Procedure for Reviewing Personal Information 

– June 11, 2021 

Page 1 of 4  

 

 

PROCEDURE FOR REVIEWING PERSONAL 

INFORMATION 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

June 11, 
2021 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last Revised: 

 

Primary 
Contact: 

Information 
Management & 
Privacy Office 

Review 
Scheduled: 

June 11, 
2026 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

REPORTING INCORRECT PERSONAL INFORMATION 
 
1.1 

If an individual believes that their Personal Information associated with any Record 
under the control or custody of the University contains an error or omission, they may 
request that the information be corrected. 
 

1.2 

The  individual  may  have  their  request  addressed  either  informally  by  asking  the 
Unit(s)  who  holds  the  Record  directly  or  by  submitting  a  formal  request  to  the 
Information Management & Privacy Advisor 

(“IMPA”). 

 

1.3 

An individual who requests to review their Personal Information will be required to 
authenticate their identity prior to having their request processed.  
 

 

2. 

INFORMAL CORRECTION OF PERSONAL INFORMATION 

 

2.1 

Upon receipt of an informal request to correct information, the Unit may correct the 
information if it is satisfied that the Record contains an error or omission. 
 

2.2 

If the Unit is aware that other Units may hold Records containing a similar error or 
omission, they must notify  those  other  Units of the request.  The other Unit(s)  will 
determine if the request impacts the Records they hold. 
 

2.3 

If a Unit does not correct the information, it will notify the individual and advise them 
of their right to submit a formal request to correct their  Personal Information to the 
University Information Management & Privacy Advisor. 

 

 
3. 

FORMAL CORRECTION OF PERSONAL INFORMATION 
 
3.1 

All  formal  correction  requests  must  be  submitted  through  a  Request  to  Correct 
Personal Information Form to the IMPA and contain sufficient information to identify 
any  Records  under  the  control  or  custody  of  the  University  which  are  alleged  to 
contain errors or omissions. 
 

3.2 

The IMPA, in consultation with the Unit who holds the Record, will review the request, 
and determine whether a correction or annotation will be made to the Record. 

Procedure for Reviewing Personal Information 

– June 11, 2021 

Page 2 of 4  

 

3.3 

A Record will be corrected where: 
 
a.  the Record contains an error or omission; 
 
b.  the Personal Information to be corrected must belong to the individual requesting 

the correction; and 

 

c.  the Record is not an opinion about the individual. 

 

3.4 

The University will provide its final response to a formal request to correct Information 
within  30  calendar  days  of  initial  receipt.  That  timeline  may  be  extended  only  in 
accordance  with  the  limited  circumstances  provided  under  the  Act.  The  IMPA  will 
notify  the  requestor  of  the  date  of  final  response  or  if  a  timeline  extension  is 
warranted. 

 

3.5 

Where a record is not corrected, that record will be annotated to note the requested 
correction  and  the  decision  to  not  correct  the  Record.  A  requestor  who  disagrees 
with the University's decision to annotate instead of correct Personal Information will 
be advised of their right to ask the Commissioner to review the University's decision. 
 

3.6 

Any  annotation  that  is  made  to  a  Record  must  be  made  in  such  a  way  that  the 
annotation is accessible when the Record is retrieved. 

 

3.7 

If a correction or annotation is made, the University must determine if it has disclosed 
the Personal Information to a third party in the year preceding the initial request.  If 
so,  the  University  should  inform  the  third  party  about  the  correction  or  annotation 
unless the correction or annotation is deemed to be not material and the requestor 
agrees that notification is not necessary.  

 

3.8 

If there is disagreement with the accuracy of the Personal Information and the Unit 
believes the information, they have is accurate, the file must be annotated to show 
that the individual disagrees with the information contained in the Record. 
 
 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Act, the: 

means  the  Freedom  of  Information  and  Protection  of 
Privacy Act (FOIP) of Alberta 
 

(2) 

Commissioner:  

means  the  Information  and  Privacy  Commissioner  of 
Alberta appointed in accordance with the Act 
 

(3) 

Employee: 
 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the 
University under an employment contract, including but 
not  limited  to  faculty,  staff,  exempt,  casual  and 
management employees  
 

(4) 

IMPA: 

means  the  University’s  Information  Management  & 
Privacy Advisor 
 

(5) 

Personal Information: 
 

means  recorded  information  about  an  identifiable 
individual, including: 
 

a.  the 

individual’s  name,  home  or  business 

address  or  home  or  business  telephone 
number, 

Procedure for Reviewing Personal Information 

– June 11, 2021 

Page 3 of 4  

 

 

b. 

the  individual’s  race,  national  or  ethnic  origin, 
colour  or  religious  or  political  beliefs  or 
associations, 
 

c. 

the individual’s age, sex, marital status or family 
status, 
 

d.  an  identifying  number,  symbol  or  other 

particular assigned to the individual, 
 

e. 

the  individual’s  fingerprints,  other  biometric 
information,  blood  type,  genetic  information  or 
inheritable characteristics, 
 

f. 

information  about  the  individual’s  health  and 
health care history, including information about 
a physical or mental disability, 
 

g. 

information  about  the  individual’s  educational, 
financial,  employment  or  criminal  history, 
including criminal records  where a pardon has 
been given, 
 

h. 

anyone else’s opinions about the individual, and 
 

i. 

the  individual’s  personal  views  or  opinions, 
except if they are about someone else. 

 

(6) 

Policy: 
 

means the Privacy Policy  

(7) 

Record: 

means a Record of information in any form and includes, 
but  is  not  limited  to,  notes,  emails,  letters,  images, 
audiovisual  recordings,  documents,  maps,  drawings, 
photographs, letters, invoices, and any other information 
that  is  written,  photographed,  recorded,  captured,  or 
stored  in  any  manner.  Notably,  the  definition  does  not 
include  software  or  any  mechanism  that  produces  or 
reads records.   
 

(8) 

Unit: 

Means and academic or business Unit of the University 
 

(9) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Access to Information policy 

•  Information Security policy 
•  Privacy policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Freedom of Information and Protection of Privacy Act, RSA, 2000, c F-25 

 

Procedure for Reviewing Personal Information 

– June 11, 2021 

Page 4 of 4  

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Request to Correct Personal Information Form 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

01/19/2022 

Editorial 

Related Policies 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary