Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 1 of 6 

 

 

 

 

     

PROCEDURE

 

FOR

 

CONFLICT

 

OF

 

INTEREST

 

IN

 

RESEARCH

 

 

 

Procedure 
Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

February 17, 
2023 

Procedure 
Sponsor: 

Provost and VP 
Academic 

Last 
Revised: 

 

Administrative 
Responsibility: 

AVP, Office of 
Research, 
Scholarship and 
Community 
Engagement 

Review 
Scheduled: 

February 17, 
2028 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 
A. 

PROCEDURES 

 

1. 

GENERAL 
 

1.1. 

This Procedure aims to provide an environment in which Research is conducted 
in a way that ensures integrity and a high ethical standard, thereby enabling 
public and professional trust and confidence in the manner in which Research is 
conducted at the University.  Researchers must use good judgment, professional 
commitment and ethics to protect themselves and the University from Conflicts of 
Interest.   
 

1.2. 

Conflicts of Interest related to Research activities have significant potential for 
affecting the reliab

ility of Research and both the Researcher’s and the 

University’s reputations. Conflicts of Interest have the potential to bring Research 
conducted at the University into disrepute and impact external funding 
opportunities. Therefore, particular vigilance is required in identifying, disclosing 
and handling Conflicts of Interest.   

 

1.3. 

Disclosures of Conflicts of Interest under this Procedure are the personal 
information of the Researcher and should be treated as confidential and only 
disclosed as may be necessary.  

 

2. 

DISCLOSURE OF CONFLICTS OF INTEREST 

 

2.1. 

Researchers must disclose any Conflicts of Interest in their Research activities to 
the AVP, RSCE as set out in section 3. Researchers must ensure that any 
disclosure provides sufficient information about the Conflict of Interest for the 
AVP, RSCE to fully understand the nature and scope of the Conflict of Interest. 
 

2.2. 

Researchers may not proceed with any Research activities in which a Conflict of 
Interest has not yet been approved in accordance with section 3. 
 

2.3. 

Where the circumstances surrounding a Conflict of Interest for Research 
activities that have been approved materially change, the Researcher will submit 
a further disclosure of the Conflict of Interest for review by the AVP, RSCE. The 

Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 2 of 6 

 

 

AVP, RSCE will review this subsequent disclosure in accordance with the 
process articulated in section 3. 
 

2.4. 

Where Research activities were denied due to a Conflict of Interest and the 
circumstances surrounding the Conflict of Interest have changed, the Researcher 
may request the AVP, RSCE reconsider their decision. The AVP, RSCE will 
review such a request in accordance with the process articulated in section 3. 
 

2.5. 

If the AVP, RSCE has a Reasonable Apprehension of Bias with respect to a 
disclosure of a Conflict of Interest or the AVP, RSCE is engaged in the Research 
subject to the Conflict of Interest, the Provost will act in the role of the AVP, 
RSCE with respect to the assessment of the Conflict of Interest.    
 

2.6. 

Researchers shall complete a form which acknowledges that they have read the 
Procedure and Policy and agree to abide by it. 
 

2.7. 

Researchers will have an opportunity to disclose any Conflicts of Interest through 
the funding application processes managed by the Office of Research, 
Scholarship and Community Engagement. 

 

3. 

ADDRESSING CONFLICTS OF INTEREST 

 

3.1. 

Upon receiving a disclosure of a Conflict of Interest from a Researcher, the AVP, 
RSCE will assess the Conflict of Interest and determine if the Researcher may 
proceed with the Research activities.  
 

3.2. 

Researchers will not participate in any Research activities which are subject to a 
Conflict of Interest while the Conflicts of Interest are being assessed. 
 

3.3. 

The AVP, RSCE can ask for further information or records from the Researcher 
in order to assess the Conflict of Interest. 
 

3.4. 

In evaluating a Conflict of Interest, the AVP, RSCE should consider the following 
factors: 
a) 

The  impact  on  the  Researcher’s  ability  to  satisfy  their  obligations  as  a 
researcher; 

b) 

The  degree  to  which  it  may  compromise  a  Researcher’s  professional 
judgement in conducting or reporting Research; 

c)  The degree to which the proposed action will be detrimental to:  

i. 

the reliability of the Research,  

ii. 

the public and professional trust and confidence in the Research,  

iii. 

the Researcher’s professional reputation, and  

iv. 

the 

University’s  reputation  as  an  organization  which  conducts 

Research with integrity and a high ethical standard; 

d)  The extent to which the Conflict of Interest may be addressed through further 

steps taken by the Researcher, the University or others. 

 

3.5. 

Following their assessment, the AVP, RSCE may: 
a)  approve the Researcher proceeding with the Research activities 

notwithstanding the Conflict of Interest; 

b)  approve the Researcher proceeding with modifications to or conditions on 

the Research Activities; or 

c)  deny approval of the Researcher proceeding with the Research activities due 

to the Conflict of Interest. 

 

Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 3 of 6 

 

 

3.6. 

The AVP, RSCE will provide their decision to the Researcher in writing.  If the 
AVP, RSCE has approved the Researcher’s participation in the Research 
activities, the AVP, RSCE will note any modifications to or conditions on the 
Research activities mandated to address the Conflict of Interest. 
 

3.7. 

Where an individual is concerned that a Researcher has an undisclosed Conflict 
of Interest with respect to their Research, that individual may either: 
a)  if they feel comfortable doing so, note the Conflict of Interest to the 

Researcher and provide the Researcher with an opportunity to disclose the 
Conflict of Interest; or 

b)  report the alleged Conflict of Interest as an allegation of Misconduct under 

the Procedure for Addressing Allegations of Misconduct. 

 

4. 

REVIEW 

 

4.1. 

Where the AVP, RSCE has denied approval to proceed with the Research 
activities, the Researcher may request that the Provost review the AVP, RSCE’s 
decision.   
 

4.2. 

Such a request for review must be set out in writing and provide the reasons for 
which the Researcher believes that the Research activities should proceed and 
how the Conflict of Interest can be addressed. 
 

4.3. 

The Provost will review the AVP, RSCE’s written decision and the Researcher’s 
written request for review.   
 

4.4. 

The Provost may: 
a) 

confirm the AVP, RSCE’s decision to deny approval of the Researcher 
proceeding with the Research activities; 

b)  approve the Researcher proceeding with the Research activities 

notwithstanding the Conflict of Interest; or 

c)  approve the Researcher proceeding with modifications to or conditions on 

the Research Activities. 

 

4.5. 

The Provost will provide a written decision and explanation to the Respondent of 
the Provost’s decision.  The Provost’s decision is final. 

 

5. 

INTERSECTION WITH HREB PROCESSES 

 

5.1. 

Conflicts of Interest directly related to Research involving human participants 
must be disclosed as part of the ethics review process under the Ethics of 
Research Involving Human Participants policy. Disclosure under the ethics 
review process is a separate process from that described within this Procedure.  
Researchers must disclose and receive approval for any Conflicts of Interest 
through both processes. However, the University will endeavor to harmonize 
decisions regarding the approval and clearance of Conflicts of Interest. 
 

5.2. 

The AVP, RSCE may choose to share a disclosure of a Conflict of Interest with 
the Human Research Ethics Board.  This decision should take into account 
whether such disclosure may jeopardize the independent decision making of the 
HREB. For example, it may be appropriate that the HREB not know that a 
research sponsor is considering a major endowment. Conversely, the HREB 
should know about COI that would affect deliberations regarding COI disclosure 
on a consent form. 

 
 

Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 4 of 6 

 

 

6. 

EXAMPLES OF CONFLICT OF INTEREST 

 

6.1. 

The following is an illustrative list of scenarios where Conflicts of Interest can 
arise in the context of Research. While these serve as examples of Conflicts of 
Interest, any activity which meets the definition of Conflict of Interest is subject to 
the Policy and this Procedure. 

 

a)  Contributing to a decision about the scholarly work of a Closely Associated 

Person. 

b)  A Researcher authorizing the purchase of services, supplies or equipment 

using grant funds from a source in which the Researcher or Closely 
Associated Person has an interest. 

c)  Where a Researcher or Closely Associated Person has a Financial Interest 

in the outcome of the Research. 

d)  Entering into an agreement or understanding with a grant provider wherein 

advantages are promised, formally or informally, for Research findings 
favourable to the grant provider. 

e)  Supervising Research personnel who are employed by a business in which 

the Researcher has personal interest or Financial Interest. 

f)  Supervising Research of a Closely Associated Person. 

g)  Entering into a licensing agreement for the development of intellectual 

property generated as a result of an individual’s University-affiliated 
Research, with a company in which the individual has a personal or Financial 
Interest.  

 
 
B. 

DEFINITIONS 

 

In these procedures the following terms, when capitalized, shall have the following meanings: 

 

(1) 

AVP, RSCE: 

the  Associate  Vice-President,  of  Research,  Scholarship  and  Community 
Engagement 

(2) 

Closely 

Associated 

Person: 

refers  to  a  person  related  to  a  Researcher  by  blood,  adoption,  marriage  or 
common-law  marriage,  or  with  whom  the  Researcher  has  a  close  personal 
relationship;  it  may  also  include  an  individual  with  whom  the  Researcher  has 
previously had such a relationship. 

(3) 

Complainant: 

any person who makes an allegation of Misconduct 

(4) 

Conflict of Interest: 

a conflict of interest may arise when activities or situations place the Researcher 
in a real, potential or perceived conflict between their responsibilities related to 
research,  and  their  personal,  institutional  or  other  interests.    These  interests 
include,  but  are  not  limited  to,  business,  commercial  or  financial  interests 
pertaining  to  the  Researcher,  their  family  members,  friends  or  their  former, 
current or prospective professional associates.  Examples of Conflicts of Interest 
can be found in the Procedure for Conflicts of Interest in Research 

(5) 

Employee: 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the  University  under  an 
employment  contract,  including  faculty,  staff,  exempt  Employees  and 
Management Employees 

(6) 

Financial Interest 

refers to the receipt or expectation of anything of monetary value, including pay 
or  salary  or  other  payments  for  services  (e.g.,  consulting  fees,  bonuses, 

Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 5 of 6 

 

 

speaker’s  fees,  or  honoraria),  equity  interests,  security  or  other  ownership 
interests,  and  intellectual  property  rights  (e.g.,  patents,  copyrights,  royalties  or 
options related to such rights). 

(7) 

Framework: 

refers  to  Tri-Council  Agency  Framework:  Responsible  Conduct  of  Research 
(2021), as amended 

(8) 

Investigator: 

the person conducting the preliminary investigation as defined in section 4.2. 

(9) 

Misconduct: 

as defined in Section 2 of the Policy 

(10) 

Policy: 

refers to the Responsible Conduct in Research Policy 

(11) 

Procedure: 

refers to this Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research 

(12) 

Provost: 

the Provost and Vice-President, Academic 

(13) 

Research: 

research is an undertaking intended to extend knowledge through a disciplined 
inquiry and/or systematic investigation as defined in the (

Tri-Agency 

Framework:  Responsible Conduct of Research (2021))

. 

Research also includes activities related to one or more of scholarly or artistic 
work which occurs through discovery, integration, teaching and learning, or 
application of knowledge and is usually disseminated through peer-reviewed 
processes. 

(14) 

Researcher: 

any Employee, Student or individual affiliated with the University (e.g., research 
associates, emeriti, adjuncts, visiting scholars, etc.) participating in Research at 
or under the auspices of the University 

(15) 

Reasonable 
Apprehension of 
Bias: 

a bias or other interest that would create a conflict that would rise to the level of 
disqualifying  an  Investigation  Committee  member  from  fairly  assessing  an 
allegation of Misconduct 

(16) 

Respondent: 

an individual alleged to have committed Misconduct 

(17) 

Student: 

means any individual who maintains an affiliation as a learner in the University’s 
educational community 

(18) 

Tri-Agency: 

means the Canadian Institutes of Health Research (CIHR), the Natural Sciences 
and  Engineering  Research  Council  (NSERC)  and  the  Social  Sciences  and 
Humanities Research Council (SSHRC) 

(19) 

University: 

means Mount Royal University 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

●  Animal Care Policy 
●  Code of Conduct - Employee  
●  Code of Student Academic Integrity Policy 
●  Code of Student Community Standards Policy 
●  Ethics of Research Involving Human Participants Policy 
●  Responsible Conduct in Research Policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act 
●  Canada’s Food and Drug Act 
●  The Canadian Environmental Assessment Act 

Procedure for Conflict of Interest in Research 

 

Page 6 of 6 

 

 

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Procedure for Addressing Allegations of Misconduct in Research 
●  Procedure for the Collection, Storage and Authenticity of Research Data 
●  Tri-Council Agency Framework: Responsible Conduct of Research (2021) 
●  Tri-Council Policy Statement: Ethical Conduct for Research Involving Humans (2018) 
●  Tri-Agency Research Data Management Policy 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)