Environmental Health and Safety 

– October 14, 2020 

Page 1 of 4 

 

 

 

ENVIRONMENTAL HEALTH AND SAFETY POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

February 22, 
2016 

Policy Sponsor: 

Office of General 
Council and 
University 
Secretariat 

Last 
Revised: 

October 14, 
2020 

Primary Contact: 

Chief Safety, Risk 
and Employee 
Wellness Officer 

Review 
Scheduled: 

October 14, 
2025 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount Royal University is committed to providing, promoting and maintaining a safe and healthy 
learning, teaching,  research  and  work  environment  for  all  employees  and  other  members  of the 
university community.  
 
 

B. 

PURPOSE 
 

 

The purpose of this Policy is to create a collaborative and supportive health and safety culture by 
integrating legislated and best practice Occupational Health and Safety (OHS) requirements into 
all University operations, both academic and administrative. 
 
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all Members of the University Community,  
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

 
1. 

GENERAL 

 

1.1 

The  University  is  committed  to  providing,  promoting  and  maintaining  a  safe  and 
healthy work environment, including physical, psychological and social wellbeing of 
all Employees. 
 

1.2 

Health and safety are the responsibility of all Members of the University Community, 
though the University has ultimate responsibility.  
 

1.3 

All  Members  of  the  University  Community  must  take  reasonable  care  to  preserve 
and  protect  the  health  and  safety  of  themselves  and  others  on  campus  or  at  any 
other site where work is being performed on behalf of the University. 

 

1.4 

The  University  will  establish  and  maintain  an  EH&S  Management  System  that  
includes  the  necessary  organizational  structures,  roles  and  responsibilities, 

Environmental Health and Safety 

– October 14, 2020 

Page 2 of 4 

 

standards, guidelines, and protocols to meet or exceed all applicable laws including 
compliance with the Alberta Occupational Health and Safety (OHS) Act, Regulation 
and  Code.  The  authority  to  approve  revisions  to  the  EH&S  Management  System 
rests  with  the  Vice-President,  Finance  and  Administration,  upon  consultation  with 
J

oint Occupational Health and Safety Committee (“JOHSC”).  

 

1.5 

All  Employees  at the  University  have  an  obligation  to  fulfill  their  health  and  safety 
responsibilities as outlined in the EH&S Management System Manual. This includes 
participating in

 

health and safety training and education as required for their position 

and integrating health and safety practices into their tasks and activities. 

 

1.6 

The  JOHSC  is  established  to  receive  and  advise  the  University  on  concerns  and 
complaints  regarding  the  health  and  safety  of  Employees;  participate  in  hazard 
assessments and safety incident investigations; and make recommendations to the 
University on health and safety matters. Additional duties and responsibilities are laid 
out in the JOHSC Terms of Reference, as approved by the Vice-President, Finance 
& Administration. 

 

1.7 

S

afety  Advisory  Groups  (“SAG”)  will  be  established  through  EH&S  at  the 

departmental  and  inter-departmental  level  to  engage  Members  of  the  University 
Community  on  workplace  health  and  safety  issues.  SAGs  will  report  Employee 
concerns and provide workplace inspection reports to the JOHSC. Additional duties 
and  responsibilities  are  laid  out  in  each  of  the  SAGs  Terms  of  Reference,  as 
approved by the EH&S Team Lead. 

 

1.8 

EH&S will work with JOHSC and SAGs to ensure that the Alberta OHS legislation 
and the EHS Management System are implemented and integrated into University 
activities. 

 

1.9 

Prime contractors hired by the University are required to maintain a health and safety 
program  that  meets  or  exceeds  Alberta  OHS  regulations,  and  any  subcontractors 
working on their projects will fall under prime contractor responsibility. Contractors 
directly  employed  by  the  University  where  the  University  is  acting  as  the  prime 
contractor must follow Alberta OHS legislation and the EH&S Management System 
Additional  information  on  the  responsibilities  of  contractors  and  their  University 
project  managers  can  be  found  in  the  EH&S  Third  Party  Contractor  Management 
Program. 

 
 
2. 

SAFETY RECORD MANAGEMENT 

 

2.1 

Safety records will be retained in a central repository managed by EH&S. EH&S will 
develop guidelines for managers on the types of documentation required and how it 
will be filed and controlled. All information will be managed as per the requirements 
of Alberta OHS legislation, the Freedom of Information and Protection of Privacy Act 
and any other applicable legislation. 

 
 

E. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Contractor: 

means  an  independent  legal  entity  that  is  engaged  in  the 
business  of  providing  work  in  exchange  for  payment.  An 
independent  legal  entity  includes  an  individual,  sole 
proprietorship, partnership or a corporation. 
 

Environmental Health and Safety 

– October 14, 2020 

Page 3 of 4 

 

(2) 

EH&S:

 

 

means Environmental, Health & Safety department 

(3) 

EH&S Management 
System (EHSMS): 
 

means  this  Policy,  its  Programs,  Procedures,  guidelines, 
manuals, educational & training materials and records created 
in accordance with this Policy 
 

(4) 

Employee: 
 

includes volunteers or individuals who are engaged to work for 
the University under an employment or apprenticeship contract, 
including  Faculty,  Staff,  exempt  Employees,  Management 
Employees,  and  Undergraduate,  Graduate  or  Postgraduate 
students  carrying  out  work  for  the  University  are  also  called 
“workers” under Alberta OHS legislation 
 

 

 

 

(5) 

Health and Safety: 

as  defined  by  the  OHS  Act,  includes  physical,  psychological, 
and social well-being 
 

(6) 

Internal 
Responsibility 
System:

 

 

is  the  philosophy  that  every  individual  working  for  an 
organization  has  a  responsibility  for  health  and  safety  as  an 
integral part of their job. 

(7) 

 JOHSC: 
 

The  Joint  Occupational  Health  and  Safety  Committee  is  an 
advisory group that provides policy oversight and guidance for 
the EHSMS, as outlined in the Alberta OHS Act 
 

(8) 

Member of the 
University 
Community: 
 

means any individual who teaches, studies, conducts research; 
all  Employees,  contractors,  volunteers,  and  visitors  to  the 
University;  and  any  other  individual  acting  on  behalf  of  the 
University.  
 

(9) 

OHS: 

means Occupational Health and Safety 
 

(10) 

Policy: 
 

means the Environmental Health and Safety Policy  

(11) 

 SAG: 

A  Safety  Advisory  Group  is  a  group  of  Employees  acting  as 
health  and  safety  champions  at  a  department  or  inter-
department level 
 

(12) 

Supervisor: 
 

as  defined  by  the  OHS  Act,  a  person  who  has  charge  of  a 
worksite  or  authority  over  a  worker.  At  the  University,  this 
includes  Supervisors,  Chairs,  Team  Leads,  and  all  other 
Management Employees. 
 

(13) 

System: 

refers to the EH&S Management System 
 

(14) 

University: 
 
 

means Mount Royal University 

 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Biosafety Policy 

•  Emergency Management Policy 
•  Off-campus Activity Safety Policy 

•  Workplace Violence and Harassment Policy 

Environmental Health and Safety 

– October 14, 2020 

Page 4 of 4 

 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Occupational Health and Safety Act, Alberta 
•  Occupational Health and Safety Code, Alberta 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Environmental Health & Safety Management System Manual 

 
 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

10/14/2020 

Comprehensive 
Revision 

All sections 

 

Board of Governors