Death of a Student Procedures 

– October 28, 2019 

Page 1 of 3 

 

 

DEATH

 

OF

 

A

 

STUDENT

 

PROCEDURES 

 

Procedure Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

October 26, 
2005 

Procedure 
Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last 
Revised: 

October 28, 
2019 

Primary Contact: 

Executive 
Director, Student 
Affairs 

Review 
Scheduled: 

October 28, 
2024 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

 

1. 

CONFIRMATION OF DEATH 

 

1.1 

Official confirmation of a Student death is required to ensure compliance with provincial 
legislation  and  accuracy  of  the  information.  The  Office  of  Student  Community 
Standards is responsible for officially confirming the death of a Student on behalf of the 
University, by means that may include a(n): 

 

a.  death certificate; 
b.  obituary;   
c.  letter from the coroner; or 
d.  other official documents. 

 

1.2 

Prior to confirming  a Student death, the Office of Student Community  Standards  will 
verify the enrolment status and program of study with the Office of the Registrar. 

 

1.3 

Once the Student death has been confirmed, the Executive Director, Student Affairs 
will immediately notify all members of the Executive Leadership Team.  
 

1.4 

The Office of Student Community Standards will seek to attain necessary information 
regarding the deceased  Student and their family or their next-of-kin in order to  meet 
the administrative obligations of the University. 

 
 

2. 

UNIVERSITY RESPONSE  

 

2.1 

Upon notification to members of the Executive Leadership Team, the Office of Student 
Community Standards will coordinate a University response to areas of responsibility 
to be determined by the nature of the death, and may include, but not limited to:  

 

a. 

Associate Vice-President, Finance and Commercial Operations 

b. 

Director, Communications 

c. 

Associate Vice-President, Human Resources  

d. 

Dean of the Deceased Student 

e. 

University Registrar 

f. 

Manager, Insurance and Operational Risk 

Death of a Student Procedures 

– October 28, 2019 

Page 2 of 3 

 

g. 

General Counsel and University Secretary, University Secretariat 

h. 

Dean, University Library 

i. 

Chief Safety and Risk Officer 

 

2.2 

The  University

’s  response  is  coordinated  through  the  Office  of  Student  Community 

Standards and includes: 

 

a.  designating an individual(s) to liaise with external agencies, as required; 

 

b.  designating  an  individual,  usually  the  Executive  Director,  Student  Affairs,  as  the 

primary contact for the University to communicate with the family or next-of-kin; 
 

c.  designating  the  Associate  Vice-President,  Marketing  and  Communications  to 

determine and consult with the Office of Student Community Standards regarding 
all institutional communication activities; 
 

d.  ensuring appropriate Units are notified and that all information is being disclosed 

in accordance with the Freedom of Information and Protection of Privacy Act; 
 

e.  ensuring  that  once  a  Unit  has  been  notified,  its  administrative  obligations  have 

been carried out and reported back to the Office of Student Community Standards 
in a timely manner; 
 

f. 

making students, faculty and staff aware of any wellness support services that are 
available to them on behalf of the University; and 
 

g.  where applicable, collaborating with key areas to assist the Dean of 

the Student’s 

program with providing a recommendation to General Faculty Councils regarding 
the  awarding  of  a  p

osthumous  degree  in  accordance  with  the  University’s 

Academic Standing, Continuance and Graduation policy; 
 

2.3 

Upon completion of all administrative obligations relating to the death of a Student, the 
Office of Student Community Standards will evaluate the overall process and provide 
feedback  to  each  Unit  as  required,  to  ensure  administrative  responsibilities  are  met 
effectively and efficiently.  

 
 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Policy: 

means the Death of a Student Policy 
 

(2) 

Student: 

means  a  person  currently  registered  or  has  been  registered  in 
one  of  the  last  six  academic  semesters  (including  spring  and 
summer) in a credit or non-credit program 
 

(3) 

Unit: 

means  any  centre,  department,  division,  faculty,  program  or 
school; as well as any administrative group of the University 
 

(4) 

University 

means Mount Royal University 
 
 
 
 

Death of a Student Procedures 

– October 28, 2019 

Page 3 of 3 

 

C. 

RELATED POLICIES

 

 

●  Academic Record Policy

 

●  Academic Standing, Continuance and Graduation Policy

 

●  Death of a Student Policy

 

●  Emergency Management Policy

 

●  Records and Information Management Program Policy

 

●  Registration Policy

 

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act.

 

●  Alberta Interdependent Relationships Act

 

●  Alberta Health Information Act

 

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 
 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Author 
(Position Title) 

Approver 
(Position Title) 

10/2005 

 

 

 

 

01/2006 

 

 

 

 

08/2017 
(editorial) 

Format, name/title 
changes, gender 
neutral language 

 

Director, University 
Secretariat 

 

10/28/2019 

Comprehensive 
Revision 

All 

Executive Advisor, 
SACL 

Board of Governors 

02/11/2021 

Editorial 

– 

title/name 
changes from 
SACL to Vice-
Provost & AVP 
Students 

All 

University 
Secretary 

University Secretary