Procedure for Filing a Protected Disclosure 

– October 14, 2020 

Page 1 of 5  

 

 

PROCEDURE FOR FILING A PROTECTED 

DISCLOSURE 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

October 14, 
2020 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last Revised: 

April 1, 2021 

Administrative 
Responsibility: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Review 
Scheduled: 

October 14, 
2025 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

SUBMITTING A PROTECTED DISCLOSURE 

 

1.1 

In  advance  of  submitting  a  Protected  Disclosure,  a  Discloser  may  seek  advice  or 
information  on  the  process  of  filing  a  Protected  Disclosure  either  through  their 
supervisor,  the  Designated  Officer,  the  Chief  Officer,  or  the  Office  of  the  Public 
Interest Commissioner. The Discloser

’s supervisor, the Designated Officer, the Chief 

Officer, or the Office of the Public Interest Commissioner may require the request for 
advice or information to be in writing. 
 

1.2 

If an Employee makes an initial allegation through Confidence Line via telephone at 
1 (800) 661-9675 or via the internet at www.mru.confidenceline.net, the Designated 
Officer will assess the allegation and where able, will follow up with the Employee to 
initiate the Procedure or filing a Protected Disclosure. If the Designated Officer is the 
subject of the alleged Wrongdoing, the Employee must clearly explain to Confidence 
Line  that  the  allegation  involves  the  Designated  Officer  so  that  Confidence  Line 
contacts the Chief Officer to file the Protected Disclosure. 
 

1.3 

A Discloser may make a Protected Disclosure by submitting a written allegation of 
Wrongdoing using the Protected Disclosure Form to the Designated Officer: 
 
a.  by email to 

designatedofficer@mtroyal.ca;

  

 

b.  by  hand  delivery  to  the  Designated  Officer 

–  Office  of  General  Counsel  and 

University  Secretariat   within  the  Executive  Offices  Room  A-317,  3rd  Floor, 
Kerby Hall; or 

 

c.  by mail delivery at:  

 

Designated Officer 

– Office of General Counsel and University Secretariat  

Mount Royal University 
4825 Mount Royal Gate SW 
Calgary, Alberta, Canada 
T3E 6K6 

 

1.4 

If a Discloser believes the Designated Officer may have a real or perceived conflict 
of interest relating to the alleged Wrongdoing, the Discloser may make a Protected 
Disclosure by using the Protected Disclosure Form to the Chief Officer. If the Chief 

 

Procedure for Filing a Protected Disclosure 

– October 14, 2020 

Page 2 of 5  

 

Officer  receives  a  Protected  Disclosure  of  this  nature,  they  may  either  follow  the 
procedures outlined within this Policy as though they are the Designated Officer or 
designate  another  Employee  as  a  Designated  Officer  for  the  purposes  of 
investigating  the  Protected  Disclosure  in  accordance  with  the  Policy  and  related 
procedures.  
 

1.5 

The completed Protected Disclosure Form may be submitted to the Chief Officer by: 

 

a.  Email to 

chiefofficer@mtroyal.ca

;  

 

b.  hand  delivery  to  the  Chief  Officer 

–  President  and  Vice-Chancellor  within  the 

Executive Offices Room A-317, 3rd Floor, Kerby Hall; or 

 

c.  mail delivery at:  

 

Chief Officer - President and Vice-Chancellor 
Mount Royal University 
4825 Mount Royal Gate SW 
Calgary, Alberta, Canada 
T3E 6K6 
 

1.6 

The Protected Disclosure must include: 

 

a.  a description of the Wrongdoing; 

 

b.  the dates of the Wrongdoing; 

 

c.  the name of the individual or individuals alleged 

 

i. 

to have committed the Wrongdoing, or 
 

ii. 

to be about to commit the Wrongdoing; and 

 

d.  any additional information that the Designated Officer may reasonably require to 

investigate the matters set out in the Protected Disclosure. 

 

1.7 

If a Discloser believes that the Chief Officer may have a real or potential conflict of 
interest in the alleged Wrongdoing, the Discloser may make a disclosure directly to 
the Commissioner. 
 

1.8 

A  Discloser  may  also  make  a  Protected  Disclosure  directly  to  the  Commissioner 
using the provided contact information:   
 
a.  Email:      

info@pic.alberta.ca

 

 

b.  Phone:    1-855-641-8659 

 

c.  Website: 

www.yourvoiceprotected.ca

 

 

1.9 

A  Discloser  may  contact  the  Commissioner  at  any  time  relating  to  a  Protected 
Disclosure and may also follow up with the Commissioner if: 

 

a.  the  Discloser  has  made  a  Protected  Disclosure  and  does  not  agree  with  the 

Designated Office

r’s decision not to investigate;  

 

 

Procedure for Filing a Protected Disclosure 

– October 14, 2020 

Page 3 of 5  

 

b.  the  Discloser  has  made  a  Protected  Disclosure  and  the  investigation  has  not 

been completed in accordance with the procedures;  

 

c.  the  Discloser  has  made  a  Protected  Disclosure  and  the  matter  has  not  been 

resolved within the time periods established under the Act; or 

 

d.  the  Discloser  has  made  a  Protected  Disclosure,  the  investigation  has  been 

completed,  a  final  decision  has  been  issued,  and  the  Discloser  is  dissatisfied 
with the decision. 

 
 

2. 

RECEIPT OF A PROTECTED DISCLOSURE FORM 

 

Upon  receipt  of  a  Protected  Disclosure  Form,  the  Designated  Officer  will 
acknowledge its receipt to the Discloser within five (5) Business Days. 
 

2.1 

The  Designated  Officer  will  review  the  contents  of  the  Protected  Disclosure  Form 
with the Discloser to determine if the Protected Disclosure was made in good faith 
and contains enough information for the Designated Officer to assess the allegation;

 

 

2.2 

 A Protected Disclosure made in good faith means:

 

 

a.  the Discloser is not seeking to deceive the University; 

 

b.  the allegations are not frivolous; or 

 

c.  the  allegations are not vexatious  in nature  and seeking to cause emotional or 

material harm to those accused of Wrongdoing. 

 

2.3 

The Designated Officer will create a case file containing the contents of the Protected 
Disclosure Form and will review the Protected Disclosure to determine whether it: 
 
a.  meets the definition of a Wrongdoing; 

 

b.  falls within the parameters of this Policy or if it should be addressed elsewhere 

through existing policy or procedure; 
 

c.  should be dismissed for being made in bad faith; or  

 

d.  should be dismissed for another valid reason. 
 

2.4 

Within 20 business days of receiving a Protected Disclosure the Designated Officer 
will  inform  the  Discloser  of  their  decision  to  investigate  and,  where  appropriate, 
initiate the Procedure for Investigating a Protected Disclosure.  
 

2.5 

The Designated Officer may initiate a single investigation when multiple Protected 
Disclosures made on the same matter have been received. However, each Protected 
Disclosure received must be acknowledged in writing to the Discloser.  
 

2.6 

Prior to initiating an investigation into an allegation of Wrongdoing, the Designated 
Officer  may  consult  with  the  Chief  Officer  or  the  Commissioner  regarding  the 
contents of the Protected Disclosure and the management of the investigation. Any 
such consultation may be required to be in writing by either the Chief Officer or the 
Commissioner.  
 

 

Procedure for Filing a Protected Disclosure 

– October 14, 2020 

Page 4 of 5  

 

2.7 

An allegation of Wrongdoing that has occurred more than two (2) years prior to the 
date  of  the  Protected  Disclosure  will  generally  not  be  investigated  unless  the 
Designated  Officer  determines  that  the  allegation  of  Wrongdoing  exposes  a 
continued  or  future  risk  to  Employees,  students,  the  public,  patient  safety,  the 
integrity or the reputation of the University. 
 

2.8 

As a result of a Protected Disclosure: 
 
a.  if  the  Designated  Officer  has  reason  to  believe  that  an  offence  has  been 

committed under an act or regulation of Alberta or of the Parliament of Canada, 
the  Designated  Officer  must,  as  a  requirement  of  the  Act  and  as  soon  as 
reasonably practicable, report the alleged offence to a law enforcement agency 
and to the Minister of Justice and Solicitor General. 

 

b.  if the Designated Officer has reason to believe that the contents of a Protected 

Disclosure could constitute an imminent risk of a substantial and specific danger 
to the life, health or safety of individuals, or to the environment, the Designated 
Officer must notify the Commissioner immediately and disclose the matter to an 
appropriate law enforcement agency. 

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

the Act: 

means 

the 

Public 

Interest 

Disclosure 

(Whistleblower 

Protection)  Act  (Alberta),  as  amended,  and  any  regulations 
thereunder 
 

(2) 

Chief Officer:  

means the President and Vice-Chancellor 
 

(3) 

Commissioner: 
 

means  the  Public  Interest  Commissioner  appointed  in 
accordance with the Act 
 

(4) 

Designated Officer: 

means the Chief Officer or an individual appointed by the 
Chief Officer to manage and report on Protected Disclosures 
made in accordance with this Policy and related procedures 
 

(5) 

Discloser: 

means any Employee who chooses to file a Protected 
Disclosure in accordance with the Policy  
 

(6) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under an employment contract, including but not limited to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees  
 

(7) 

Policy: 
 

means the Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy  

(8) 

Protected 
Disclosure: 

means a written report of Wrongdoing made in good faith by an 
Employee  in  accordance  with  the  Act  and  this  Policy  and 
related procedures 
 

 

 

 

(9) 

University: 
 

means Mount Royal University 

(10) 

Wrongdoing: 
 

Any  activity  or  conduct  engaged  in  by  an  Employee  in  or 
relating to the University, as follows: 
 

 

Procedure for Filing a Protected Disclosure 

– October 14, 2020 

Page 5 of 5  

 

•  engaging  in,  or  counseling  or  directing  someone  to 

engage  in,  the  following:  breaking  the  law  through 
contravening an Act or regulation 

 

•  any  act  or  omission  that  creates  a  substantial  and 

specific danger to the life, health or safety of individuals 
or substantial and specific danger to the environment 
 

•  gross mismanagement of public funds, a public asset, 

or  the  delivery  of  a  public  service  identified  in  the 
regulations 

 

•  gross mismanagement of employees through conduct 

of  a  systemic  nature  that  indicates  a  problem  in  an 
organization’s culture relating to bullying, harassment 
or intimidation. 
 

Any other Wrongdoing as defined by the Act or related 
regulations. 

 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Public Interest Disclosure (Whistleblower Protection) Act, SA, 2012, cP-39. 

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Protected Disclosure Form 

•  MRFA Collective Agreement 
•  MRSA Collective Agreement 

•  Terms & Conditions of Employment for Exempt Employees 
•  Terms & Conditions of Employment for Postdoctoral Employees 

•  Terms & Conditions of Employment for Research Assistants Employees 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

04/01/2021 

Editorial 

– Updated 

Designated Officer 

Template, 1.3. 

Policy Specialist 

President and Vice-
Chancellor 

01/26/2022 

Editorial 

Policy Sponsor 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary

 

06/13/2024 

Editorial 

Designated Officer 

– 

Office title 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary