background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 1 of 8 

 

 

EXAMINATIONS POLICY 

 

Policy Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

May 19

th

 2022 

Policy Sponsor: 

Vice-President 
Students 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

University 
Registrar 

Review 
Scheduled: 

May 19

th

 2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 
 
 
 

A. 

PURPOSE 
 
The Examinations Policy stipulates the requirements around both midterm and final examinations. 

 

 

B. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all credit programs at Mount Royal University.  
 
 

C. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

EXAMINATIONS 

 

1.1 

Mid-term Exams 

 

a.  Scheduling: 

i. 

Mid-term  exams  shall  not  be  scheduled  outside  of  regularly  scheduled 
class times, except with the approval of the Dean and Registrar. 

ii. 

Mid-term exams that are scheduled outside of class time must be included 
in the course outline to allow students fair warning of the time requirement. 

iii. 

If any conflicts arise, with other school activities, due to the mid-term being 
scheduled outside of class time, the student must be accommodated by 
providing an alternate day and time to write the exam. 

 

1.2 

Final Examinations 

 

a.  All final examinations must be scheduled by the Office of the Registrar and will 

be  held  during  the  final  examination  period  as  specified  in  the  Academic 
Schedule. 

b.  Instructors  cannot  conduct  any  unscheduled  examinations  during  the  final 

examination period unless approved by the Dean and Registrar. 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 2 of 8 

 

c.  Instructors are permitted to assign coursework in lieu of a final examination (final 

assignment,  term  project,  take-home  exam)  that  is  due  after  the  last  day  of 
classes provided that: 

i. 

The  limit  on  assessment  weighting  is  upheld  as  defined  in  the  Grades 
policy; 

ii. 

The  deadline  for  submission  is  recorded  on  the  course  outline  and  is 
reported to the Office of the Registrar at the start of the semester; 

iii. 

The deadline for any coursework does not extend past the last day of the 
semester; and 

iv. 

The final course grades are entered in the administrative system according 
to specified deadlines. 

d.  Examinations  are  to  be  held  as  scheduled  unless  the  institution  officially 

suspends operations in response to extraordinary circumstances.  In the event 
that a final examination is cancelled, the Office of the Registrar will reschedule 
exams at the earliest practical date and time. 

e.  Normally, the class instructor of record is expected to invigilate their final exams.  

If the instructor is not available it is the responsibility of the instructor and Chair 
to find a qualified replacement. 

f. 

Students writing a final exam must confirm their identities by providing their MRU 
student ID card or government issued photo ID. 

g.  Students must be available for examinations up to the last day of the examination 

period as specified in the Academic Schedule. 

h.  Practical examinations may be scheduled in the final exam period provided that: 

i. 

When students are examined  individually, they  have  options to take the 
exam  at  a  time  that  does  not  interfere  with  other  written  examinations 
scheduled by the Office of the Registrar. 

 

1.3 

Exam Weighting 

 

a.  On the first day of classes instructors are responsible to make available to each 

student a course statement that outlines the method of grading and the weights 
assigned to the various components that are to be considered in determining the 
final  grade  (term  papers,  laboratory  work,  class  participation,  tests,  final 
examination, etc.). 

b.  This weighting may not be changed during the semester or at the time of grade 

reporting. 

c.  The final examination shall comprise not more than 50% of the final grade for a 

course. 

d.  Any tests carried out during the last two weeks of classes for the Fall and Winter 

Semesters, and the last week of classes for the Spring and Summer semesters, 
may not count for more than 10% of the final grade for a course.  Exceptions to 
this include laboratory exams, final projects, or oral exams. 

 

 

1.4 

Scheduling 

 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 3 of 8 

 

a.  All  final  examinations  are  scheduled  by  the  Office  of  the  Registrar.    The  final 

examination  period  of the  semester, as defined by the Academic Schedule, is 
reserved  for  final  examinations  scheduled  by  the  Office  of  the  Registrar.    In 
cases where there are demonstrable accreditation requirements, programs may 
apply  to  the  General  Faculties  Council  for  an  exception  to  the  Exam  period 
outlined in the Academic Schedule. 

b.  Evening  courses.    A  final  examination  for  an  evening  course  will  normally  be 

scheduled during the final examination period on the same night as the regular 
class would be held.  Exceptions to this must be requested by the department. 

c.  Block Week Courses: Will typically be scheduled on the Saturday after the last 

day of the class or the following Saturday. The exam date must be reported to 
the Office of the Registrar. 

d.  Practical, Laboratory and Oral Examinations: May be scheduled during the final 

exam period, provided this information is included in the course outline and the 
exam dates are provided to the Office of the Registrar.  If the designated time 
creates a conflict in the student exam schedule or the student has more than two 
exams in a given day, the academic department must provide an alternate time 
for the student.  It is recommended that practical exams follow best practices. 

e.  Courses  with  unusual  start  and  end  dates  (half  semester):  Courses  that  run 

during  the  first  half  of  the  semester  will  have  the  final  exam  during  the  last 
scheduled class meeting or can be scheduled on the Saturday following the last 
day of the scheduled class.  The exam date must be reported to the Office of the 
Registrar.  Courses that run the second half of the semester will have their final 
exam  scheduled  by  the  Office  of  the  Registrar  during  the  final  examination 
period. 

f. 

Off Campus Exams (for an entire class): Any exams to be held off-campus must 
be approved by the Dean and Registrar in consultation with Risk Management.  
The instructor will notify students of this requirement within the course outline. 

g.  Online Exams: If a course has been scheduled with an online delivery mode, the 

final exam must also be online.  An exception to this can be made if the instructor 
advises  students  on  the  first  day  of  classes  that  the  exam  is  going  to  be  in-
person.    This  information  must  also  be  included  in  the  course  outline.  If  an 
instructor of an in-person course decides to have an online exam, this must also 
be  communicated  to  students  on  the  first  day  of  classes  and  included  in  the 
course  outline.  Online  exams  can  be  scheduled  Synchronously  or 
Asynchronously. The type of online exam must be reported to the Office of the 
Registrar to ensure it is scheduled accordingly. 

h.  Presentations:  Courses  with  presentations  as  final  assessments  must  be 

communicated  to  the  Office  of  the  Registrar  at  the  start  of  the  semester.  The 
date and time of the presentations must be communicated to the Office of the 
Registrar  as  part  of  the  final  exam  scheduling  process  in  order  to  minimize 
conflicts in the student exam schedules. 

i. 

Academic Accommodation: 

Students with documented disability or under other 

protected  grounds  (e.g.,  religion,  family  status)  may  have  exam 
accommodations,  as  outlined  by  the  Academic  Accommodation  for  Students 
Experiencing Disabilities Policy:

 

i. 

It is the student’s responsibility to request an examination accommodation 
through  Access  and  Inclusion  Services  and  provide  the  necessary 
documentation to support their request. Access and Inclusion Services will 
work  with  faculty  and  students  to  achieve  accommodations  that  uphold 
academic standards and maintain the integrity of the course curriculum

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 4 of 8 

 

ii. 

The  maximum  number  of  hours  for  a  student  to  write  exams  in  one 
calendar  day  is 6 hours. There may  be exceptions if  the  duration  of the 
exam is determined by accrediting bodies. 

• 

If a student has multiple exams scheduled on the same day and 
the total writing time exceeds 6 hours, the student may choose to 
defer one or more exam(s).

 

• 

If the student chooses to defer an exam due to multiple exams in 
one day, the second exam would be deferred.

 

• 

Students  with  back  to  back  exams  where  the  extended  time 
applied overlaps with the second exam, the second exam would 
be deferred.

 

j. 

Posting of timetable.  The  Final Examination Timetable shall be prepared  and 
made  available  on  the  Mount  Royal  University  website  by  the  Office  of  the 
Registrar approximately six weeks but no later than five weeks before the last 
day  of  classes  in  the  Fall  and  Winter  semesters.    The  Spring  semester  Final 
Examination Timetable will be posted no later than the last Wednesday in May.  
The Summer semester Final Examination Timetable will be posted no later than 
the end of the third week of July

.

 

k.  Once the final exam schedule has been posted, changes may be requested, but 

will  only  be  accommodated  in  the  absence  of  conflicts.    Changes  will  not  be 
accommodated if it creates a conflict in the student, faculty or room schedule, 
unless approved by the Dean or designate and Registrar. 

l. 

Final examinations are scheduled by the Office of the Registrar on the basis of 
information supplied by each department.  Therefore, each Chair must return to 
the Office of the Registrar no later than the beginning of the second week of the 
semester  all  information  required  for  scheduling.    Refer  to  the  Examinations 
Procedures document. 

m.  The  length  of  the  examination  shall  be  specified  on  the  course  outline  and 

examination papers.   Final Examinations shall  be  normally two  or three  hours 
duration  without break.  Exceptions shall be recommended  by the department 
Chair to the Dean (or des

ignate) and the Dean’s decision will be final.  There are 

four standard exam periods: 

i. 

0900 

 

Two hour exams only 

ii. 

1130 

 

Two or three hour exams

 

iii. 

1500 

 

Two or three hour exams 

iv. 

1900 

 

Two or three hour exams 

n.  Daytime courses may have evening final exams. 

o.  Courses that do not require a final exam must be communicated to the Office of 

the Registrar. 

p. 

If  special  supplies  are  needed  for  any  examination,  it  is  the  instructor’s 
responsibility to make the necessary arrangements. 

 

1.5 

Deferred Examination of Work 

 

a.  A student who is unable to write a final examination at the scheduled time may 

apply for a deferred examination.  Additional study time, travel plans, vacations 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 5 of 8 

 

or  misreading  the  exam  schedule  are  not  considered  legitimate  reasons  for 
requesting a deferred exam. 

b.  The  authority  to  grant  or  deny  a  deferred  final  examination  is  vested  with  the 

Chair or Dean of the academic unit in which the course is offered. 

i. 

The Chair or Dean may consider any compelling reasons outside of the 
student’s  control  including  but  not  restricted  to:    personal  illness, 
bereavement, 

personal 

injury, 

unavoidable 

and 

unanticipated 

circumstances. 

ii. 

The application must be supported by appropriate documentation. 

iii. 

If the intended absence is due to Protected Human Rights, the Chair or 
Dean and instructor must be informed in writing of the conflict two weeks 
prior to the date of the examination. 

c.  Under  no  circumstances  will  a  deferred  final  examination  be  granted  after  a 

student has written the original final examination. 

d.  Emergency  situation.    If  students  become  ill  or  are  notified  of  an  emergency 

during an examination, they should report at once to the invigilating instructor(s), 
hand  in  their  unfinished  examination  paper,  and  request  that  the  examination 
paper be cancelled. 

i. 

If illness is the cause, medical documentation must be obtained from a 
physician  within  24  hours,  so  that  any  subsequent  application  for  a 
deferred examination may be supported by medical documentation. 

ii. 

In  the  case  of  an  emergency,  the  student  must  present  appropriate 
documentation  to  the  instructor  within  three  business  days  of  the 
examination. 

e.  Late  request.  Students  who  complete  an  examination  will  not  be  permitted  to 

apply for a deferred examination. 

f. 

Loss of privilege. To be eligible for a deferred examination, students must apply 
as soon as possible before, and no later than the date of the examination. 

g.  More than Two Exams. Students who have more than two exams scheduled on 

any  one  day  may  request  and  shall  be  granted  a  deferral  of  the  third  and 
subsequent examination(s) on that day by the appropriate instructor responsible 
for the examination. The same condition applies if two or more examinations are 
scheduled at the same time. 

 

1.6 

Conduct of Examinations 

 

a.  Registration: A student must be registered in a course in order to write the final 

examination. 

b.  Presentations, Oral and Practical Exams: Where students are to be evaluated 

on the basis of a presentation, oral or practical performance, the instructor must 
keep  a  written 

record  or  written  commentary  on  each  student’s  performance 

sufficient to justify the grade assigned. 

c.  Proctored  examination  for  individual  students:  Individual  students  who  are 

unable  to  attend  their  in-person  exam  due  to extenuating  circumstances, may 
request a proctored final exam  outside of Mount Royal University. Such requests 
must be  approved by the Dean or designate and Registrar. 

If approved, it is the students’ responsibility to make arrangements for a different 
place of writing and for an invigilator approved by the Dean or designate to be 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 6 of 8 

 

present at the location where they wish to write.  These arrangements must meet 
the approval of the Dean or designate.  The student is responsible for any costs 
associated with these arrangements. 

Whenever possible, students granted the privilege of a proctored  examination 
must  write  on  the  same  day  and  at  the  same  time  as  the  examination  being 
written at Mount Royal University. 

d.  Proctored  examination  for  an  entire  class:  Instructors  who  wish  to  conduct  a 

proctored  exam  using  proctoring  software  must  submit  a  request  and  have  it 
approved by the Dean.  Any software used for this type of assessment must be 
an  approved  university  application  and  must  adhere  to  provincial  and  federal 
privacy and security requirements. 

 

 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

 
 

(1)  Asynchronous 

Exam 

 

An exam that is available online for a specified period of time.  
Students must log in and complete the exam within a specified 
duration. 

(2)  Block week 

course 

A course that typically runs for a period of time prior to the 
start of the regular semester 

(3)  Courses with 

unusual start and 
end dates 

Courses with start and end dates that are not the same as the 
regularly scheduled semester dates 

(4)  Course Work 

All  course  work  (assignments  and  examinations)  must  be 
completed within the course start and end dates specified 

(5)  Deferred Exam 

Students who are unable to write their final exam on the official 
posted date for reasons as outlined in this policy may apply to 
write their final exam at another day and time. 

(6)  Experiential 

Learning Course 

As defined by the Programs Definition policy under Workplace 
Experiential Learning 

(7)  Final Assignment/ 

Term Project 

A culminating task or piece of work assigned to students as part 
of a course.   Must be assigned prior to the last day of classes 
with a due date no later than the last day of the semester. 

(8)  Final 

Examination: 

In  this  document  “final  examination”  means  an  examination 
(normally of two or three hours in duration) held during the final 
examination period in any semester. 

(9)  Final Exam period 

A  10-day  period  after  the  last  day  of  classes  which  includes 
business  days  and  Saturdays  for  the  Fall  and  Winter 
semesters.    A  three-day  period  after  the  last  day  of  classes 
which includes business days only for the Spring and Summer 
semesters. 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 7 of 8 

 

(10) Final Grade 

The  result  of  an  assessment  of  a  student’s  academic 
performance in relation to a set of explicitly stated criteria in a 
transparent and open manner.  Typically, a student in a course 
with a final mark will either pass or fail. 

(11) Invigilator 

An individual that is appointed by an academic department to 
supervise students completing an exam, ensuring exam rules 
and procedures are followed.  Normally the instructor assigned 
to the course. 

(12) Laboratory / 

Practical Exam 

An exam whereby a student demonstrates their practical skills 
and techniques usually in a laboratory, clinical or field setting. 
This would include comprehensive exams, objective structured 
clinical  exams,  bell-ringer-type  exams  or  others  that  could  be 
classified as measuring experiential competence) 

(13) Oral Exam 

 

An exam whereby an examiner poses questions to the student 
in a spoken from and the student needs to respond in such a 
manner to demonstrate sufficient knowledge of the subject 

(14) Online Exams 

Exams that are held using an MRU approved virtual platform 

(15) Policy 

means the Examinations Policy 

(16) Proctored Exam 

 

An  exam  that  is  supervised  by  an  approved,  neutral  person, 
who ensures the identity of the exam taker and the integrity of 
the exam taking environment 

(17) Synchronous 

Exam 

An online exam that has a specified day, time and duration. 

(18) Take home exam  

Open  book  exam  that  students  complete  outside  of  the 
classroom.  The questions are provided to the students and the 
students  are  given  a  specified  period  of  time  to  submit  their 
answers 

(19) Test  

In this document “test” means any test, or quiz, conducted up 
to the last day of classes. 

(20) University 

means Mount Royal University 

 
 
 
E. 

RELATED POLICIES 

 

•  Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy 
•  Academic Scheduling Policy 

•  Grades Policy 
•  Human Rights Policy 

•  Program Definitions Policy 

•  Registration Policy 

 
 
 

background image

Examinations Policy 

– May 19, 2022 

Page 8 of 8 

 

F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  N/A 

 

 
G. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)