background image

Procedures for Professor, Dean and Provost Emeritus/Emerita Designation 

– approval date 

Page 1 of 4  

 

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

PROFESSOR,

 

DEAN

 

AND

 

PROVOST

 

EMERITUS/EMERITA

 

DESIGNATION 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

June 5, 
2007 

Procedure 
Sponsor: 

Provost and Vice-
President, 
Academic 

Last Revised: 

March 27, 
2025 

Primary 
Contact: 

Office of the 
Provost and Vice-
President, 
Academic 

Review 
Scheduled: 

March 2030 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

SCOPE 

 

The  following  procedures  apply  for  the  designation  of  Professor  Emeritus/Emerita,  Dean 
Emeritus/Emerita, and Provost and Vice-President, Academic Emeritus/Emerita. 
      

 
B. 

PROCEDURES 

 

1. 

NOMINATION 

 

1.1 

Departments, organizational units or groups of individuals most closely associated 
with  the  work  of  the  Nominee  may  be  Nominators  for  recipients  of  the  Academic 
Emeritus/Emerita designation. 
 

1.2 

Each nomination will include the supporting signatures of: 
 
a.  The nominator; 

 

b.  At least three employees holding a tenured appointment 

i. 

In the case of a professor, one of which must be the Dean of their faculty. 

ii. 

In  the  case  of  a  Dean,  one  of  which  must  be  the  Provost  and  Vice-
President, Academic. 

iii. 

In  the  case  of  a  Provost  and  Vice-President,  Academic,  one  of  which 
must be the President.  
 

c.  The nominee, indicating their willingness to be nominated and consent to making 

the supporting documentation available to the University Honours Committee. 

 

1.3 

All nominations must be submitted to the Office of the Provost and Vice President, 
Academic on the “Nomination Form for an Emeritus/Emerita Candidate” and must 
include supporting documents that demonstrate an achievement in at least one  of 
the areas of teaching, scholarship, and service. 
 

1.4 

Nominations will also provide a description of the Nominee’s intentions to continue      
their association with Mount Royal University. 

 

background image

Procedures for Professor, Dean and Provost Emeritus/Emerita Designation 

– approval date 

Page 2 of 4  

 

1.5 

Nominations will normally be made at any time within the first year of the Nominee’s 
retirement or completion of their service. 
 

 
 

2. 

EVALUATION OF NOMINATIONS 

 

2.1 

The Office of the Provost and Vice-President, Academic will submit nominations to 
the Mount Royal University Honours Committee.  
 

2.2 

The Mount  Royal  University Honours Committee will  evaluate all nominations and 
make recommendations to General Faculties Council for their consideration. 

 

2.3 

General Faculties Council will consider all nominations and make recommendations 
to the Board for approval. 
 

2.4 

In  making  recommendations  to  the  Board  for  conferring  the  honorary  title  of 
Professor, Dean, or Provost Emeritus/Emerita, the following will be considered: 

 

a.  Exemplary service to the University; 
b.  Demonstrated  capacity  and  willingness  to  continue  to  add  value  to  the 

University. 

 
 
 

3. 

BENEFITS TO THE RECIPIENT 

 

3.1 

The recipient of the award can undertake or continue certain academic/ professional 
activities  and  maintain  links  with  colleagues  at  Mount  Royal  University  and 
elsewhere. 
 

3.2 

All persons holding the title emeritus/emerita will receive the following privileges: 

 

a.  Use of Mount Royal University emeritus/ emerita title; 
b.  Name and designation included on the Mount Royal University Emeriti Recipient 

List. 

 

3.3 

Professors,  Deans  and  Provost  Emeritus/Emerita  will  receive  the  following 
privileges, in addition to the those provided to all retirees by Mount Royal University: 

 

a.  Use of computer account with email privileges; 
b.  Library privileges, including access to electronic resources and interlibrary loans 

as per the library’s borrowing agreements; 

c.  Participation  in  campus  seminars,  colloquia,  lectures,  and  special  events  by 

invitation; 

d.  Serve on committees that would benefit from their knowledge and experience by 

invitation. 

 

3.4 

Professors  emeriti  may  be  eligible  as  active  researchers  to  serve  as  principal 
applicants  and,  potentially  as  grant  holders,  if  approved  in  writing  by  the  AVP-
ORSCE on the recommendation of the Dean.

     

 

 

3.5 

The emeritus/emerita title is honorific and does not carry with it any entitlement to 
authority, rights or University resources. There are no formal duties and there is no 
remuneration associated with the title of emeritus/emerita. 

 

background image

Procedures for Professor, Dean and Provost Emeritus/Emerita Designation 

– approval date 

Page 3 of 4  

 

 
 

4. 

ANNOUNCEMENT OF AWARD 

 

4.1 

The  designation  “emeritus/emerita”  will  be  conferred  for  Professors 
Emerita/Emeritus at the regular convocation of Mount Royal University, and may be 
conferred at convocation or in an alternative manner as determined by the President 
for  Dean  Emeritus/Emerita  and  Provost  and  Vice-President,  Academic 
Emeritus/Emerita. 

 
 
C. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Board/Board of 
Governors: 
 

means  the  Board  of  Governors  of  Mount  Royal 
University 

(2) 

Nominee: 

means the person being nominated for the      Emeritus/ 
Emerita designation 
 

(3) 

Nominator: 

means  the  department(s),  organizational  unit(s)  most 
closely  associated  with  the  work  of  the  Nominee,  or  a 
group  of  individuals  who  support  the  nomination.    The 
Nominee may not be the Nominator. 
 

(4) 

Policy: 

means the      Emeritus/Emerita Designation Policy 
 

(5) 

University: 

means Mount Royal University 
 

 

 

 

 
 
 

D. 

RELATED POLICIES 

 

●  Emeritus/Emerita Designation Policy 

 
 
E. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
 
F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Nominations Form for an Emeritus/Emerita Candidate 

 
 
G. 

REVISION HISTORY 

 

background image

Procedures for Professor, Dean and Provost Emeritus/Emerita Designation 

– approval date 

Page 4 of 4  

 

Date 
(mm,dd,yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

06/05/2007 

NEW 

 

University Secretary 

President 

02/01/2010 

 

Split into policy and 
procedures 

University Secretary 

President 

02/07/2018 

Editorial change 

– 

specified deadlines 
for receipt of 
nominations for Fall 
and Spring 
convocations 

1.4 

University Secretary 

Honorary 
Appointment 
Committee 

01/14/2020 

Minor Revision 

 

University Secretary 

President’s 
Executive 
Committee 

12/06/2021 

Editorial 

– 

committee name 
change 

1; 2.1; Related 
Documents 

Policy Advisor 

General Counsel & 
University Secretary 

03/27/2025 

Major Revisions 

In Full 

Policy Advisor 

Executive 
Leadership Team