Death of a Student Policy 

– October 28, 2019 

Page 1 of 3 

 

 

DEATH

 

OF

 

A

 

STUDENT

 

POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

October 26, 
2005 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last 
Revised: 

October 28, 
2019 

Primary Contact: 

Executive 
Director, Student 
Affairs 

Review 
Scheduled: 

October 28, 
2024 

Approver: 

Board of Governors 

 

A. 

OVERVIEW 

 

 

When  the  death  of  a  Student  occurs,  it  is  the  responsibility  of  the  University  to  respond  in  an 
appropriate manner.  

 

B. 

PURPOSE 

 

This P

olicy ensures the University’s response is compassionate and respectful and that necessary 

administrative procedures are carried out as efficiently and effectively as possible.  

 

 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to the 

University’s administrative response to the death of a Student.  

 

 

D. 

POLICY STATEMENT  

 

1. 

GENERAL PRINCIPLES

 

 

1.1 

The  University  will  act  compassionately,  respond  respectfully  and  appropriately 
consider the wishes of the family or next-of-kin when responding to the death of a 
Student. 

 

 

1.2 

When  a  member  of  the  University  community  becomes  aware  of  the  death  of  a 
Student, they must notify the Office of Student Community Standards.  
 

1.3 

Information gathered will be verified for accuracy and information disclosure will be 
in accordance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

 

 

1.4 

Units  will  work  together  cooperatively  and  with  any  external  groups  to  ensure  a 
timely and effective closure to all administrative responsibilities when responding to 
the death of a Student.  

 
 
 
 

 
 

Death of a Student Policy 

– October 28, 2019 

Page 2 of 3 

 

2. 

AUTHORITY

 

 

2.1 

Executive Director, Student Affairs is responsible for the U

niversity’s administrative 

response to the death of a Student. 

 

 

2.2 

The  Office  Student  Community  Standards  will  coordinate 

the  University’s 

administrative response to a death of a Student in accordance with the Death of a 
Student Procedures.

 

 

2.3 

In the  event the  deceased  Student  is also  a University  employee,  the  Executive 
Director,  Student  Affairs  will  consult  with  Human  Resources  to  determine  best 
course of action.

 

 

2.4 

The Executive  Director, Student Affairs will consult a  Director of the  Emergency 
Operations  Centre  (EOC)  for  possible  EOC  activation  in  accordance  with  the 
Emergency Management policy. 

 

2.5 

Units are responsible for establishing protocols that guide their area in supporting 
the University’s administrative response  to a death  of a  Student in coordination 
with the Office of Student Community Standards.  

 
 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Policy: 

means the Death of a Student Policy 
 

(2) 

Student: 

means a person currently registered or has been registered 
in  one  of  the  last  six  academic  semesters  (including  spring 
and summer) in a credit or non-credit program 
 

(3) 

Unit: 

means any centre,  department, division, faculty,  program or 
school; as well as any administrative group of the University 
 

(4) 

University 

means Mount Royal University 

 

 

F. 

RELATED POLICIES

 

 

●  Academic Standing, Continuance and Graduation Policy 
●  Emergency Management Policy 
●  Records and Information Management Program Policy 
●  Registration Policy 

 

G. 

RELATED LEGISLATION

 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act

 

●  Alberta Interdependent Relationships Act 
●  Alberta Health Information Act 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Death of a Student Procedure

 

 
 

Death of a Student Policy 

– October 28, 2019 

Page 3 of 3 

 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

10/2005 

 

 

 

 

01/2006 

 

 

 

 

10/28/2019 

Comprehensive 
Revision 

All 

Executive Advisor, 
SACL 

Board of Governors 

01/24/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary 

02/11/2021 

Editorial 

Title/office name 
changes from SACL to 
Vice-Provost & AVP 
Students 

University Secretary 

University Secretary 

12/09/2022 

Editorial 

Job titles 

Policy Advisor 

Policy Sponsor