Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 1 of 4  

 

 

PROCEDURE FOR THE EVALUATION OF 

CONTRACTUAL COMMITMENTS  

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 25, 2020 

Procedure 
Sponsor: 

General 
Counsel & 
University 
Secretariat 

Last Revised: 

May 25, 2020 

Administrative 
Responsibility: 

Associate 
General 
Counsel 

Review 
Scheduled: 

October 2024 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

EVALUATION OF CONTRACTUAL COMMITMENTS AND RISKS 

 

1.1 

Authorities  are  expected  to  review  the  Contractual  Commitments  in  full  prior  to 
Approval of any Contractual Commitments.  Authorities will exercise due care and 
attention to ensure that the Contractual Commitments are in the best interest of the 
University and that, at the time of the Approval: 

 

a.  the Contractual Commitments 

are consistent with the University’s strategic plan; 

 

b.  Contractual  Risks  have  been  considered  and  either  mitigated  or  the  potential 

adverse  impact  to  the  University  consciously  accepted  in  accordance  with 
section 1.2 below; 
 

c.  the University is capable of meeting its Contractual Commitments 

 

d.  sufficient and approved budgetary resources have been allocated to the activity 

undertaken  under  the  Contractual  Commitments  to  address  any  Financial 
Commitments and indirect costs; 
 

e.  the  University  has  not  issued  any  directives  prohibiting  the  type  of  spending 

undertaken in the Contractual Commitments; 

 

f. 

the Authority is satisfied that the other parties to the Contractual Commitments 
are capable of meeting their obligations; 
 

g.  proper  consultation  has  taken  place  with  any  other  Department  who  may  be 

impacted by the Contractual Commitments; 
 

h.  where  other  Departments  are  required  to  contribute  resources  to  fulfill  the 

obligations  of  the  University  under  the  Contractual  Commitments,  the 
appropriate  Authority  within  that  Department  has  Approved  the  terms  of  the 
Contractual  Commitments  that  are  relevant  to  the  Department

’s  contribution; 

and 
 

i. 

the Contractual Commitments are compliant with applicable laws and University 
policies. 

Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 2 of 4  

 

 

1.2 

Authorities  should  review  and  consider  Contractual  Risks  in  accordance  with  the 
following principles: 
 
a.  Contractual  Commitments  should  only  be  Approved  where  the  benefit  to  the 

University  of  entering  the  Contractual  Commitments  outweighs  the  potential 
negative impact of the Contractual Risks; 
 

b.  Contractual Risks should only be accepted after reasonable attempts have been 

made to identify methods of mitigating the Contractual Risks; 

 

c.  the  University  should  seek  to  negotiate  Contractual  Commitments  which  fairly 

allocate Contractual Risks between the University and the other party; and 

 

d.  Contractual Risks that are accepted should be similar to other types of risk the 

University  accepts  or  is  inherently  subject  to,  in  the  course  of  its  normal 
operations. 

 

1.3 

Where an Authority is uncertain about the effect of the Contractual Commitments or 
the  nature  of  the  Contractual  Risks  that  may  arise  from  the  Contractual 
Commitments,  the  Authority  will  seek  the  support  of  the  Office  of  the  General 
Counsel  and  /  or  other  appropriate  subject  matter  expert,  to  review  and  provide 
recommendations regarding the Contractual Commitments prior to their Approval. 

 

1.4 

Authorities should endeavor to enter into Contractual Commitments that are based 
on templates that have been provided  by  the Office of General Counsel  wherever 
possible.   

 
 
2. 

NEGOTIATION OF CONTRACTUAL COMMITMENTS AND RISKS 

 

2.1 

Employees  who  do  not  have  contractual  signing  authority  may  negotiate  terms  of 
Contractual  Commitments  on  behalf  of  the  University  or  submit  a  proposal  which 
may form the basis of Contractual Commitments, provided that they have received 
the Approval of the Authority who would have contractual signing authority over the 
proposed Contractual Commitments. 

 

2.2 

In the circumstances described in section 2.1, the Employee negotiating the terms 
of  the  Contractual  Commitments  will,  prior  to  the  Approval  of  the  Contractual 
Commitments, provide the Authority with a written description of: 

 

a.  the activities underlying the Contractual Commitments; 

 

b.  the  Contractual  Risks  relating  to  the  Contractual  Commitments  and  whether 

those Contractual Risks have been mitigated or not; and 

 

c. 

the University’s operational needs addressed by the Contractual Commitments. 

 

2.3 

Authorities  remain  accountable  for  the  Contractual  Commitments  that  they  have 
Approved, but which were negotiated by another Employee. 

Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 3 of 4  

 

A. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Approve / 
Approval: 
 

refers to the act of the University entering into Contractual 
Commitments  in  accordance  with this  Policy.    Contractual 
Commitments may receive approval in many ways, such as 
by an Authority signing or executing a contract, submitting 
a binding proposal,  accepting  or issuing a purchase order 
or quotation, agreeing to terms of use, or accepting online 
terms and conditions 
 

(2) 

Authority: 

means  the  Board  of  Governors  or  an  Employee  who  has 
contractual 

signing 

authority 

over 

Contractual 

Commitments on behalf of the University in accordance with 
the Policy and Procedure 
 

(3) 

Board of 
Governors: 
 

means the Board of Governors of Mount Royal University 

(4) 

Contractual 
Commitments: 
 

means the binding legal commitments that are established 
between  the  University  and  one  or  more  third  parties 
through  a  contract.    For  clarity,  Contractual  Commitments 
exclude any legal commitments that may arise through the 
establishment of a trust or endowment   
 

(5) 

Contractual Risks: 
 

means  the  risks  that  arise  as  a  result  of  the  University 
entering into Contractual Commitments and includes, but is 
not limited to, the inherent risks of the activities that will be 
undertaken as a result of the Contractual Commitments, the 
risks which arise from the contractual relationship itself and 
the risks which may arise  if the Contractual Commitments 
are breached by either party 
 

(6) 

Department: 
 

means  a  faculty  within  the  Academic  Division  or  a 
department outside of the Academic Division 
 

(7) 

Division: 

means  a  division  of  the  University  that  is  led  by  a  Vice-
President or the President 
 

(8) 

Employees: 
 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the 
University under an employment contract, including but not 
limited  to  faculty,  staff,  exempt,  casual  and  management 
employees 
 

(9) 

Financial 
Commitments: 
 

means  the  total  value  of  all  payments,  taxes  or  any  other 
fees paid by one party to another as a result of Contractual 
Commitments.    For  clarity,  this  includes  the  value  of  all 
payments  made  over  the  full  term  of  the  Contractual 
Commitments,  but  excludes  non-mandatory  renewals  or 
optional  extensions.    For  Contractual  Commitments  of 
indefinite duration, the value is calculated as the greater of 
either  (i)  the  sum  of  the  estimated  payments  that  will  be 
made over the first five years of the contract or (ii) the cost 
of  terminating  the  contract  on  a  without cause  basis.    For 
clarity,  all  Financial  Commitments  are  stated  in  Canadian 
Dollars 
 

Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 4 of 4  

 

(10) 

Policy: 
 

means the Contractual Signing Authority Policy  

(11) 

Procedure: 
 

means  this  Procedure  for  the  Evaluation  of  Contractual 
Commitments of the Policy 

 

(12) 

PSLA: 
 

means  the  Post-secondary  Learning  Act  of  Alberta,  as 
amended 
 

(13) 

Senior Leaders: 
 

means either (i) any Employee who both reports to a Vice-
President or President and leads a Department and (ii) any 
other  person  designated  as  a  Senior  Leader  by  the 
Executive Leadership Team 

 

 

 

(14) 

University: 
 

means the legal entity continued under the PSLA as “The 
Board of 

Governors of Mount Royal University” and which 

operates under the name “Mount Royal University” 

 

 
B. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Conduct Policy – Board 

•  Code of Conduct Policy – Employees 

 
 

C. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Post-secondary Learning Act of Alberta 

 
 

D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Contractual Signing Authority Policy 

•  Procedure for the Approval of Contractual Commitments 

•  Procedure for the Sub-Delegation of Contractual Signing Authority 
•  Schedule 1 – General Authorities 

•  Schedule 2 – Specific Authorities 
•  Schedule 3 – Controls 

 
 

E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary