Procedure for Space Audits 

– approval date [TBD] 

Page 1 of 3  

 

 

PROCEDURE

 

FOR

 

SPACE

 

AUDITS 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

December 
17, 2018 

Procedure 
Sponsor: 

President 

Last Revised: 

 

Administrative 
Responsibility: 

AVP, Facilities 
Management 

Review 
Scheduled: 

December 
17, 2025 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

The Space Audit is completed on an annual basis, or as necessary. These audits are conducted 
under the authorization of the President through the Space Planning Committee. The Space Audit 
is  the  documentation  of  specific  room  Amenities,  such  as  type  of  flooring  and  type  of  writable 
surfaces, as well as the condition of Amenities for each room. This audit is done for a number of 
reasons  including  that  the  University  is  required  to  report  its  allocation  of  Space  to  Alberta 
Infrastructure,  which  has  Government  funding  implications.  The  information  collected  from  the 
Space A

udit is also used to ensure that the condition of the University’s facilities are maintained at 

an acceptable level and to assist in the booking of meeting rooms. 
 
 
1. 

INITIATING AND SCHEDULING THE SPACE AUDIT 

 

1.1 

Facilities  Management  is  responsible  for  maintaining  the  University’s  Space 
Inventory  and,  as  such,  is  required  to  conduct  annual  Space  Audits  to  ensure  all 
information relating to the 

University’s Space Inventory is accurate and up to date. 

 

1.2 

The annual Space Audit typically commences during the spring semester in order to 
avoid peak student use time and follows a schedule created by the Space Auditor. 
 

1.3 

The Space Auditor will coordinate with Units to reasonably accommodate times and 
schedules while conducting Space Audits. 
 

1.4 

The  Associate  Vice-President,  Facilities  Management,  will  communicate  to  the 
University  Leadership  Group  a  minimum  of  one  week  (five  business  days)  in 
advance  of  commencing  the  Space  Audit.  The  communication  will  provide  an 
overview of what will be expected during the audit, the official start date and where 
the Space Audit Schedule can be viewed. It is the responsibility of each member of 
the University Leadership Group to communicate with their team in advance of the 
Space Audit. 
 
 

2. 

CONDUCTING THE SPACE AUDIT 

 

2.1 

The  Space  Auditor  has  the  authority  to  enter  all  Spaces  that  are  scheduled  to  be 
audited. All Occupants must allow the Space Auditor entrance to those Spaces for 
the  purposes  of  completing  a  Space  Audit,  which  may  include  photographing  all 
Amenities.  

Procedure for Space Audits 

– approval date [TBD] 

Page 2 of 3  

 

 

2.2 

An area currently undergoing a Space Audit will be clearly identified through use of 
appropriate signage provided by Facilities Management. 
 

2.3 

All areas are subject to undergo a Space Audit with the exception of those areas that 
the Space Auditor determines may pose an immediate threat to their safety. Areas 
that  are  excluded  from  undergoing  Space  Audits  include  those  with  construction 
signs that indicate renovations. 
 

2.4 

The  individual  managing  a  Space  that  requires  Personal  Protection  Equipment 
(PPE) or that requires knowledge of supplemental safety regulations to enter, must 
be consulted in advance of conducting the Space Audit. 
 

2.5 

Once the Space Audit has been conducted, any variances between the completed 
Space Audit and the existing data will be reviewed by the Space Strategist, Facilities 
Management,  in  consultation  with  the  audited  Unit  before  the  Space  Inventory  is 
updated. 
 

2.6 

The overall results of the annual Space Audit will be reported to the Space Planning 
Committee  and  used  for  decision-making  purposes  by  the  Committee,  various 
administrative applications, as well any inter-institutional and system-wide statistical 
reports. 
 

2.7 

The  Space  Planning  Committee  may  require  additional  or  revised  Space  and 
occupancy  data  for  reasons  such  as,  but  not  limited  to,  larger  Space  reviews,  or 
Space allocations decisions. 
 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Amenity: 

means 

any 

category 

of 

architectural 

finishes, 

furnishings,  furniture  or  equipment  that  is  considered 
belonging to the room 
 

(2)

 

Occupant: 

means any person present within a room 

 

(3) 

Space: 

means all indoor and outdoor Space under the control, 
care, or custody of the University 
 

(3) 

Space Audit: 

means  an  assessment  of  Space  to  ensure  the 
University’s Space Inventory is appropriately maintained 
 

(4)

 

Space Auditor: 

means  a  person  who  has  been  assigned  to  conduct  a 
Space Audit 

 

(5)

 

Space Inventory:

 

 

means  the  centralized  collection  of  Space  information 
related  to  the  University’s  facilities  maintained  by 
Facilities Management 

 

(6) 
 

Unit: 

means  any  centre,  department,  division,  faculty, 
program or school; as well as any administrative group 
of the University 
 

(7)

 

University: 
 

means Mount Royal University 

 

Procedure for Space Audits 

– approval date [TBD] 

Page 3 of 3  

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Space Management policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 
 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Space Planning Committee Terms of Reference 

•  Space Standards 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)