University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 1 of 6 

 

 

 

FUNDRAISING AND GIFT ACCEPTANCE POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 28, 2024 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
University 
Advancement 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

Advancement 
Services and 
Annual Giving 

Review 
Scheduled: 

May 28, 2029 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

The Mount Royal University Foundation (the “Foundation”) carries out an organized program for 
obtaining financial and in-kind donations from individuals, corporations, private foundations, alumni, 
faculty and staff through voluntary charitable donations and Sponsorships.   
 
Institutional  needs  and  Canada  Revenue  Agency  (“CRA”)  regulations  are  considered  when 
determining whether a Gift will be accepted by the University. Once a designated Gift has been 
received and a charitable donation receipt is issued to the donor, the donations become a trust and 
the conditions of the trust cannot be altered without court order. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
In the broadest sense, the purposes of University fundraising are:

 

 

 

(1)   to create an awareness within the philanthropic community and private sector of the financial 

needs of the University, and

 

 

 

(2)   to implement a plan for meeting these needs to the greatest extent possible through private 

Gift support.

 

 

 

The purpose of this policy is to outline the authorities and responsibilities in matters of University 
fundraising and donation acceptance by the University through the Foundation. 
 
 

C. 

SCOPE 

 

This  Policy  applies  to  all  fundraising  activities  on  behalf  of  the  University,  including  by  the 
Foundation, and to all Gifts to the University, including through the Foundation. 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

UNIVERSITY FUNDRAISING 

 

1.1 

University  Advancement,  through  the  Foundation,  is  responsible  for  all  University 
fundraising activity. 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 2 of 6 

 

1.2 

All 

University’s  fundraising  and  Gift  acceptance  activities  will  be  conducted  in  a 

manner  that  serves  the  best  interest  of  the  University  and  fully  supports  the 
university’s strategic plan and academic priorities.  

 
2. 

DONOR PROSPECT MANAGEMENT 

 

2.1 

All proposals seeking external funding involving donations or sponsorships must be 
carried out in collaboration with the Foundation.  

2.2 

It is the responsibility of the Foundation to coordinate the cultivation and solicitation 
of donors (including individuals, corporations and private foundations). Any member 
of  the  University  community  (including  faculty,  staff,  students,  alumni,  and 
volunteers) wishing to raise funds or seek Sponsorships on behalf of the University 
must  consult  with  the  Foundation  prior  to  preliminary  discussions  with  potential 
donors  and  sponsors.  This  coordination  will  prevent  uncoordinated  solicitations  to 
any single source of potential funding.  

2.3 

In situations where a prospective donor or sponsor has made the initial contact with 
a member of the University community, the potential donation must be immediately 
conveyed to the Foundation for further guidance. 

2.4 

It  is  the  responsibility  of  the  Foundation  to  maintain  all  donor  and  donor  prospect 
records,  and  to  ensure  that  all  donors  and  prospective  donors  are  responsibly 
managed. 

2.5 

All matters relating to donors will be handled with confidentiality and in accordance 
with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act, other legislation to 
which the University is subject, and University policies.  

2.6 

Any individual involved in any process related to this Policy is expected to maintain 
strict confidentiality. 

 

3. 

GIFT ACCEPTANCE 
 
3.1 

The Foundation will establish and maintain operational guidelines and procedures to 
support the Gift acceptance process. 

3.2 

The Foundation is the only University entity authorized to issue tax receipts on behalf 
of the University for charitable Gifts to the University. The Foundation is a registered 
charity  recognized  by  the  CRA  and  complies  with  the  Income  Tax  Act  and  CRA 
guidelines, including those addressing the charitable tax receipts for Gifts.  

3.3 

Gift  Agreements  must  be  signed  in  accordance  with  the  Contractual  Signing 
Authority Policy. 

3.4 

Gift  Agreements  that  include  Philanthropic  Naming  must  also  be  carried  out  in 
accordance with the Philanthropic and Honorific Naming Policy. 

3.5 

The University does not provide legal, tax, or financial advice to donors. Donors are 
encouraged  to  obtain  independent  professional  advice,  at  their  own  cost,  before 
committing to make a Gift to the University. 

3.6 

All Gifts shall be treated as unrestricted Gifts unless the donor specifies restrictions. 

3.7 

Gifts-in-Kind: 

 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 3 of 6 

 

a.  Gifts-in-Kind should be reviewed with special care to ensure that acceptance will 

not involve obligations disproportionate to the usefulness of the gift.  

b.  The  Foundation  may  accept  gifts  of  liquid,  publicly-traded  securities  and 

cryptocurrency,  and  will  liquidate  such  gifts  for  cash  in  accordance  with  the 
Investment Policy. Gifts of private shares or otherwise illiquid securities may be 
accepted only by exception and with prior approval of the Board of Governors. 

c.  The Foundation may accept gifts of land or buildings only with prior approval of 

the Board of Governors. 

d.  Receipts for Gifts-in-Kind must reflect the fair market value of the gift.  

 

i. 

If the fair market value of the property is less than $1,000, a member of 
the  University,  or  another  individual,  with  sufficient  knowledge  of  the 
property may determine its value. 
 

ii. 

If the fair market value is expected to be more than $1,000, the property 
should be professionally appraised by a third party. It is the responsibility 
of the Donor, not the University, to obtain an appraisal of the gift. 

 

e.  Business and academic units may accept Gifts-in-Kind of specific relevance to 

the unit without the prior approval of the Foundation if that Gift-in-Kind does not 
require a charitable tax receipt.  

 

3.8 

Restricted Gifts: 

 

a.  Acceptance  of  a  gift  imposes  a  legal  obligation  to  comply  with  the  terms 

established  between  the  donor  and  the  University.  Therefore,  conditions  of 
proposed restricted Gifts must be reviewed carefully to ensure that they do not 
negatively limit the usefulness and desirability of the Gift to the University. 

b.  Conditions  of  restricted  Gifts  will  be  clearly  documented  in  a  Gift  Agreement 

between the University, the Foundation, and the donor. 

c.  The Vice President, University Advancement, or delegate, in consultation with 

the Executive Director of the Foundation, will determine whether any Gift will be 
accepted, declined, or returned. 

d.  In the event of a change of circumstances such that the University may no longer 

practically adhere to the conditions of the gift, the University will either: 

i. 

use  the  funds  for  a  purpose  that,  in  the  University’s  opinion,  is  most 
similar to the Purpose; or 

ii. 

if  no  similar  purpose  can  be  identified,  transfer  the  funds  to  accounts 
containing unrestricted funds of the University. 

e.  Endowments 

i. 

The  University  may  accept  donations  restricted  as  endowments  to 
support  a  variety  of  purposes,    including  (but  not  limited  to)  student 
awards, scholarships, bursaries and program enrichment. Endowments 
are  restricted  funds  where  the  principal  is  invested  in  perpetuity  and 
earnings are used for designated purposes. 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 4 of 6 

 

a.  The Foundation may establish from time to time the minimum amount 

required  to  establish  a  new  endowment  fund.    Endowment  funds  are 
managed  by  the  University  in  accordance  with  the  Endowment 
Management Policy. 

 

3.9 

Declining a Gift 
 
a.  The University may choose to accept or decline any Gift.  The University will not 

accept a Gift if it: 
 

i. 

Cannot be considered a donation by CRA or may otherwise jeopardize the 
University or the 

Foundation’s registered charity status. 

ii. 

May  compromise  the  University

’s  academic  or public  reputation,  ethical 

standards, institutional autonomy, 

or be inconsistent with the University’s 

stated vision, mission, and values. Such determination will be made by the 
President. 

iii. 

Will  be  unreasonably  onerous,  or  require  disproportionate  resources,  to 
administer; 

iv. 

Includes restrictions imposed by the donor that are not reasonable to the 
University or contravene any University policy; 

v. 

Gives  the  donor,  or  someone  designated  by  the  donor,  special 
consideration  (e.g.,  employment  at  the  University,  enrollment  in  a 
University  program,  the  award  of  a  University  procurement  contract, 
control  over University appointments,  research  programs,  curriculum, or 
admissions). 

4. 

SPONSORSHIPS 

 

a.  Financial contributions to the University that provide a commercial benefit to the 

sponsor (usually a corporation) may be structured as Sponsorships rather than 
Gifts. 

b.  All donor prospect management and gift acceptance provisions contained in this 

Policy are also applicable to Sponsorships. 

c.  Sponsorships may be in the form of in-kind, financial support, or a combination 

of both.  

d.  The terms of any Sponsorship must be included in a Sponsorship Agreement, 

limited to a fixed period of time, and approved in accordance with the Contractual 
Signing Authority Policy. 

e.  Benefits to sponsors will be commensurate with the level of financial and/or in-

kind support received by the University from the sponsor. 

 
 
 
 
 

E. 

DEFINITIONS 

 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 5 of 6 

 

 

(1) 

CRA 
 

means the Canada Revenue Agency 

(2) 

Foundation, the: 

means  the  Mount  Royal  University  Foundation  operating  in 
accordance with the operating agreement between the Board 
of Governors of Mount Royal University and the Mount Royal 
University Foundation 
 

(3) 

Gift: 
 

means the voluntary transfer of some form of property, either in 
cash  or  in-kind,  that  is  not  linked  to  the  delivery  of  a  specific 
good  or  service,  for  which  the  donor  expects  and  receives 
nothing  of  value  in  return,  and  as  defined  by  the  Canada 
Revenue Agency (CRA) 
 

(4) 

Gift-in-Kind 

means non-cash gifts that are considered gifts of property. This 
includes  items  (such  as  artwork,  equipment,  and  cultural 
property,  and  property  of  historical  significance  to  the 
University) and monetary instruments such as securities. 
 

(5) 

Gift Agreement: 

means the document that contains the full conditions and 
terms of the Gift required of the donor and uses for the 
donated Gift by the University. 
 

(6) 
 
(7) 

Policy: 
 
Sponsorship: 
 

means the University Fundraising and Gift Acceptance Policy  
 
means  the  relationship  formed  between  the  University  and  a 
third party pursuant to a Sponsorship Agreement, whereby the 
third party provides funding or in-kind services or benefits to the 
University in return for permitted association with the University 
 

 

Sponsorship 
Agreement:  
 

means the signed contract between the University and a third 
party setting out their respective rights and obligations in 
relation to a Sponsorship 
 

(8) 

University: 
 

means Mount Royal University 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

●  Philanthropic and Honorific Naming Policy 
●  Endowment Management Policy 
●  Endowed Chairs, Executives-in-Residence and Visiting Lectureships Policy 
●  Contractual Signing Authority Policy 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

●  Freedom of Information and Protection of Privacy Act (the FOIP Act) 
●  CRA legislation 
●  Income Tax Act 

 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

● 

Gift of Publicly Listed Securities Procedure

 

 
 
 

 

University Fundraising and Gift Acceptance Policy 

– May 28, 2024 

Page 6 of 6 

 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

28/05/2024 

New Policy 

 

VP, University 
Advacement 

Board of Governors