Cash and Payments Handling Policy 

– April 7, 2008 

Page 1 of 3 

 

 

CASH AND PAYMENTS HANDLING POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

April 7, 2008 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Finance & 
Administration 

Last 
Revised: 

April 7, 2008 

Primary Contact: 

AVP, Finance & 
Commercial 
Operations  

Review 
Scheduled: 

May 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount  Royal  University  receives  Cash  and  other  forms  of  tender  in  payment  for  goods  and/or 
services provided to students and clients.  The authority to receive and handle such payments is 
delegated  to specified Organizational Units throughout Mount Royal  University.  This delegation 
requires clearly defined, strong and consistent internal controls. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
The  Cash  and  Payments  Handling  Policy  and  associated  procedures  protect  the  resources, 
reputation, integrity and personnel of Mount Royal University involved in the processes of handling 
of Cash and payments.  This Policy and its related procedures are provided to ensure that: 
 

•  Cash and payment proceeds are adequately safeguarded and deposited; 

 

•  Cash and payment proceeds are accurately recorded in Mount Royal’s financial records; 

 

•  management and operational personnel have direction on the appropriate handling of Cash 

and payments; 

 

•  risk to individuals is minimized; and 

 

•  an environment of strong internal controls exists. 

 

 

C. 

SCOPE 
 
This Policy applies to all Mount Royal Organizational Units, employees and other individuals acting 
on behalf of the University, involved  in the collection, receipt or management of Cash and other 
forms of payment. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

The  Board  of  Governors  delegates  the  responsibility  and  authority  for  the  implementation  and 
management of a Cash handling procedure to the Vice-President, Finance and Administration. 
 
1.  Mount  Royal  has  delegated  to  specified  Organizational  Units  the  operational  authority  to 

receive and handle Cash and/or payments.  Where a Mount Royal Organizational Unit requires 

Cash and Payments Handling Policy 

– April 7, 2008 

Page 2 of 3 

 

establishment of a system for collecting Cash payments or plans to receive Cash payments 
from a new source, the Department of Finance and Commercial Operations must be contacted 
by  the  Organizational  Unit  and  must  provide  guidance  and  advice  in  the  development  of 
appropriate procedures. 
 

2.  The  Department  of  Finance  and  Commercial  Operations  must  ensure  that  the  Policy  and 

Organizational  Unit  responsibilities  for  Cash  handling  are  clearly  documented  and  current.  
Where  assistance  in  establishing  or  review  of  Organizational  Unit  controls  is  needed,  the 
Department of Finance and Commercial Operations must be available for guidance. 

 
3.  It  is  the  responsibility  of  management  in  the  Organizational  Units  that  handle  Mount  Royal 

funds  to  review  and  understand  the  policies  applicable  to  them,  document  and  implement 
procedures to ensure adherence to the Policy requirements and demonstrate the appropriate 
environment of internal controls.  This requirement includes but is not limited to: 

 

3.1 

maintaining  current  written  procedures  and  communicating  the  same  to  all  staff 
members involved in handling Cash. 
 

3.2 

maintaining a complement of personnel for handling Cash which provide competent, 
experienced,  trustworthy  oversight  for  such  service.    As  well,  to  resource,  hire 
appropriately and obtain adequate training on Cash handling procedures and internal 
controls where necessary. 

 

3.3 

being accountable for all Cash and/or payments received by that unit and its secure 
delivery for ultimate deposit to the Authorized Mount Royal Account. 

 

3.4 

determining  the  most  appropriate  forms  of  payment  to  be  accepted  by  the 
Organizational Unit. 

 
4.  Where an employee has concerns about the possible misappropriation of Cash or misuse of 

Cash-related  information,  that  employee  should  consult  the  Employees  Safe  Disclosure  of 
Wrongdoing and Public Interest Disclosure Policy. 
 

5.  Mount Royal Cash and payment handing procedures define the standard for Cash handling.  

These  procedures  will  identify  the  specific  Organizational  Unit  responsibilities  and  required 
processes related to: 

 

•  the safeguarding of Cash; 

 

•  segregation of duties involving Cash handling; 

 

•  the processing of Cash; 

 

•  ensuring the completeness of Cash transactions in the official financial record of Mount 

Royal; and 

 

•  the safety of individuals. 

 

 

E. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Authorized Mount 
Royal Account: 

means the specific bank accounts authorized as per banking 
resolutions of the Board of Governors of Mount Royal 
University or the Board of Directors of the Mount Royal 
University Foundation.  These accounts are established for 
financial operations of Mount Royal University and The Mount 

Cash and Payments Handling Policy 

– April 7, 2008 

Page 3 of 3 

 

Royal University Foundation.  For information on the 
Authorized Mount Royal Account, all operational areas are 
directed to contact the Department of Finance and 
Commercial Operations. 
 

(2) 

Cash: 

refers to all authorized methods of payment acceptable to 
Mount Royal.  This includes cash (bank notes and coin), 
electronic transfers, personal cheques, traveler's cheques, 
bank drafts, money orders, gift certificates and credit and debit 
cards. 
 

(3) 

Organizational Unit: 

a department, faculty, institute, or centre of ongoing 
operational activity generally involving both staff and 
budgetary resources, with an Associate Vice-President, Dean, 
Director, Manager, Coordinator or Supervisor responsible for 
that unit 
 

(4) 

Policy: 
 

means the Cash and Payments Handling Policy  

(5) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy 

 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Internal Control Environment, Cash and Payment Handling Procedures 
•  Petty Cash and Cash Floats Procedures 

 

 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

04/07/2008 

NEW 

 

 

 

08/31/2017 

Reformatted; 
name/title changes 

 

University Secretary 

 

01/21/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

02/21/2021 

Editorial  

Titles and policy 
reference updates 

University Secretary 

University Secretary