Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 1 of 3  

 

 

 

PROVOST

 

AND

 

VICE-PRESIDENT,

 

ACADEMIC

 

REAPPOINTMENT

 

PROCEDURES 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

July 15, 
2021 

Procedure 
Sponsor: 

President and 
Vice-Chancellor 

Last Revised: 

 

Administrative 
Responsibility: 

AVP, Human 
Resources 

Review 
Scheduled: 

July 15, 
2026 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

 
1. 

COMPREHENSIVE ASSESSMENT 

 

1.1 

In the event a Provost & Vice-

President, Academic (“Provost”) expresses a written 

intent  to  stand  for  reappointment,  the  President  is  responsible  for  conducting  a 
comprehensive  assessment  of  the 

Provost’s  overall  performance  and  leadership 

during their term of office. 

 

1.2 

The  comprehensive  assessment  is  based  on  the  incumbent’s  leadership  of 
academic  affairs,  results  of  the  annual  performance  reviews,  and  written 
submissions  which  are  invited  by  the  President  from  members  of  the  University 
community. 

 

1.3 

The  President  shall  establish  a  Provost  and  Vice-President,  Academic 
Reappointment Committee (“Reappointment Committee”) whose responsibility is to 
advise  the  President  on  the  comprehensive  assessment  and  recommend  an 
outcome based on that process. 

 

1.4 

The  President  may  seek  external  consultation  to  assist  in  conducting  the 
comprehensive assessment. 

 

1.5 

The comprehensive assessment will be initiated immediately and shall conclude in 
a timely manner. 

 

1.6 

The  Reappointment  Committee  shall  provide  the  President  a  positive  or  negative 
recommendation regarding the 

Provost’s reappointment. 

 

1.7 

All deliberations of the Committee shall be confidential. 

 

1.8 

The Reappointment Committee shall be dissolved upon its final decision regarding 
the 

Provost’s request for reappointment. 

 

 
 
 
 

Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 2 of 3  

 

2. 

REAPPOINTMENT 

 

2.1 

If the Reappointment Committee recommends that the Provost be reappointed for 
an additional term of office, the President will review the recommendation submitted 
by the Reappointment Committee and make a final decision on the 

Provost’s request 

for reappointment. 

 

2.2 

In  the  event  that  the  President  proceeds  with  reappointment  of  the  Provost,  the 
President shall negotiate and conclude a contract with the Provost. 

 

2.3 

The  President  shall  be  the  official  spokesperson  for  all  matters  relating  to  the 
reappointment process and will announce the reappointment of the Provost. 

 

2.4 

In the event that the Provost is unsuccessful in their request for reappointment, or if 
the Provost chooses to no longer stand for reappointment, the President will initiate 
a  search  for  a  new  Provost,  in  accordance  with  the  Vice-President  Search  and 
Appointment Policy. 
 

3. 

REAPPOINTMENT COMMITTEE MEMBERSHIP 

 

3.1 

The Reappointment Committee will be comprised of the following members: 

 

i. 

President, who shall serve as Chair; 

ii. 

1 Vice-President, selected by the Vice-Presidents; 

iii. 

2 Deans/Vice-

Provosts, selected by the Provost’s Council; 

iv. 

4  faculty  members  (3  tenured;  1  contract),  nominated  by  and  elected  by  the 
faculty members; 

v. 

1 faculty member appointed by the Mount Royal Faculty Association; 

vi. 

1  director/manager/exempt  staff,  nominated  by  management/exempt  staff  in 
the Academic Affairs Division 

vii.  1 staff member in the Academic Affairs Division, appointed by the Mount Royal 

Staff Association; 

viii. 

1 student, appointed by the Students’ Association of Mount Royal University 

 

3.2 

The President reserves the right to appoint up to three additional members-at-large if 
it is deemed appropriate to mitigate under-representation from the equity-deserving 
groups and/or to provide better representation of the portfolio.  These individuals 
may be members of any part of the University community, except for senior 
administration. 

 
 

B. 

RELATED POLICIES 

 

●  Vice-President Search and Appointment Policy 

 
 
C. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c.P-19.5 

 
 

D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

 
 

 

Provost & VP Academic Reappointment Procedures - July 15, 2021 

Page 3 of 3  

 

E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)