EXTERNAL GRANTS (NON-RESEARCH) POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

December 17, 
2018 

Policy Sponsor: 

VP, Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

AVP, Finance and 
Commercial 
Operations 

Review 
Scheduled: 

May 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

The  University  engages  in  activities  supported  by  external  funds  through  various  funding 
arrangements.   
 
This  Policy  establishes  criteria  by  which  proposals  for  operating,  program,  and  capital  grants 
seeking external funds are: 
 

a.  r

eviewed to ensure alignment with the University’s strategic objectives and priorities, 

 

b.  evaluated in a consistent and coordinated manner, with full consideration of all institutional 

impacts and obligations; and 

 

c.  approved by the appropriate Approval Authority. 

 
 

B. 

PURPOSE 
 
This  Policy  ensures  that  all  efforts  in  the  cultivation,  solicitation,  application  and  acceptance  of 
external  funds  relating  to  operating,  program,  and  capital  grants  are  appropriately  authorized, 
coordinated, and carried out in a manner that is aligned with the strategic priorities of the University. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

This  Policy  applies  to  all  Employees  engaged  in  solicitation,  application  and  acceptance  of 
operating, program, or capital grants involving external funds.  
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

GENERAL 

 

1.1 

The  University  will  engage  in  activities  for  the  cultivation,  generation  and  use  of 
operating, program, or capital grants involving external funds where such resources 
and  activity  support  the 

University’s  strategic  objectives;  are  authorized  by  the 

appropriate authority; and,  are undertaken with full awareness of all relevant  legal 
and contractual obligations. 

External Grants (Non-Research) 

– December 17, 2018 

Page 1 of 4 

 

1.2 

Employees who engage in funding activities for operating, program, or capital grants 
involving external funds share responsibility for ensuring appropriate due diligence 
is completed while drafting proposals.   
 

1.3 

All proposals for operating, program, or capital grants involving external funds must 
receive appropriate oversight, review and approval from their initial concept through 
implementation plan in advance of their submission to the relevant granting agency 
or external party. 
 

 
2. 

PROPOSAL REQUIREMENTS 
 
2.1 

An  Employee  may  only  submit  a  proposal  seeking  external  funding  for  operating, 
program, or capital grants involving external funds after receiving approval from the 
appropriate  Approval  Authority  for  the  resulting  Contract  as  per  the  Contractual 
Signing Authority Policy. 
 

2.2 

All proposals for operating, program, or capital grants involving external funding must 
include  sufficient  budgetary  considerations  to  address  ongoing  obligations  and 
indirect costs to the University. 
 

2.3 

The Approval Authority  of a proposal seeking  external funds must ensure that the 
proposal: 
 

a. 

aligns with institutional strategic objectives and priorities; 
 

b. 

has been reviewed from a financial and appropriate resource perspective, in 
consultation with Finance and Commercial Operations; 
 

c. 

has been reviewed in consultation with appropriate departments prior to their 
submission, where proposals raise issues that require specialized expertise.

 

(e.g.: Legal Services to review terms and conditions creating legal obligations, 
Human  Resources  to  review  for  hiring  of  new  employee,  Risk  Services  to 
review proposal for off-campus travel, etc.); 
 

d. 

has appropriately considered the impact of any resulting indirect costs to the 
University; 
 

e. 

is operationally feasible; 

 

f. 

has completed cross institutional impact assessments to ensure that all areas 
of  the  University  impacted  are  able  to  meet  the  obligations  of  the  proposal, 
including  but  not  limited  to  academic  and  service  areas  such  as  Enrolment 
Services,  Career  Services,  Information  Technology  Services,  Facilities 
Management; and 

 

g. 

is  in  compliance  with  any  legislative  or  regulatory  requirements,  including 
University  policies,  collective  agreements  and  any  other  obligation  of  the 
University. 

 

2.4 

Proposals that have not met the above criteria will not be approved by the Approval 
Authority, and no further action may be taken. 
 
 
 
 

External Grants (Non-Research) 

– December 17, 2018 

Page 2 of 4 

 

3. 

CONTRACTUAL REQUIREMENTS 
 
3.1 

The Approval of any resulting Contract must ensure that the Contract is considered 
and signed in accordance with the 

University’s Contractual Signing Authority Policy 

and related procedures. 

 
 

4.  EXCLUSIONS TO THIS POLICY 

 

4.1 

Proposals for external funding involving research grants, Gifts, or Sponsorships are 
excluded  from  this  Policy.  The  University  has  separate  policies  that  address 
proposals and resulting Contracts for these specific categories. 
 
 

E. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Approve/Approval: 
 

refers  to  the  act  of  the  University  entering  into  Contractual 
Commitments  in  accordance  with  this  Policy.  Contractual 
Commitments may receive approval in many ways, such as by 
an  Authority  signing  or  executing  a  contract,  submitting  a 
binding  proposal,  accepting  or  issuing  a  purchase  order  or 
quotation,  renewing  or  extending  previously  approved 
Contractual  Commitments,  agreeing  to  terms  of  use,  or 
accepting online terms and conditions. 
 

(2) 

Contract: 
 

means  any  written  or  verbal  agreement,  contract,  letter  of 
intent,  memorandum  of  understanding,  memorandum  of 
agreement,  cooperation  agreement,  affiliation  agreement, 
collaboration  agreement,  or  similar  document  between  the 
Board  of  Governors  of  Mount  Royal  University  and  another 
party with the intention of creating obligation(s) 
 

(3) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under  an  employment  contract,  including  but  not  limited  to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees  

(4) 

Gift: 

means a voluntary transfer of some form of property, either in 
cash or in-kind, that is not linked to the delivery of a specific 
good or service, for which the donor expects and receives 
nothing of value in return, as defined by Canada Revenue 
Agency (CRA) 
 

(5)          Policy: 

means the External Grants (Non-Research) Policy 
 

(6) 

Sponsorship: 

means an arrangement wherein an external party, provides 
cash and/or in-kind services to support a specific activity for 
which the sponsor receives something of value in return. The 
value is not necessarily tangible such as any benefit received 
from advertising opportunities promotional consideration, 
merchandising, etc. 
 

(7) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

 

 

 

 

 

External Grants (Non-Research) 

– December 17, 2018 

Page 3 of 4 

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Acceptance of Donated Gifts Policy 

•  Code of Conduct Policy - Employees 
•  Endowment Management Policy 

•  Institutes at Mount Royal University Policy 

•  Partnerships and Sponsorships Policy 
•  Philanthropic and Honorific Naming Policy 

•  Research Overhead and Indirect Costs Policy 
•  Contractual Signing Authority Policy 

•  University Fundraising Policy 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Cross Institutional Impact Assessment Template 

 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

12/06/2022 

Editorial 

– Policy contact title  Policy Contact 

Policy Advisor 

General Counsel & 
University Secretary 

04/18/2023 

Editorial 

 

Policy Advisor 

General Counsel & 
University Secretary