Workplace Violence and Harassment Prevention Policy 

– June 11, 2021 

Page 1 of 5 

 

 

WORKPLACE VIOLENCE AND HARASSMENT 

PREVENTION POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

June 11, 2021 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

Human 
Resources 

Review 
Scheduled: 

June 11, 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

PURPOSE 
 
The purpose of this policy is to contribute to fostering a safe, healthy, and inclusive workplace. It 
expresses the University’s commitment to a workplace that is free of Violence and Harassment, 
and it ensures that the University will meet both its obligations and responsibilities as set out in 
relevant legislation.  

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to Employees, appointees, volunteers and other persons acting on behalf of the 
University. Others may Report an incident of Violence or Harassment if the incident is against one 
of these individuals. 
 
This  Policy  does  not  limit  an  Employee's  ability  to  make  a  report  of  Sexual  Violence  or  Sexual 
Harassment under the Sexual Violence Response policy, nor does it alter any responsibilities of 
the  University  prescribed  under  that  policy.  If  Human  Resources  determines  that  an  allegation 
meets  the  definition  of  Sexual  Violence  or  Sexual  Harassment  under  the  Sexual  Violence 
Response policy, the Sexual Violence Response policy will be used to address the allegation. 
  
 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

GENERAL 

 

1.1 

The  University  is  committed  to  providing  a  workplace  free  of  Violence  and 
Harassment  as  far  as  it  is  reasonably  practicable  to  do  so.  As  part  of  this 
commitment,  the  University  will  provide  access  to  appropriate  resources  and 
response processes to address incidents of Violence and Harassment.  
 

1.2 

The  University  will  investigate  reported  incidents  of  workplace  Violence  and 
Harassment and take corrective action where necessary. 

 

1.3 

The University will not disclose the circumstances related to an incident of Violence 
or Harassment, including the names of any individuals involved, except:  

 

a.  where necessary to investigate the incident or to take corrective action; 

 

Workplace Violence and Harassment Prevention Policy 

– June 11, 2021 

Page 2 of 5 

 

b.  to inform  the  parties  involved  in  the  incident  of  the  results  of  the  investigation 

and corrective action taken, to the extent permissible by the University’s privacy 
obligations; 

 

c.  where necessary to inform of a specific or general threat of Violence or potential 

Violence (such as to Security Services or law enforcement); or, 

 

d.  as required by law. 
 

1.4 

The University will disclose only the minimum amount of personal information that is 
necessary to inform individuals of a specific or general threat of Violence or potential 
Violence. 

 

1.5 

An incident Report may be forwarded by Human Resources to the Office of General 
Counsel.  

 

1.6 

This Policy is not intended to discourage an individual from exercising rights pursuant 
to any applicable legislation, collective agreement, policy or professional body. This 
includes an individual accessing internal complaint or conflict-resolution processes 
available through their union/association if applicable. 

 

1.7 

In  some  cases,  Reports  involving  the  same  parties  may  be  alleged  under  other 
University policies and procedures. In these cases, separate investigations are not 
necessary. The investigator may be instructed to investigate allegations under more 
than one policy. 

 

1.8 

An individual who is found to have breached this policy may be subject to disciplinary 
action  up  to  and  including  termination  of  employment  or  termination  of  any  other 
relationship  they  have  with  the  University.  Disciplinary  action  will  be  taken  in 
accordance  with  the  provisions  of  any  applicable  collective  agreement,  terms  and 
conditions of employment, or contractual agreement. 
 

 

2. 

PRINCIPLES 
 
2.1 

This Policy is not intended to limit or constrain the reasonable exercise of managerial 
functions including, but not limited to:  
 
a.  evaluations or assessments based on work performance;  

 

b.  imposition of discipline; or, 

 

c.  a managerial directive or denial of a request. 

 
 

3. 

REPORTING VIOLENCE AND HARASSMENT 
 
3.1 

Individuals  who  have  been  subjected  to  or  are  otherwise  aware  of  an  incident  of 
Violence  or  Harassment  in  the  workplace  make  a  Report  using  the  Procedure  for 
Reporting Workplace Violence and Harassment. 
 

3.2 

An  Employee  who  is  notified  about  or  who  is  otherwise  aware  of  an  incident  of 
Violence or Harassment in the workplace can also Report the incident. 

 

3.3 

The University may  act at its own discretion  in the  absence of  a Report once  it is 
made aware of an incident. The President or a Vice-President who believes that an 

Workplace Violence and Harassment Prevention Policy 

– June 11, 2021 

Page 3 of 5 

 

incident may have occurred, or that a related systemic issue exists, may, in the best 
interests of the University, submit a Report to the Associate Vice-President, Human 
Resources or designate, to determine if investigation is required. 

 

3.4 

An incident that has occurred more than two (2) years prior to the date of the of the 
Report  will  generally  not  be  investigated  unless  the  Associate  Vice-President, 
Human Resources, determines that the allegation exposes a continued or future risk 
to Employees, students, the public, patient safety, or the integrity or the reputation 
of the University. 

 

3.5 

If  the  incident  is  also  under  investigation  by  the  police  or  another  authority,  the 
University  may  at  its  discretion  continue,  hold  in  abeyance  or  terminate  the 
investigation or any other proceedings related to the matter.  

 
 
4. 

RETALIATION AND FRIVOLOUS OR VEXATIOUS COMPLAINTS 

 

4.1 

All Reports made in good faith will be taken seriously and addressed in an objective, 
appropriate  and  timely  manner,  without  reprisal  against  those  who  Report  an 
incident, or who are otherwise involved in the review or investigation of incidents. 
 

4.2 

An  individual  who  is  found  to  have  made  a  frivolous  or  vexatious  Report  may  be 
subject  to  disciplinary  action  up  to  and  including  termination  of  employment  or 
termination of any other relationship they have with the University. 

 
 
5. 

PREVENTION AND TRAINING 
 
5.1 

The University will provide Violence and Harassment prevention training program(s) 
designed  to  cultivate  a  respectful  workplace  environment  free  from  Violence  and 
Harassment and to bring awareness of this Policy and the Procedure for Reporting 
Workplace Violence and Harassment. 
 

5.2 

Human  Resources,  when  made  aware,  will  ensure  appropriate  resources  are 
available  to  those  who  have  experienced,  likely  to  experience,  or  have  been 
impacted by Violence and Harassment. 

 

5.3 

Violence and Harassment are workplace hazards and are included as part of position 
hazard assessments.  
 
 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Discrimination: 

means  any  action  or  threat  of  action  related  to  a  protected 
ground  in  the  Alberta  Human  Rights  Act  when  the  action  or 
threat of action results in loss of or limit on opportunities to work 
or to fully participate in the workplace or offends the dignity of 
the person. Protected grounds as defined by the Human Rights 
Act are race, colour, ancestry, place of origin, religious beliefs, 
gender,  gender  identity,  gender  expression,  age,  physical 
disability, mental disability, marital status, family status, source 
of income, and sexual orientation.  
 

(2) 

Domestic Violence: 

means, whether at a work site or work-related, the threatened, 
attempted, or actual conduct of a person that causes or is likely 
to cause physical or psychological harm, and is used to control, 

Workplace Violence and Harassment Prevention Policy 

– June 11, 2021 

Page 4 of 5 

 

intimidate or humiliate a  person by  a person  who has, or has 
had, a personal relationship. 
 

(3) 

Employee: 
 

means individuals who are engaged to work for the University 
under  an  employment  contract,  including  but  not  limited  to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees. 
 

(4) 

Harassment: 

means  any  single  incident  or  repeated  incidents  of 
objectionable  or  unwelcome  conduct,  comment,  bullying  or 
action  by  a  person  that  the  individual  knows  or  ought 
reasonably to know will or would cause offence or humiliation, 
or  adversely  affects  the  individual’s  health  and  safety,  and 
includes Discrimination and Sexual Harassment. 
 

(5) 

Report: 

means  the  submission  of  a  statement  either  verbally  or  in 
writing to Human Resources in accordance with the Procedure 
for  Reporting  Workplace  Violence  and  Harassment  that 
provides  details  of  an  incident  of  Violence  or  Harassment.  A 
verbal statement will be transcribed and confirmed as accurate 
by Human Resources.  
 

(6) 

Policy: 
 

means  the  Workplace  Violence  and  Harassment  Prevention 
Policy. 
 

(7) 

Sexual Harassment: 

means  unwanted  or  uninvited  sexual  advances,  remarks, 
gestures, sounds and actions that make a person feel unsafe, 
intimidated, degraded or uncomfortable, or their sexual integrity 
is  compromised,  even  if  the  person  harassing  claims  to  have 
been only joking or didn’t mean to offend. It includes bullying or 
coercion  of  a  sexual  nature,  unwanted  sexual  attention  or 
requests  for  sexual  favours.  It  can  also  include  threatening 
and/or  unwanted  phone  calls,  text  messages,  e-mails,  letters 
and unwanted gifts. 
 

(8) 

Sexual Violence: 

means  any  Violence,  physical  or  psychological,  carried  out 
without  consent  through  a  sexual  means  or  by  targeting 
sexuality.    This  includes,  but  is  not  limited  to,  sexual  assault, 
Sexual  Harassment,  stalking  and/or  monitoring,  indecent 
exposure, voyeurism, degrading sexual imagery, distribution of 
images or video of a community member without their consent. 
 

(9) 

University: 
 

means Mount Royal University. 
 

(10) 

Violence: 

means, whether at a work site or work-related, the threatened, 
attempted, or actual conduct of a person that causes or is likely 
to  cause  physical  or  psychological  harm,  and  includes 
Domestic Violence or Sexual Violence. 

 
 
E. 

RELATED POLICIES 

 

•  List Code of Conduct – Employees 
•  Code of Student Conduct policy 

•  Environmental Health and Safety policy 

•  Expression and Free Speech policy 
•  Offensive/Discriminatory Materials policy 

Workplace Violence and Harassment Prevention Policy 

– June 11, 2021 

Page 5 of 5 

 

•  Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy 

•  Sexual Violence Response policy 

 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act 

•  Alberta Human Rights Act 
•  Alberta Occupational Health and Safety Act 

 
 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Procedure for Reporting Workplace Violence and Harassment 

 
 
H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

3/31/2023 

Definitions 

Definitions 

Policy Advisor 

AVP, HR