Procedure for the Approval of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 1 of 3  

 

 

PROCEDURE FOR THE APPROVAL OF 

CONTRACTUAL COMMITMENTS 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 25, 
2020 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
& University 
Secretariat 

Last Revised: 

May 25, 
2020 

Administrative 
Responsibility: 

Associate 
General Counsel 

Review 
Scheduled: 

October 
2024 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 
 
A. 

PROCEDURES 

 

1. 

APPROVAL OF CONTRACTUAL COMMITMENTS 

 

1.1 

All  Contractual  Commitments  made  on  behalf  of  the  University  must  be  made  in 
writing.  Oral agreements are not permitted and will not be honored or recognized by 
the University. 
 

1.2 

If  an  Employee  is  uncertain  whether  they  have  contractual  signing  authority  over 
certain Contractual Commitments, they will seek the advice of their supervisor prior 
to Approval of the Contractual Commitments. 

 

1.3 

The Approval of any amendments to Contractual Commitments must be Approved 
by the Authority who first Approved the Contractual Commitments or that Authority’s 
supervisor.    Where  the  amended  Contractual  Commitments  exceed  the  original 
Authority’s  contractual  signing  authority,  the  amendment  must  be  Approved  by  a 
supervisor of the Authority who has contractual signing authority.   

 

 

2. 

MULTIPLE SIGNATORIES 

 

2.1 

Where two or more Employees have contractual signing authority over Contractual 
Commitments and only one signatory is required, the Employee whose Department 
has the stronger connection to the Contractual Commitments will normally sign on 
behalf of the University. 

 

2.2 

Where  a  third  party  to  a  Contractual  Commitment  requires  more  signatories  on 
behalf of the University than is required under this Policy, the additional signatories 
must  independently  have  contractual  signing  authority  over  the  Contractual 
Commitments and will be:  

 

a.  accountable  for  a  Department  who  is  connected  to  the  Contractual 

Commitments; 
 

b.  the supervisor of the Authority; or 

 

c.  where the Authority is a Vice-President or the President, another Vice-President 

or the President. 

 

Procedure for the Approval of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 2 of 3  

 

2.3 

Where  multiple  signatures  are  required  for  any  Contractual  Commitment,  unique 
Authorities must sign the Contractual Commitments, even if one Authority may have 
contractual signing authority under multiple roles. 

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Approve / 
Approval: 
 

refers to the act of the University entering into Contractual 
Commitments  in  accordance  with this  Policy.    Contractual 
Commitments may receive approval in many ways, such as 
by an Authority signing or executing a contract, submitting 
a binding proposal,  accepting  or issuing a purchase order 
or quotation, agreeing to terms of use, or accepting online 
terms and conditions 
 

(2) 

Authority: 

means  the  Board  of  Governors  or  an  Employee  who  has 
contractual 

signing 

authority 

over 

Contractual 

Commitments on behalf of the University in accordance with 
the Policy and Procedure 
 

(3) 

Board of 
Governors: 
 

means the Board of Governors of Mount Royal University 

(4) 

Contractual 
Commitments: 
 

means the binding legal commitments that are established 
between  the  University  and  one  or  more  third  parties 
through  a  contract.    For  clarity,  Contractual  Commitments 
exclude any legal commitments that may arise through the 
establishment of a trust or endowment 
 

(5) 

Contractual Risks: 
 

means  the  risks  that  arise  as  a  result  of  the  University 
entering into Contractual Commitments and includes, but is 
not limited to, the inherent risks of the activities that will be 
undertaken as a result of the Contractual Commitments, the 
risks which arise from the contractual relationship itself and 
the risks which may arise  if the Contractual Commitments 
are breached by either party 
 

(6) 

Department: 
 

means  a  faculty  within  the  Academic  Division  or  a 
department outside of the Academic Division 
 

(7) 

Division: 

means  a  division  of  the  University  that  is  led  by  a  Vice-
President or the President 
 

(8) 

Employees: 
 

means  individuals  who  are  engaged  to  work  for  the 
University under an employment contract, including but not 
limited  to  faculty,  staff,  exempt,  casual  and  management 
employees 
 

(9) 

Financial 
Commitments: 
 

means  the  total  value  of  all  payments,  taxes  or  any  other 
fees paid by one party to another as a result of Contractual 
Commitments.    For  clarity,  this  includes  the  value  of  all 
payments  made  over  the  full  term  of  the  Contractual 
Commitments,  but  excludes  non-mandatory  renewals  or 
optional  extensions.    For  Contractual  Commitments  of 
indefinite duration, the value is calculated as the greater of 
either  (i)  the  sum  of  the  estimated  payments  that  will  be 

Procedure for the Approval of Contractual Commitments 

– May 25, 2020 

Page 3 of 3  

 

made over the first five years of the contract or (ii) the cost 
of  terminating  the  contract  on  a  without cause  basis.    For 
clarity,  all  Financial  Commitments  are  stated  in  Canadian 
Dollars 
 

(10) 

Policy: 
 

means the Contractual Signing Authority Policy  

(11) 

Procedure: 
 

means  this  Procedure  for  the  Approval  of  Contractual 
Commitments of the Policy 

 

(12) 

PSLA: 
 

means  the  Post-secondary  Learning  Act  of  Alberta,  as 
amended 
 

(13) 

Senior Leaders: 
 

means either (i) any Employee who both reports to a Vice-
President or President and leads a Department and (ii) any 
other  person  designated  as  a  Senior  Leader  by  the 
Executive Leadership Team 

 

 

 

(14) 

University: 
 

means the legal entity continued under the PSLA as “The 
Board of Governors of Mount Royal University” and which 
operates under the 

name “Mount Royal University” 

 

 
C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Conduct Policy – Board 

•  Code of Conduct Policy – Employees 

 
 

D. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Post-secondary Learning Act of Alberta 

 
 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Contractual Signing Authority Policy 

•  Procedure for the Evaluation of Contractual Commitments 
•  Procedure for the Sub-Delegation of Contractual Signing Authority 

•  Schedule 1 – General Authorities 

•  Schedule 2 – Specific Authorities 
•  Schedule 3 – Controls 

 
 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary