Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– September 28, 1992 

Page 1 of 3  

 

 

RECORDING AND DISTRIBUTION OF 

ACADEMIC PRESENTATIONS  

AND MATERIALS POLICY 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

September 28, 
1992 

Policy 
Sponsor: 

Provost and Vice-
Provost, Academic 

Last 
Revised: 

 

Primary 
Contact: 

Provost and Vice-
Provost, Academic 

Review 
Scheduled: 

September 28, 
2025 

Approver: 

General Faculties Council 

 

A. 

PURPOSE 
 
The purpose of this Policy is to: 
 
•  Protect the intellectual property of faculty members. 
 
•  Ensure  that  students  can  legitimately  record  lectures,  performances  or  other  Academic 

Presentations  without  compromising  rights  protected  by  copyright  laws  (e.g.,  unauthorized 
distribution of intellectual property). 

 
•  Provide Mount Royal University and faculty a means to manage the divergent needs suggested 

in the two bulleted points, above. 

 

 
B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all within the University community including but not restricted to employees, 
students, contractors and visitors. 
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

AUTHORITY 

 

The  General  Faculties  Council  of  Mount  Royal  University  has  authority  over  this  Policy.  
Administration  of  the  Policy  and  the  associated  procedures  are  assigned  to  the  Provost 
and Vice-President, Academic or his/her designate.   

 
2. 

PRINCIPLES 

 

2.1 

Mount Royal University will adhere to all laws intended to protect “...the sole right 
[of  a  Mount  Royal  faculty  member]  to  produce  or  reproduce  the  work  or  any 
substantial  part  thereof  in  any  material  form  whatever...”  (from:  Copyright  Act  
(R.S., 1985, c. C-42, 3(1)).   

2.2 

Mount Royal University will accommodate requests for the Recording of lectures, 
performances, or other Academic Presentations provided that: 

 
 

 

a. 

Prior permission from the faculty member is obtained; and, 

 
 

 

b. 

The Recording is for private use only. 

Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– September 28, 1992 

Page 2 of 3  

 

 

2.3 

Unauthorized 

Recording 

and/or 

distribution/broadcasting 

of 

Academic 

Presentations constitutes academic misconduct. 

 

2.4 

Students  are  encouraged  to  make  notes  during  Academic  Presentations  (see 
Definitions section) in order to advance their own learning and to develop a record 
for purposes of private study.  This practice develops the ability to actively attend 
to the material under consideration and to quickly summarize pertinent information 
in a coherent manner.   

 

2.5 

Recording  of  Academic  Presentations  discourages  the  development  of  these 
important  skills.    Therefore,  it  must  be  demonstrated  that  learning  is  adversely 
affected without this assistance. 

 

2.6 

Both  student  and  faculty  member  have  the  right  to  appeal  a  decision  through 
established procedures. 

 

D. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Academic 
Presentation: 

 

Includes all delivery formats intended to provide instruction to 
students  by  Mount  Royal  University  faculty,  their  proxies  or 
guest  lecturers.    Examples  include,  but  are  not  restricted  to, 
lectures,  laboratories,  tutorials,  presentations,  performances, 
electronic information, the duplication of course material, and to 
the  translation  of  recordings  or  transcriptions  of  any  of  these 
materials to another form by electronic or mechanical means.  
 

(2) 

Policy: 
 

means  the  Recording  and  Distribution  of  Academic 
Presentations and Materials Policy 
 

(3) 

Recording: 
 

Is a “fixation” or “reproduction of a fixation” in any material form 
of an Academic Presentation. This definition explicitly excludes 
notes generated by a student for private study (from: Copyright 
Act R.S, 1985, c. C-42; Sections 2 and 15). 
 

(4) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Student Conduct policy 

•  Code of Conduct policy 
•  Intellectual Property policy 

 
 
F. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Copyright Act 

 

 
G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Accommodation Agreement (Disability Services) 
•  Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Procedures 

•  Release Form to Permit Recording – Appendix A 

Recording and Distribution of Academic Presentations and Materials Policy 

– September 28, 1992 

Page 3 of 3  

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

09/28/1992 

NEW 

 

 

 

09/11/2018 

Editorial 

– formatting 

/ updated related 
policies 

 

Policy Specialist 

Director, University 
Secretariat 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary