Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 1 of 6 

 

 
 

 

STUDENT

 

APPEAL

 

POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 26, 2022 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

AVP Student 
Experience and 
Success 

Review 
Scheduled: 

May 26, 2027 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

The University is committed to ensuring that Students have the right to a fair and equitable process 
for  the  lodging,  hearing,  and  resolving  allegations  of  student  misconduct,  including  the  right  to 
appeal.  The General Faculties - Council Student Affairs Committee is responsible for the oversight 
of this policy and associated procedures. 
 
This  policy  outlines  the  impartial  forum  and  administrative  process  where  Students  can  appeal 
decisions  of  both  academic  and  non-Academic  Misconduct.  The  Board  of  Governors,  through 
approval  of  this  policy,  has  delegated  authority  on  student  appeal  as  outlined  in  this  policy  and 
accompanying procedures. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
This policy, and the associated procedures, provide a means to appeal decisions and resolutions 
associated  with  the  Code  of  Student Community  Standards  and  the  Code  of  Student  Academic 
Integrity  policies.  The  policy  outlines  the  process  and  responsibilities  of  those  involved  in 
requesting, conducting and resolving appeals.  
 
 

C. 

SCOPE 

 

This  policy  provides  a  final  appeal  for  decisions  and  resolutions  made  in  accordance  with  the 
following policies:  

●  The Code of Student Academic Integrity  
●  The Code of Student Community Standards  
●  The Sexual Violence Response Policy 

 
Appeals submitted under this policy are to review the decision and decision making process, they 
are not a re-hearing of the case.  This policy does not address the evaluation of academic work, 
including grade review or University admission related decisions.     
 
 
 
 

Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 2 of 6 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

The Student Appeal Committee (the Committee) is a standing committee of the General Faculties 
Council 

– Student Affairs Committee.  The Committee provides an impartial forum for a student 

who  wants  to  appeal  (Appellant)  Academic  and  Non-Academic  Misconduct  decisions.  The 
decisions of the Committee are final.    
 
 
1. 

MEMBERSHIP

 

 

1.1. 

The chair of the General Faculties Council - Student Affairs Committee will strive 
to  have  the  Committee  membership  be  reflective  of  the  breadth  of  academic 
scholarship  and  representative  of  the  diversity  of  the  University  Community  and 
appoint members as follows;

 

a.  Two (2) faculty members from each of the University faculties appointed for a 

period of two (2) years with an option for a single renewal term

 

b.  One (1) student from each faculty appointed for a period of one (1) year with 

an option for a single renewal term

 

c.  Five (5) staff members for a period of two (2) years with an option for a single 

renewal term

 

 

1.2. 

The  secretary  to  the  General  Faculties  Council  -  Student  Affairs  Committee  or 
designate  will  provide  administrative  support  to  the  Committee  by  maintaining 
documents and records associated with the activity of the Committee.

 

 

 
2. 

COMMITTEE CHAIR 

 

 

2.1. 

The Provost and Vice-President Academic will appoint a Chair for the Committee, 
from the membership outlined above, for a term of three (3) years.  A  Vice Chair 
will be elected annually by the Committee.

 

2.2. 

The Committee Chair’s responsibilities include:

 

a.  Ensuring all members receive training to complete their role;

 

b.  Reviewing  Appeal  Request  Forms  (Request)  to  determine  whether  grounds 

for an appeal are met;

 

c.  Convening the Committee members to serve as members of a Hearing Board;

 

d.  Appointing a Hearing Board Chair for each appeal; 

 

e.  Maintaining reporting requirements of the Committee.  

 

 

 
3. 

HEARING BOARD

 

 

3.1. 

An appeal will be heard by a Hearing Board, a three (3) person panel appointed 
by  the  Committee  Chair  from  the  Committee  membership.    Hearing  Board 
members will be selected to avoid conflicts of interest; have representation of roles 
associated  with  the  type  of  misconduct  and  avoid  causing  harm  to  students  or 
other members.  

 

3.2. 

An academic misconduct appeal must have at least one (1) faculty member and 
one (1) student member; 

 

Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 3 of 6 

 

3.3. 

A  non-academic  misconduct  appeal  will  have  at  least  one  (1)  Faculty  or  staff 
member  and  at  least  one  (1)  student  member  unless  otherwise  decided  by  the 
Committee Chair;  

 

3.4. 

The Committee Chair will appoint a Hearing Board Chair from the faculty or staff 
membership; 

 

3.5. 

No Hearing Board member may have previous knowledge of the case and where 
possible should not have affiliation with the Appellant’s faculty of study; 

 

 

 
4. 

GROUNDS FOR APPEAL

 

 

4.1. 

A Student may Request an appeal on one (1) or more of the following grounds:

 

a.  A procedural error occurred that may have reasonably affected the fairness of 

the process or may have altered the outcome of the case;

 

b.  A reasonable demonstration that the Decision Maker(s) had an unfair bias; 

 

c.  There is new information that was not reasonably available at the time of the 

decision and would likely have resulted in a different outcome; 

 

d.  A reasonable demonstration that the resolution(s) imposed was unreasonable 

when considering the circumstances of the case. 

 

 

 
5. 

REQUESTING AN APPEAL

 

 

5.1. 

A Student who wishes to appeal a decision under this policy may do so in writing 
within  ten  (10)  business  days  of  the  original  decision  being  received.    The 
Committee Chair may extend the timeline to appeal if deemed appropriate.  The 
Request must include: 

 

a.  The ground(s), listed above, under which the appeal is being requested 

b.  An explanation of the grounds that support the request;  

c.  The original decision being appealed;  

d.  A description of the resolution being sought; 

e.  All documents and information to be used as part of the appeal including a list 

of any documents being requested that are not in the Appellant’s possession; 

f. 

A list of any Witnesses who would be participating and Support Person who 
would be in attendance;   

g.  A request, if desired, for the temporary suspension of a resolution(s) and the 

reasons why needed. 

5.2. 

The Appellant may withdraw their Request for appeal at any time.

 

 

 

6. 

APPEAL HEARING

 

 

6.1. 

The  Committee  Chair  is  responsible  to  determine  when  grounds  for  an  appeal 
have been met by an Appellant. If the grounds have not been met, the Committee 
Chair will draft a written decision, including reasons, and provide it to the Appellant. 
If met, an Appeal Hearing will be granted, and the Committee Chair  will appoint 
members to the Hearing Board and normally schedule the appeal hearing within 

Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 4 of 6 

 

thirty  (30)  business  days.  The  Committee  Chair  may  extend  the  time  if  deemed 
appropriate.  

 

 

6.2. 

The Committee Chair will review the Appellant request for temporary suspension 
of  a  resolution(s)  and  may  consult  with  University  Officials  in  assessing  the 
associated  risks  prior  to  a  decision  outcome.    The  Committee  Chair  will 
communicate  in  writing  any  removal  of  any  temporary  resolutions  to  the 
appropriate University Officials.  

 

 

6.3. 

Appeal hearings are closed to the public and are either held in person or virtually 
and  the  Hearing  Board  Chair  is  responsible  for  conducting  the  hearing  in 
accordance with the Student Appeal Procedures.  

 

 
 

7. 

DECISION

 

 

7.1. 

Upon  the  completion  of  the  appeal  hearing,  the  Hearing  Board  will  deliberate.  
Deliberations  are  closed,  and  no  records  of  the  deliberation  will  be  kept.    The 
Hearing Board may find: 

 

a.  In favour of the Appellant and alter the original outcome; 

 

b.  In favour of the Appellant and require a new process to occur; 

 

c.  Against the Appellant and uphold the original decision; 

 

7.2. 

The  Hearing  Board  Chair  will  prepare  a  written  decision,  including  reasons, 
normally within five (5) business days of the hearing.  The decision letter will be 
circulated  to  the  Appellant,  the  Decision  Maker,  the  Committee  Chair,  and  the 
Registrar should the decision require an adjustment to the academic record. The 
decision of the Hearing Board is final.  

 

 

8. 

RECORDS AND REPORTING

 

 

8.1. 

All documents and records collected as a result of these policies and procedures 
will  be  maintained  in  compliance  with  the  University’s  Records  Policy  and  the 
Alberta  Freedom  of  Information  and  Protection  of  Privacy  Act.   The  OSCS  is 
responsible for maintaining all records separate from a student’s academic record.

 

 

8.2. 

The Committee will prepare an annual statistical report of all appeals according to 
the  Code  of  Student  Community  Standards  and  the  Code  of  Student  Academic 
Integrity  policies  for  the  General  Faculties  Council 

–  Student  Affairs 

Committee.  This report shall be anonymized and ensure no identifying information 
is included.  

 

 

 
E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Appellant: 

means the person who has been found responsible for a 
Policy breach and is initiating the appeal Request. 
 

(2) 

Committee Chair: 

means the individual responsible for coordinating the 
appeal review process and appointing Hearing Chairs and 
convening the Hearing Boards. 
 

Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 5 of 6 

 

(3) 

Decision Maker: 

means the person responsible for determining whether or 
not a violation of a policy has occurred and assigns a 
resolution. 
 

(4) 

Hearing Board 

refers to the panel of three (3) members of the University 
who will review the findings of the Decision Maker. 
 

(5) 

Hearing Board Chair: 

means the individual facilitating the appeal process and 
who is responsible for ensuring a fair review. 
 

(6) 

Request: 

an online form used to submit a request to review a 
decision issued as part of the Code of Student Academic 
Integrity or Code of Student Community Standards policies. 
 

(7) 

Support Person: 

an individual, unrelated to the report/incident, who can 
attend meetings throughout the course of an investigation 
or appeal to provide personal support but may not speak 
on their behalf. 
 

(8) 

University: 

means Mount Royal University. 
 

(9) 

University Community: 

includes Students, Employees, the Board of Governors, 
Contractors, Volunteers and Visitors to the University. 
 

(10) 

University Officials: 

a person acting in the capacity as outlined by their 
employment at the University. 
 

(11) 

Witness(es): 

means an individual who was present, either immediately 
before, during, or after an incident who may have 
information regarding the report/incident. Witnesses will 
only be present at the time of their presentation of 
information. 
 

 
 
F. 

RELATED POLICIES 

 

●  Code of Student Academic Integrity Policy and Procedure 
●  Code of Student Community Standards Policy and Procedure 
●  Information Security Policy 
●  Privacy Policy 
●  Records and Information Management Program Policy 

 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

●  Alberta Post Secondary Learners Act 
●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Policy 

 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

●  Appeal Request Form 

 

 

Student Appeal Policy

– May 26, 2022 

 

Page 6 of 6 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)