Death of a Student Procedures – October 28, 2019 

Page 1 of 3 

 

 

DEATH

 

OF

 

A

 

STUDENT

 

PROCEDURES 

 

Procedure Type:  Management 

Initially 

Approved: 

October 26, 

2005 

Procedure 

Sponsor: 

Vice-President, 

Students 

Last 

Revised: 

October 28, 

2019 

Primary Contact: 

Executive 

Director, Student 

Affairs 

Review 

Scheduled: 

October 28, 

2025 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

 

1. 

CONFIRMATION OF DEATH 

 

1.1 

Official confirmation of a Student death is required to ensure compliance with provincial 

legislation and accuracy of the information.  The  Office of Student Community 

Standards is responsible for officially confirming the death of a Student on behalf of the 

University, by means that may include a(n): 

 

a.  death certificate; 

b.  obituary;   

c.  letter from the coroner; or 

d.  other official documents. 

 

1.2 

Prior to confirming a Student death, the Office of Student Community Standards will 

verify the enrolment status and program of study with the Office of the Registrar. 

 

1.3 

Once the Student death has been confirmed, the Executive Director, Student Affairs 

will immediately notify all members of the Executive Leadership Team.  

 

1.4 

The Office of Student Community Standards will seek to attain necessary information 

regarding the deceased Student and their family or their next-of-kin in order to meet 

the administrative obligations of the University. 

 

 

2. 

UNIVERSITY RESPONSE  

 

2.1 

Upon notification to members of the Executive Leadership Team, the Office of Student 

Community Standards will coordinate a University response to areas of responsibility 

to be determined by the nature of the death, and may include, but not limited to:  

 

a. 

Associate Vice-President, Finance and Commercial Operations 

b. 

Director, Communications 

c. 

Associate Vice-President, Human Resources  

d. 

Dean of the Deceased Student 

e. 

University Registrar 

f. 

Manager, Insurance and Operational Risk 

Death of a Student Procedures – October 28, 2019 

Page 2 of 3 

 

g. 

General Counsel and University Secretary, University Secretariat 

h. 

Dean, University Library 

i. 

Chief Safety and Risk Officer 

 

2.2 

The University’s  response  is coordinated  through the  Office of Student Community 

Standards and includes: 

 

a.  designating an individual(s) to liaise with external agencies, as required; 

 

b.  designating an individual, usually the Executive Director, Student Affairs, as the 

primary contact for the University to communicate with the family or next-of-kin; 

 

c.  designating  the Associate Vice-President, Marketing and Communications  to 

determine and consult with the Office of Student Community Standards regarding 

all institutional communication activities; 

 

d.  ensuring appropriate Units are notified and that all information is being disclosed 

in accordance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act; 

 

e.  ensuring  that once a  Unit  has  been notified, its  administrative  obligations have 

been carried out and reported back to the Office of Student Community Standards 

in a timely manner; 

 

f.  making students, faculty and staff aware of any wellness support services that are 

available to them on behalf of the University; and 

 

g.  where applicable, collaborating with key areas to assist the Dean of the Student’s 

program with providing a recommendation to General Faculty Councils regarding 

the awarding of a posthumous degree in accordance with the University’s 

Academic Standing, Continuance and Graduation policy; 

 

2.3 

Upon completion of all administrative obligations relating to the death of a Student, the 

Office of Student Community Standards will evaluate the overall process and provide 

feedback to each Unit as required, to ensure administrative responsibilities are met 

effectively and efficiently.  

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Policy: 

means the Death of a Student Policy 

 

(2) 

Student: 

means a person currently registered or has been registered in 

one of the last six academic semesters (including spring and 

summer) in a credit or non-credit program 

 

(3) 

Unit: 

means any centre, department, division, faculty, program or 

school; as well as any administrative group of the University 

 

(4) 

University 

means Mount Royal University 

 

 

 

 

Death of a Student Procedures – October 28, 2019 

Page 3 of 3 

 

C. 

RELATED POLICIES

 

 

●  Academic Record Policy

 

●  Academic Standing, Continuance and Graduation Policy

 

●  Death of a Student Policy

 

●  Emergency Management Policy

 

●  Records and Information Management Program Policy

 

●  Registration Policy

 

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

 

●  Alberta Interdependent Relationships Act

 

●  Alberta Health Information Act

 

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Author 

(Position Title) 

Approver 

(Position Title) 

10/2005 

 

 

 

 

01/2006 

 

 

 

 

08/2017 

(editorial) 

Format, name/title 

changes, gender 

neutral language 

 

Director, University 

Secretariat 

 

10/28/2019 

Comprehensive 

Revision 

All 

Executive Advisor, 

SACL 

Board of Governors 

02/11/2021 

Editorial – 

title/name 

changes from 

SACL to Vice-

Provost & AVP 

Students 

All 

University 

Secretary 

University Secretary