Presidential Reappointment Procedures 

– date of approval  

Page 1 of 3  

 

 

 

PRESIDENTIAL

 

REAPPOINTMENT

 

PROCEDURES 

 

Procedure 
Type: 

Board 

Initially 
Approved: 

February 26, 
2018 

Procedure 
Sponsor: 

Board of 
Governors 

Last Revised: 

March 17, 
2022 

Administrative 
Responsibility: 

Office of General 
Counsel & 
University 
Secretariat 

Review 
Scheduled: 

April 2023 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

The Human Resources Committee of the Board (“HRC”):

 

 

a. 

leads the reappointment process for the President,

 

b. 

approves terms and conditions of employment for the President, and

 

c. 

approves 

the President’s goals and conducts Presidential performance assessments.

 

 
B. 

PROCEDURES: 

 

1. 

TIME FRAME 

 

1.1 

Normally, the process of reappointment is initiated by the President, in writing to the 
Board Chair, no later than 18 months before the end of their term.

 

 

1.2 

If  the  President  chooses  to  stand  for  reappointment,  the  HRC  shall  establish  a 
Presidential  Reappointment  Committee  that  will  operate  under  terms  of  reference 
approved by the Board of Governors (“Board”).

 

 

1.3 

The reappointment process shall be undertaken expeditiously, and will not exceed 
four months.

 

 

2. 

ASSESSMENT OF PERFORMANCE 

 

2.1 

When a President initiates the process of reappointment, the HRC is responsible for 
overseeing 

an  assessment  of  the  President’s  overall  performance  and  leadership 

during their term of office. 
 

2.2 

The  assessment  is  based  on  the  President’s  leadership,  including  results  of  their 
annual  performance  reviews,  the  performance  of  the  University,  and  consultation 
with members of the Board and selected members of the University community. 
 

2.3 

The HRC shall develop a clear timeline for the assessment process, in consultation 
with the President. 

 

 

Presidential Reappointment Procedures 

– date of approval  

Page 2 of 3  

 

2.4 

In  consultation  with  the  President,  the  HRC  shall  develop  a  list  of  individuals  and 
groups who will be consulted in confidence. 
 

2.5 

The  HRC  shall  establish  a  Presidential  Reappointment  Committee  (“PRC”),  in 
accordance  with  the  Presidential  Reappointment  Committee  Terms  of  Reference, 
whose  responsibility  is  to  administer  the  assessment  process  and  recommend  an 
outcome based on that process. 

 

2.6 

The assessment of performance will include: 

 

a. 

the  President’s  written  self-assessment  of  their  performance  and  reasons  for 
seeking reappointment; 

 

b. 

a  summary  of  the  President’s  past  performance,  prepared  by  the  Office  of 
General Counsel and University Secretariat, based on the results of the annual 
review processes undertaken by the HRC; 
 

c.  results of the consultation with members of the Board and selected members of 

the University community; 

 

d.  discussion(s) between the President and PRC. 

 

2.7 

The  Office  of  General  Counsel  and  University  Secretariat  will  provide  support 
required by the PRC in fulfilling its mandate. 

 

2.8 

The  PRC  will  prepare  and  submit  to  the  Board,  through  the  HRC,  a  final  report 
including a recommendation regarding the President’s reappointment. 
 

2.9 

The  HRC  will  review  the  final  report  submitted  by  the  PRC  and  make  a 
recommendation to the Board for a final decision on the President’s reappointment.

 

 

2.10 

All deliberations of the PRC shall be confidential. 

 

2.11 

The PRC is dissolved upon submission of its final report and recommendation to the 
HRC. 

 

 

3. 

REAPPOINTMENT (Board Process) 

 

3.1 

The Board’s decision on reappointment will be made by motion to accept or reject 
the recommendation of the HRC.  A simple majority of the Board members present 
and eligible to vote is required to pass the motion.  Voting by proxy is not allowed. 

 

3.2 

If the President is recommended for reappointment, the Board Chair, in consultation 
with  and  approval  by  the  HRC,  shall  negotiate  and  conclude  a  contract  with  the 
President. 

 

3.3 

The  Office  of  General  Counsel  and  University  Secretariat  will  provide  support  in 
drafting the President’s contract. 

 

3.4 

The Board Chair will act as the official spokesperson for all matters relating to the 
reappointment process. 

 

3.5 

If the President, at any point after initiating the process, chooses to discontinue the 
reappointment process, the Presidential Search and Appointment Policy and related 
procedures will be followed. 

Presidential Reappointment Procedures 

– date of approval  

Page 3 of 3  

 

 

3.6 

If  the  President  is  not  reappointed  by  the  Board,  the  Presidential  Search  and 
Appointment Policy and related procedures will be followed. 

 
 
C. 

DEFINITIONS 
 
 

(1) 

Board: 

means the Board of Governors 
 

(2) 

Policy: 

means the Presidential Search and Appointment Policy 
 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 
 

 

 

 

 
 
 

D. 

RELATED POLICIES 

 

●  Presidential Search and Appointment Policy 

 
 
 
E. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c.P-19.5 

 
 

F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Presidential Reappointment Committee Terms of Reference 

 
 
G. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

02/26/2018 

NEW 

 

University Secretary 

 

03/17/2022 

Substantial changes 

 

 

Board of Governors