A. 

PURPOSE 

 

This  Policy  ensures  curriculum  proposals  receive  due  consideration  based  on  principles  of 
collegiality and recognition for discipline expertise. It is in place to ensure that all components of 
ministry-approved  programs  are  reviewed  by  appropriate  parties  and  considered  in  a  timely 
manner. 

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all curriculum changes and approvals for ministry-approved programs. 

 

C. 

RESPONSIBILITY 

 

It  is  the  responsibility  of the  Provost  and  Vice-President,  Academic  to ensure  these  policies  are 
implemented and maintained as well as to ensure that there is appropriate communication with the 
provincial ministry. 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

This section outlines how the following terms are to be interpreted in the context of this policy. 

 

(1) 

Originator  refers  to  the  individual  who  enters  the  curriculum  submission  into  the 
Curriculum Proposal system. It is understood that the originator is doing so on behalf of a 
Department or Faculty.

 

 

(2) 

Submission refers to the form within the Curriculum  Proposal system that captures the 
necessary information for  all  levels of approval. This term may be  used interchangeably 
with ‘curriculum submission’ within this policy.

 

 

(3) 

Department refers to the  Department,  Area, Centre  or Program Area as determined  by 
the Faculty.

 

 

(4) 

Curriculum Administrator refers to Registrar (or designate).

CURRICULUM

 

APPROVAL

 

POLICY

 

FOR

 

MINISTRY

 

APPROVED

 

PROGRAMS 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

October 1, 1995 

Policy 
Sponsor: 

Provost & Vice-
President, Academic 

Last 
Revised: 

November 24, 
2023 

Primary 
Contact: 

Registrar & AVP 
Enrollment 
Management 

Review 
Scheduled: 

May 20, 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 

(5) 

Faculty  Council  refers  to  the  deliberative  body  responsible  for  the  affairs,  and  that 
expresses the collective will of the Faculty.

 

(6) 

Faculty  Curriculum  Committee  refers  to  the  body  within  each  Faculty  that  evaluates 
curriculum submissions on behalf of the Faculty Council.

 

 

(7) 

Course  refers  to  an  academic  unit  of  instruction  normally  valued  as  three  (3)  credits  or 
multiples of three (3) credits.

 

 

(8) 

Credit refers to the unit of measurement that reflects student workload rather than contact 
hours.  Normally,  nine  (9)  to  twelve  (12)  hours  of  academic  time  and  effort  per  week  is 
expected  for  three  (3)  credits,  where  academic  time  and  effort  would  include  class  time 
(e.g.,  lectures,  labs,  studios,  tutorials,  etc.),  experiential  or  blended  components  and  all 
independent  study  (e.g.,  essays,  assignments,  readings,  preparation,  study,  reflection, 
etc.).

 

 

(9) 

Recommend refers to when an administrative body reaches agreement through a review 
process on the next action to be taken with a curriculum submission. This may include, but 
is not restricted to, returning the submission to the Originator, tabling the submission for 
further discussion or sending the submission to the next stage of the approval process.

 

 

(10) 

Approve refers to the approval of a curriculum submission that is required for a submission 
to proceed  on  the  approval  path.  Authority  for  Final  Approval  rests  with  the  final  review 
body in each approval path.

 

 

(11) 

Letter of Intent 

refers to the form detailing a Faculty’s interest in proposing a new program, 

suspension  of  a  current  program  (temporarily  or  permanently),or  a  program  termination 
that requires ministerial approval.

 

 

(12) 

Approval in  Principle refers to institutional support for full curriculum development and 
submission of curriculum to the provincial ministry.

 

 

(13) 

Program Suspension refers to the institutional intent/decision to cease intake into and/or 
delivery of a program for a specified period of time. Normally, this would be no longer than 
eight  academic  years  for  a  degree  program  or  six  academic  years  for  a  diploma  or 
certificate program.

 

 

(14) 

Program  Termination  refers  to  the  institutional  intent/decision  to  permanently  cease 
delivery of a program and to remove the program from the provincial Provider and Program 
Registry System (PAPRS).

 

 

E. 

APPROVAL PROCESSES OVERVIEW 

 

The following overview outlines the administrative bodies that review submissions as well as the 
order  of  review  for  each  type  of  submission.  More  detailed  information  is  contained  in  the 
companion Curriculum Proposals User Guide available through the Curriculum Approval system. 
Each administrative body reviews a submission and Recommends action unless otherwise noted. 

 

(1) 

New Programs 

 

1.1 

Mount Royal acknowledges and endorses all delegated new program approval 
status criteria as outlined in the CAQC Handbook.  
 

1.2 

This is a request to create a new program that leads to a ministry-approved 
program. There are three stages of approval for new programs: 

 

 

(a) 

Internal Approval in Principle

 

 

i. 

Development  of  the  Letter  of  Intent  (approved  by  the  Dean  of  the 
originating Department)

 

ii. 

Letter of Intent (supported by by the Dean, University Library, Information 
Technology  Services,  Financial  Services  and  Risk  Management, 

Vice-

Provost and Associate Vice-President, Students 

and Provost)

 

iii. 

Chair  of  Faculty  Curriculum  Committee  (recommend  to  15-day 
consultation period)

 

iv. 

15-

day  consultation  period  (including  Provost’  Council,  Advisory 

Committees and student and/or academic support units)

 

v. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to the Provost)

 

vii. 

Provost (recommend to APCC)

 

viii. 

APCC (recommend to GFC)

 

ix. 

GFC (approval to advance to ministry) 

x. 

Proceed to (b)

 

 

(b) 

External Approval

 

 

i. 

Submit  documents  to  ministry  in  accordance  with  ministry-approved 
processes

 

ii. 

Ministry (approve)

 

 

 

(c) 

Final Internal Approval of Curriculum

 

 

i. 

Follow approval process for each curriculum type 

 

(2) 

Program Suspension

 

 

This is a request to suspend a ministry-approved program. This includes the suspension 
of admission to a program temporarily or permanently. 

 

i. 

Ministry Proposal Template drafted (approved by the Provost)

 

ii. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 
consultation period)

 

iii. 

15-day consultation period

 

iv. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Registrar)

 

v. 

Registrar (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to GFC)

 

viii. 

GFC (approval to advance to ministry)

 

ix. 

Ministry (final approval)

 

 

 

(3) 

Program Termination 

 

This is a request to terminate a ministry-approved program. 

 

i. 

Ministry Proposal Template drafted (approved by 

 

the Provost)

 

ii. 

Chair of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-dayconsultation period) 

iii. 

15-day consultation period

 

iv. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to Registrar)

 

v. 

Registrar (recommend to Faculty Council)

 

vi. 

Faculty Council (recommend to the APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to GFC)

 

viii. 

GFC (approval to advance to ministry)

 

ix. 

Ministry (final approval)

 

 

 

(4) 

Major Program Changes 

 

This is a request to substantially alter the curriculum of a program, to introduce a series of 
minor  changes  that  would  have  a  significant  collective  impact  on  program  delivery  or  to 
change a program element that requires GFC approval as defined by the Post-Secondary 
Learning Act. 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or Designate (recommends to Curriculum Administrator))

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of Faculty Curriculum 
Committee)

 

iv. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 
consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 
and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Registrar)

 

vii. 

Registrar (recommend to the Faculty Council)

 

viii. 

Faculty Council (recommend to APCC)

 

ix. 

APCC (recommend to GFC)

 

x. 

GFC (final approval)

 

 

(5) 

New Courses, Course Changes and Minor Program Changes 

 

This  is  a  request  to  create  a  new  course,  delete  a  course  as  a  program  requirement, 
change a course or make a minor change to the core requirements of a program within the 
originating Faculty. 

 

i. 

Originator (creates and recommend to Chair or designate)

 

ii. 

Chair/ or Designate (recommend Curriculum Administrator) to Chair of 
Faculty Curriculum Committee or designate)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommend to Chair of Faculty Curriculum 
Committee)

 

iv. 

Chair  of Faculty Curriculum Committee (recommend to 15-day 
consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 
and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Faculty Council)

 

vii. 

Faculty Council (recommend to Registrar)

 

viii. 

Registrar (final approval)

 

(6) 

Editorial Calendar Change 

 

This is a request to add, omit or amend general text within the academic calendar that is 
not associated with academic  regulations, that  does  not alter curricular content and that 
does not impact a student’s ability to access or complete a course. 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair 

or 

designate  (recommends  to  recommends  Curriculum 

Administrator)

 

iii. 

Curriculum 

Administrator 

(recommends 

to 

Faculty 

Curriculum 

Committee)

 

Faculty Curriculum Committee (recommend to the Registrar) 

iv. 

Registrar (final approval)

 

 

 

(7) 

General Education Courses 

 

This is a request to create or change a GNED-prefixed Course or to provide a discipline-
specific Course with a GNED designation. 

 

(a)  New or Course Change for GNED-Prefixed Courses

 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or designate from the Department of General Education 
(recommends to Curriculum Administrator)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of University General 
Education Curriculum Committee)

 

iv. 

Chair  of  University  General  Education  Curriculum  Committee 
(recommend to 15-day consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 
and/or academic support units)

 

vi. 

University General Education Curriculum Committee (recommend to 
APCC)

 

vii. 

APCC (recommend to Registrar)

 

viii. 

Registrar (final approval)

 

 

(b)  Discipline-Specific Courses for GNED Designation

 

 

i. 

Originator (creates and recommends to Chair or designate)

 

ii. 

Chair or designate (recommends to Curriculum Administrator)

 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to Chair of Faculty Curriculum 
Committee)

 

iv. 

Chair of Faculty Curriculum Committee of the Originating Department 
(recommend to 15-day consultation period)

 

v. 

15-day consultation period (including Advisory Committees and student 
and/or academic support units)

 

vi. 

Faculty 

Curriculum 

Committee  of  the  Originating  Department 

(recommend to the Faculty Council)

 

vii. 

Faculty Council of the Originating Department (recommend to University 
General Education Curriculum Committee)

 

viii. 

University General Education Curriculum Committee (recommend to 
Registrar)

 

ix. 

Registrar (final approval)

 

 

(c) 

Editorial change for GNED-Prefix Courses 
i. 

Originator (created and recommends to Chair or designate) 

ii. 

Chair or designate (recommends to Curriculum Administrator) 

iii. 

Curriculum Administrator (recommends to University General Education 
Curriculum Committee) 

iv. 

University General Education Curriculum Committee (recommends to the 
Registrar) 

v. 

Registrar (final approval) 

 

F. 

15-Day Consultation Period 

 

(1) 

With the exception of Editorial Calendar Changes, a 15-day consultation period is 
required for all curriculum submissions made between August 15 and May 15. All Chairs, 
Deans, members of Faculty Curriculum Committees, and members of APCC can provide 
feedback during this period. The last day of the academic year to submit a curriculum 
submission to the 15-day consultation period is May 1.

 

 

(2) 

With the exception of Editorial Calendar Changes, curriculum submissions can still be 
submitted for consultation between May 2 and August 14. Any submissions submitted on 
or between May 2 and August 14 will have a consultation deadline of September 1.

 

 

(3) 

The Originator is responsible for reviewing feedback provided during the consultation 
period and resolving any formal objections with the provider of the feedback.

 

 

(4) 

If an objection cannot be resolved between these two parties, the Originator must forward 
the concern and objection to the Chair of APCC for resolution.

 

 

(5) 

If the Originator and the provider of the feedback are within the same Faculty, the Chair of 
the Faculty Curriculum Committee will forward the concern via email along to the Dean (or 
designate) of that Faculty for resolution.

 

 

(6) 

The Originator should outline the objector’s concern, as well as the Originator’s response 
to the objection, including all pertinent rationale.

 

 

(7) 

The Chair of APCC will communicate the outcome of APCC’s decision or advise of any 
additional requirements for information to the Originator and the objector of the submission.

 

 

 

G. 

ROLES, RESPONSIBILITY AND AUTHORITY 

 

(1) 

Originator is responsible for:

 

 

(a) 

determining the appropriate approval path;

 

(b) 

consulting with the appropriate individuals or groups;

 

(c) 

identifying and assessing potential impacts on programs/courses outside of the 
Faculty;

 

(d) 

completing all curriculum proposal forms;

 

(e) 

ensuring that the information contained in the submission is accurate and 
complete; and

 

(f) 

reviewing feedback collected during the consultation period and resolve formal 
objections to a submission.

 

 

 

(2) 

Curriculum Administrator is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that a submission is following the appropriate approval path.

 

 

(3) 

Department Chair (or designate) is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that a submission has been approved prior to the consultation period 
and 

prior to the Faculty Curriculum Committee’s review of the submission;

 

(b) 

supporting the Originator in the full completion of all relevant forms;

 

(c) 

assessing departmental impacts; and

 

(d) 

making recommendations to the Faculty Curriculum Committee when required.

 

 

(4) 

Advisory Committees, when in place and when appropriate, are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing and advising the Dean with respect to new programs, program 
suspensions and/or deletions within its specific program area;

 

(b) 

reviewing and advising the Dean with respect to new courses, course deletions 
and/or program changes; and

 

(c) 

providing recommendations to the Faculty Council (where applicable).

 

 

(5) 

Chair of Faculty Curriculum Committee is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring curriculum submissions are complete and following the correct approval 
path in accordance with recommendations from the Registrar; and

 

(b) 

initiating the 15-day consultation period.

 

 

(6) 

Faculty Curriculum Committees are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions;

 

(b) 

assessing student impact, student input, cross impact, Library impact and 
Information Technology impact statements; and

 

(c) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path.

 

 

(7) 

University General Education Curriculum Committee is responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions for GNED prefix courses and courses 
requesting or changing GNED designation;

 

(b) 

assessing student impact, student input, cross impact, Library impact and 
Information Technology impact statements;

 

(c) 

assessing course criteria for determination of cluster goals;

 

(d) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(e) 

revalidating courses within the GNED inventory;

 

(f) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path; 
and

 

(g) 

approving discipline-specific courses for additions and deletions to the General 
Education inventory.

 

 

(8) 

Faculty Councils are responsible for:

 

 

(a) 

reviewing all curriculum submissions;

 

(b) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(c) 

ensuring all potential impacts have been addressed;

 

(d) 

recommending submissions in accordance with the associated approval path; and

 

 

(e) 

reviewing and approving New Courses, Course Changes, and Minor Program 
Changes.

 

 

(9) 

Dean/AVP (or designate) is responsible for:

 

 

(a) 

ensuring that all curriculum submissions are reviewed by the Faculty;

 

(b) 

identifying and assessing overall content, budget implications and cross impacts 
within the Faculty;

 

(c) 

ensuring that potential impacts on programs/courses outside of the Faculty have 
been addressed;

 

(d) 

provide Advisory Committee recommendations to applicable departments;

 

(e) 

initiating the 15-day consultation period (for Letters of Intent only);

 

(f) 

resolve any formal objections collected during the consultation period that remain 
unresolved between two parties within the same faculty;

 

(g) 

approving submissions on behalf of the Faculty Council; and

 

(h) 

responsible for ensuring completion and accuracy of program and curriculum 
changes submitted to the ministry and CAQC.

 

 

(10) 

Registrar is responsible for:

 

 

(a) 

approving Editorial Calendar Changes;

 

(b) 

ensuring all submissions are complete and accurate;

 

(c) 

reviewing all proposals to ensure their conformity with Calendar standards, 
including terminology, format, completeness of information, and accuracy;

 

(d) 

ensuring consistency with institutional admission requirements;

 

(e) 

ensuring conformity of course and program credit assignment with established 
policies and ministry guidelines;

 

(f) 

managing transfer credit agreements;

 

(g) 

ensuring consistency with course and program prerequisites;

 

(h) 

addressing all other issues that may fall within the jurisdiction of the Office;

 

(i) 

maintaining the records of all approved changes to the credit curriculum;

 

(j) 

submitting program and curriculum changes, along with required documentation, 
to the provincial ministry and CAQC through PAPRS; and

 

(k) 

recommending submissions in accordance with the associated approval 
path.

 

 

(11) 

Academic Programs and Curriculum Committee is responsible for managing its affairs 
in a manner consistent with pertinent by-laws outlined in the General Faculties Council By-
laws. In reviewing curriculum submissions, this committee is responsible for:

 

 

(a) 

policies and procedures for mounting, implementing, evaluating and deleting 
courses and programs;

 

(b) 

the conformity of courses and programs to the University's formal statements of 
goals and objectives;

 

(c) 

reviewing and providing feedback for curriculum submissions within the 15-day 
consultation period;

 

(d) 

resolving any formal objections collected during the consultation period that 
remain unresolved between two parties in different faculties; and

 

(e) 

making recommendations to General Faculties Council.

 

 

(12) 

General Faculties Council is responsible for managing its affairs in a manner consistent 
with  the  General  Faculties  Council  By-laws.  With  respect  to  curriculum  submissions, 
General Faculties Council is responsible for:

 

 

 

(a) 

reviewing 

the 

recommendations 

of 

the 

Academic 

Programs 

and 

Curriculum Committee;

 

(b) 

reviewing and approving New Programs, Program Suspensions, and Program 
Terminations for submission to the provincial ministry;

 

(c) 

reviewing and approving Major Program Changes; and

 

(d) 

through the Secretary to the General Faculties Council, ensuring that the 
Registrar is notified of all approved submissions.

 

 
 

 

E. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Post-secondary Learning Act

 

 

 

F. 

REVISION HISTORY

 

 

Date 
(mm,dd,yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 

10 15 2015 

Revision of approval 
process, roles & 
authorities 

D., E., F. 

Vice-Provost and 
Associate 
Vice-President, 

Students 

GFC 

05-20-2022 

Major Revisions 

D, G 

University Registrar 

GFC 

11-24-2023 

Minor revisions  

E 1.1 

Academic Quality 
Assurance Coordinator 

GFC 

11-22-2024 

Minor revisions 

E 7 

University Registrar 

GFC