Vice-President Search and Appointment Policy 

 

APPENDIX A 

 

VICE-PRESIDENT SEARCH COMMITTEE 

TERMS OF REFERENCE 

 

 

1. 

Purpose 

 

The purpose of the Vice-President Search Committee (“Committee”) is to advise the President and Vice-

Chancellor (“President”) on the search for a Vice-President, evaluate candidates and recommend a 

candidate(s) to the President, in accordance with any conditions imposed by the President. 

 

2. 

General 

 

a.  As part of the process, the President shall solicit the views of a broad range of representatives in the 

Mount Royal community, including the Board of Governors, General Faculties Council, Deans’ Council, 

faculty, students, staff and managers, as appropriate, regarding criteria for the selection of candidates. 

 

b.  The President may retain and oversee the work of an executive recruitment consultant to assist in the 

search for a Vice-President. 

 

3. 

Search Committee Responsibilities 

 

a.  The Committee is advisory to the President. 

 

b.  The Committee shall review summary input of feedback from the President’s consultations with the 

Mount Royal community. 

 

c.  The Committee shall recommend a position profile and criteria for the selection of candidates to the 

President for approval, and the approved position profile and criteria shall be made public in the Mount 

Royal community. 

 

d.  The Committee, with the assistance of the consultant if one is retained, shall invite nominations and 

applications for the vacancy nationally. 

 

e.  The Committee, with the assistance of the consultant if one is retained, shall establish an acceptable 

long list of candidates. 

 

f.  The Committee shall shorten the list of candidates to the prime finalists and rank the desirable 

candidates on the short list and recommend a candidate, or ranked candidates, for appointment as 

Vice-President to the President. 

 

g.  In the event that none of the candidates is deemed desirable by the Committee or in the event that the 

President does not choose, or succeed in the appointment of, a candidate recommended by the 

Committee, the search process shall be reactivated. 

 

4. 

Membership 

 

a.  Voting members for the Vice-President Search Committee will be composed as follows: 

 

Members 

Selection Method 

Provost & VP 

Academic 

Other VPs 

President  

Ex officio 

Chair 

Chair 

Vice-President 

Selected by the Vice-

Presidents 

1 

1 

Dean/Vice Provost 

Selected by the Provost’s 

Council 

2 

1 

Faculty Member 

Elected 

4 (3 tenured; 1 

contract) 

1 

Faculty Member 

Appointed by MRFA 

1 

- 

Senior Direct Report 

Selected by the VP’s direct 

reports group 

- 

1 

Director/Manager/ 

Exempt 

Elected from units within VP’s 

portfolio 

1 

1 

Staff 

Appointed by MRSA (from 

within the VP’s portfolio) 

1 

1 

Student 

Appointed by SAMRU 

1 

1 

Additional Member 

Appointed by the President 

for balance 

Up to 3 

Up to 3 

Committee Support 

As deemed necessary by the 

Chair 

 

 

Committee Size (lower/upper limit, excluding 

Resources) 

12-15 

8-11 

 

 

b.  The President reserves the right to appoint up to three additional members-at-large if it is deemed 

appropriate to mitigate under-representation from the equity-deserving groups and/or to provide better 

representation of the portfolio.  These individuals may be members of any part of the University 

community, except for senior administration. 

 

c.  Appointment of each person to the Committee, as defined above, shall be considered on their 

agreement to maintain in confidence all of the information discussed by the Committee and to exercise 

their authority and responsibility as an individual in order that decisions may be taken at the time and 

place of the Committee meetings. 

 

 

d.  If any member of the Committee becomes, or seeks to become, a candidate for the position, they shall 

resign from the Committee. 

 

e.  If any members of the Committee leave or are terminated, the President may appoint a replacement, in 

consultation with the appropriate stakeholder group. 

 

5. 

Resources (non-voting) 

 

a.  The Associate Vice-President, Human Resources (“AVP, HR”), or designate, shall serve as a resource 

to the Committee. 

 

b.  The President may appoint an individual to serve as Recording Secretary for the Committee. 

 

6. 

Meetings 

 

a.  Meetings of the Committee shall be at the call of the Chair. 

 

b.  All meetings of the Committee shall be held in camera. 

 

c.  Quorum for Committee meetings shall consist of a simple majority of Committee members and must 

include the President. 

 

d.  There shall be no provision for proxies, substitutes or alternates. 

 

7.  Confidentiality 

 

a.  All discussions regarding the search and appointment of a Vice-President shall be carried out in 

confidence. 

 

b.  Committee members will be asked to sign an agreement outlining the terms of confidentiality in order to 

serve. 

 

c.  Information regarding applicants, potential applicants and interviews shall remain confidential to the 

Committee and others as deemed appropriate by the Committee. 

 

8.  Conflict of Interest 

 

a.  If any member of the Committee is in conflict of interest or perceived conflict that could reasonably be 

seen to compromise the judgement of candidate(s), the Committee member must disclose the nature of 

the conflict to the Chair to determine if the members should continue to serve on the Committee. 

 

9.  Records 

 

a.  The records of the Committee’s decisions shall be maintained by the Office of the President in the form 

of correspondence related to those decisions, legal documents and minutes of meetings, as 

appropriate. 

 

b.  At the conclusion of the process, individual committee members will be required to destroy all notes and 

documents they have accumulated during the search process.