SPACE MANAGEMENT POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

December 17, 
2018 

Policy Sponsor: 

President 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

AVP, Facilities 
Management 

Review 
Scheduled: 

December 17, 
2025 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Space is a valuable and finite resource that must be managed and allocated in a manner that best 
meets the strategic priorities of the University as a whole. Allocation, use, and modification of Space 
occurs  in  a  systematic,  clear  and  accountable  way,  ensuring  that  University  Space  is  used 
effectively.

 

 

The  University  has  an  obligation  to  provide  students,  academic  personnel,  and  administrative 
personnel  with  suitable  Space  to  carry  out  University  approved  activities.  This  responsibility  is 
fulfilled  through  the  actions  of  the  Space  Planning  Committee  chaired  by  the  Vice-President, 
Finance and Administration.

 

 

The  University  allocates  Space  as  appropriate,  however,  at  its  discretion,  can  reclaim  and 
reallocate Space as deemed necessary to meet changing needs and priorities.

 

 
 

B. 

PURPOSE 
 
This  Policy  establishes  the  authority  and  responsibilities  for  the  allocation,  assignment  and 
coordination  of  all  University  Space  in  accordance  with  the  mission,  strategic  priorities  and  the 
academic mandate and program delivery of the University

. 

 
 

C. 

SCOPE 

 

All Space owned or leased by the University. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

GENERAL PRINCIPLES 

 

1.1 

Space  is  a  critical  resource  and  ownership  of  all  allocated  and  unallocated  University 
Space remains under authority of the University.

 

 

1.2 

The President, through the Vice Presidents, has overall authority for the allocation and 
reallocation  of  Space  in  a  manner  designed  to  optimize  its  use  and  to  advance  the 
mission,  strategic  priorities  and  the  academic  mandate  and  program  delivery  of  the 
University.

 

Space Management Policy 

– December 17, 2018 

Page 1 of 4 

 

 

1.3 

The Space Planning Committee, established under the Executive Leadership Team, is 
the  delegated  decision-making  authority  of  all  Space  usage  and  will  maintain  the 
University’s Space Standards.

 

 

1.4 

Any request for Space, relocation of a Unit, or a change in Space usage requiring 
alterations,  renovations  or  refurbishment  requires  approval  prior  to  the 
commencement  of  work  in  accordance  with  the  Procedure  to  Request  a  Space 
Change. 
 

1.5 

Facilities Management is the steward of all physical Space under the authority of the 
Space  Planning  Committee.  However,  this  does  not  diminish  the  responsibility 
assigned to other Units relating to their oversight in the use of Space. 
 

1.6 

The University encourages and supports the use of Shared Space for the purposes 
of maximizing utilization wherever practical. The University will also provide Common 
Areas for the general use of the University community. 

 

 

2. 

ACQUISITION OF SPACE 

 

2.1 

Acquisition  of all land,  buildings, or portions of buildings must be approved by the 
Board  of  Governors,  whether  acquired  through  inheritance,  donation,  purchase, 
erection from capital development, or other method. 

 
 

3. 

ANNUAL SPACE AUDITS 

 

3.1 

Facilities Management will maintain a Space Inventory of all Space and is the official 
record of all physical Space at the University. 
 

3.2 

Facilities  Management  will  conduct  Space  Audits  annually  or  as  necessary  in 
accordance with the Procedure for Space Audits. 

 
 

4. 

ACADEMIC SCHEDULING 

 

4.1 

All  Space  designated  for  credit  instruction  will  be  assigned  by  the  Office  of  the 
Registrar  for  the  purposes  of  academic  scheduling  as  set  out  in  the  Academic 
Timetabling Policy. 

 
 

5. 

CHARGES FOR THE USE OF SPACE 
 
5.1 

Space that is permanently allocated to support Ancillary Activities will be subject to 
budgetary requirements 

in accordance with the University’s approved budget model. 

 

5.2 

University costs  associated with the  use of Space  will be managed  in  accordance 
with the 

University’s approved budget model. 

 
 

6. 

INSTITUTES AND AFFILIATED INSTITUTES 

 

6.1 

Space requirements for establishing Institutes must be requested as a component 
of the proposal for establishing an Institute in accordance with the Institutes at Mount 
Royal University Policy. 

Space Management Policy 

– December 17, 2018 

Page 2 of 4 

 

 

6.2 

All Space requested by and allocated to Institutes on an ongoing basis is subject to 
the provisions of this Policy. 

 
 
E. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Affiliated Institute: 

means an Institute at the University that is established by an 
Affiliation  Agreement  with  a  financially  self-sufficient  third 
party  through  which  research  and  scholarly  activities  are 
developed and coordinated (refer to Institutes Policy) 
 

(2) 

Ancillary Activities: 
 

means  self-supporting  activity  centres  recognized  by  the 
University’s budget model as generating a net contribution to 
the  University  and  not  fundamental  to  the  instructional 
process 
 

(3)

 

Board of 
Governors: 
 

means the  Board of Governors of Mount Royal University 

(4)

 

Common Area: 

means  space  that  is  generally  accessible  to  the  University 
community  including  hallways,  study  areas,  stairwells, 
washrooms, etc. 
 

(5) 

Institutes: 

means an Institute at the University that is a financially self-
sufficient  entity  through  which  research  and  scholarly 
activities are developed and coordinated and that has been 
established  in  accordance  with  the  Mount  Royal  University 
Institutes Procedures (refer to Institutes Policy) 
 

(5)

 

Policy: 
 

means the Space Management Policy 

(6)

 

Shared Space: 
 

means space allocated to one Unit for control, however, may 
be  usable  by  another  Unit.  (boardrooms,  meeting  rooms, 
classrooms, etc.) 
 

(7)

 

Space: 
 

means all indoor and outdoor space under the control, care, 
or custody of the University 
 

(8)

 

Space Audit: 
 

means  an  assessment  of  Space  to  ensure  the  University’s 
Space Inventory is appropriately maintained 
 

(9)

 

Space Inventory: 
 

means the central repository of all University space that has 
been recorded and categorized by Facilities Management 
 

(10)

 

Unit: 
 

means any centre, department, division, faculty, program or 
school; as well as any administrative group of the University 
 

(11)

 

University: 
 

means Mount Royal University 

 
 
 
 
 

Space Management Policy 

– December 17, 2018 

Page 3 of 4 

 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Temporary Use of University Space Policy 

•  Institutes at Mount Royal University Policy 
•  Academic Timetabling Policy 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Procedure to Request a Space Change 

•  Procedure for Space Audits 
•  Space Planning Committee Terms of Reference 

 

 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

01/21/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary