Procedure for Selection of a Dean 

– December 2, 2023 

 

Page 1 of 3  

 

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

SELECTION

 

OF

 

A

 

DEAN 

 

Procedure 
Type: 

 
Management 
 

Initially 
Approved: 

December 2, 
2023 

Procedure 
Sponsor: 

Provost and Vice-
President, 
Academic 

Last Revised: 

 

Primary 
Contact: 

AVP, Human 
Resources 

Review 
Scheduled: 

December 2, 
2028 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

The purpose of this Procedure is to outline the process for the selection and appointment of a Dean 
in the Division of Academic Affairs. 
   

 

1. 

SEARCH AND SELECTION OF A NEW DEAN 

 

1.1 

The  Provost  and  Vice-President,  Academic  will  inform  the  University  Community 
about the position of Dean to be filled and begin advertising the position.  

 

1.2 

The Provost and  Vice-President Academic will form a Selection  Committee  with  a 
membership  that  is  consistent  with  the  Selection,  Review  and  Reappointment  of 
Dean Policy. 

 
 

2. 

SELECTION COMMITTEE MEMBERSHIP AND SEARCH PROCEDURES 
 

2.1 

Selection Committee Membership and Appointment  

 

a.  The Selection Committee composition varies by Faculty and is to be formed 

with the composition outlined in Appendix A: Selection Committee of a Dean. 
 

b.  The Provost and Vice-President, Academic may appoint one or two members 

to ensure balance, representation and equity. 
 

c.  Appointment of each person to the Selection Committee shall be  conditional 

on their agreement to maintain in confidence all of the information discussed 
by  the  Committee  and  to  exercise  their  authority  and  responsibility  as  an 
individual  such  that  decisions  may  be  taken  at  the  time  and  place  of  the 
Committee meetings. 
 

d.  If  the  association  of  any  members  of  the  Selection  Committee  with  Mount 

Royal University, as defined above, is terminated or in any  way significantly 
altered,  or  if  for  any  reason  any  member  is  unable  to  carry  out  their 
responsibilities  on  the  Committee,  as  defined  herein,  the  Provost  and  Vice-
President, Academic may consider replacing that individual as a member. 

 

Procedure for Selection of a Dean 

– December 2, 2023 

 

Page 2 of 3  

 

2.2 

Resources  

 

The  Associate  Vice-President,  Human  Resources  (or  designate)  will  serve  as  a 
resource to the Selection Committee. 
 

2.3 

Meetings 

 

a.  Meetings of the Committee will be held at the call of the Chair. 
 
b.  Quorum for meetings of the Committee will be at least half the members, 

including the Chair. There shall be no provision for proxies, substitutes or 
alternates. 

 
c.  Committee members should attend all interviews to participate in the 

discussion of the recommendation. Recordings may be utilised to facilitate 
the selection committee process.  

 
d.  The Committee shall advise the Provost and Vice-President, Academic on a 

recommendation to make to the President. 

 

2.4 

Terms of Reference  

 

a.  The Committee shall solicit the views of the University Community regarding 

criteria for the selection of candidates.   

 
b.  The Committee shall recommend criteria for the selection of candidates to the 

President  for  approval,  and  the  approved  criteria  shall  be  publicized  in  the 
University Community. 

 
c.  Other actions to be taken are as follows: 

 

i. 

The  Committee  may  retain  a  recruitment  consultant  to  assist  in  the 
search for the Dean. 

 
ii. 

The  Committee  and  the  consultant  shall  invite  applications  for  the 
vacancy. 

 
iii. 

The Committee, with the assistance of the consultant, shall establish 
an acceptable long list of candidates. 

 
iv. 

The  Committee  shall  shorten  the  list  of  candidates  to  the  prime 
finalists, and then, by whatever means it deems appropriate, rank the 
desirable candidates on the short list and present to the President with 
a recommendation of either the name of one candidate, or a ranked 
list, for appointment as Dean. The appointment  will be made by  the 
President. 

 
v. 

In the event that none of the candidates is deemed desirable by the 
Committee  or  in  the  event  that  the  President  does  not  choose,  or 
succeed  in  the  appointment  of  a  candidate  recommended  by  the 
Committee,  the  search  procedures  described  herein  shall  be 
reactivated. 

 

 

 
3.  CONFIDENTIALITY 

 

Procedure for Selection of a Dean 

– December 2, 2023 

 

Page 3 of 3  

 

All discussions regarding the search and appointment of a Dean shall be carried out in 
confidence. 

 
 

 
4.  APPOINTMENT OF A NEW DEAN 

 

4.1 

The President will make the appointment of a new dean on the advice of the Provost 
and Vice-President, Academic.  
 

4.2 

The Provost and Vice-President, Academic, in consultation with Human Resources, 
will negotiate and conclude a contract with the candidate approved for appointment 
as Dean. 
 

4.3 

When the individual being appointed has a tenured position at another institution, the 
Committee  may  recommend  that  the  candidate  be  offered  an  appointment  with  a 
tenured faculty position in an appropriate unit. 

 
 
 
B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Dean:  

Means a dean of a Faculty within the Academic Affairs Division. 
 

(2) 

Policy: 

means the Selection, Review and Reappointment of Dean Policy 
 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 
 

(4) 

University 
Community: 

The Board of Governors of Mount Royal University, Mount Royal 
University faculty, staff and students.

 

 

 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

●  Selection, Review and Reappointment of Dean Policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Procedures for Reappointment of a Dean 
●  Appendix A: Selection Committee of a Dean in the Selection, Review and Reappointment 

of a Dean Policy 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

12/02/2023 

Initially Approved 

 

 

Board of Governors