University 
Secretariat 

 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary