Final Grades Appeal Policy 

– May 16, 2013 

 

Page 1 of 3 

 

 
 

 

 

A.  PURPOSE 

This Policy is intended to guide all processes related to the appeal of final marks in courses which are 
assigned a grade.  The Policy and all accompanying procedures are based on the premise that students 
have  the  right  to  fair  and  equitable  procedures  for  the  lodging,  hearing,  and  resolution  of  matters 
involving the academic assessment of final grades. 

B.  SCOPE 

This  Policy  applies  to  students  registered  in  any  course  in  which  they  receive  a  grade  whether  that 
course has associated credits or not. 

This Policy applies to assessment based on the evaluation of academic work. 

Allegations  of  unfair  assessment  based  on  non-academic  functions  are  not  within  the  scope  of  this 
Policy. 

C.  POLICY STATEMENT 

  GUIDING PRINCIPLES 

1.1. Fairness will be applied to all parties in procedures and decisions. 

1.2. 

Academic  decisions  should  be  made  as  close  as  possible  to  the  level  at  which  the 
academic expertise resides. 

1.3. 

Students 

will have the right to consult with the Student’s Association (as applicable) at any 

stage of the process. 

1.4. 

Sound academic decisions will not be set aside based on minor irregularities in procedures. 

 

 

FINAL GRADE APPEALS POLICY

 

 

 

 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

May 16, 
2013 

Policy 
Sponsor: 

Provost and 
Vice-President, 
Academic 

Last 
Revised: 

May 16, 
2013 

Primary 
Contact: 

Registrar & AVP 
Enrollment 
Management 

Review 
Scheduled: 

April 1, 2026 

Approver: 

General 
Faculties Council 

 

 

 
 

 

 

Final Grades Appeal Policy 

– May 16, 2013 

 

Page 2 of 3 

 

 
 

  PROCEDURAL PRINCIPLES 

2.1. 

The onus is on the student to show that a request for a final grade review has merit. 

2.2. 

The process for adjudicating a final grade appeal will be conducted in a timely manner. 

2.3. 

A final grade appeal is solely based on the academic merits of a student’s work. 

2.4. 

A student must have one additional opportunity for review of a final grade assignment after 
consulting with an instructor. 

2.5. 

A final grade appeal based on academic merit must reside within the department in which 
the course is offered. 

2.6. 

The levels of appeals are sequential. 

2.7. 

In the spirit of collegiality and co-operation, students are not permitted representation by 
legal counsel. 

  GROUNDS FOR A FINAL GRADE APPEAL 

3.1. Level 1:  Consultation:  Instructor 

a.  The final grade was not calculated on all of the work completed and as indicated in the 

course outline; or 

b.  There was an arithmetical miscalculation of the final grade. 

3.2. Level 2:  Final Grade Review:  Chair 

a.  There was an alleged unfair assessment of academic performance. 

3.3. Level 3:  Final Grade Appeal:  Dean 

A student can challenge a Level 2 decision on one or more of the following criteria: 

a.  There is new evidence that was previously unavailable; or 

b.  There was an alleged procedural error in reaching the decision; or 

c.  The findings of the previous adjudicator were allegedly not supported by the evidence. 

3.4. 

A Level 3 appeal is solely based on the process by which a previous decision was reached 
and not on academic performance. 

3.5. 

The decision reached at Level 3 is final. 

  ACCESS TO EXAMINATIONS 

4.1. 

Students have the right to supervised access to completed final examination papers which 
have been graded provided that the request is made within fifteen (15) business days after 
the end of the semester in which the grade was awarded. 

 
 

 

 

Final Grades Appeal Policy 

– May 16, 2013 

 

Page 3 of 3 

 

 
 

4.2. 

Reviewing the final examination with the student is at the sole discretion of the instructor. 

4.3. 

Graded course work retained by an instructor may be destroyed one year after the end of 
the semester in which the work was graded. 

  COURSE OUTLINES 

5.1. 

All students must be given access to a course outline no later than the second scheduled 
class or the Drop/Add deadline, whichever is earliest. 

5.2. 

The course outline must include the percentage weight assigned to each component used 
to determine the final grade. 

5.3. 

A  final  grade  appeal  cannot  be  based  on  a  challenge  to the  weightings  assigned  to the 
different components of the course which comprise the final grade. 

 

D.  DEFINITIONS 

 

 

Final Mark: 

Is  the  result  of  an  assessment  of  a  student’s  academic 
performance in relation to a set of explicitly stated criteria in a 
transparent and open manner.  Typically, a student in a course 
with a final mark will either pass or fail. 

 

 

Timely manner: 

In the context of this Policy, means that a reasonable person 
would  agree  that  all  efforts  to  provide  documentation  and 
render a decision were not unduly or deliberately delayed. 

 
 

E.  REVISION HISTORY 

Date 
(mm,dd,yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

01/29/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University 
Secretary 

02/11/2021 

Editorial 

Title Updates 

University Secretary 

University 
Secretary