Search, Selection and Appointment of a New President Procedures – February 26, 2018 

Page 1 of 3  

 

 

SEARCH, SELECTION AND APPOINTMENT OF 

A NEW PRESIDENT PROCEDURES 

 

Procedure 

Type: 

Board 

Initially 

Approved: 

February 26, 

2018 

Procedure 

Sponsor: 

Board of 

Governors 

Last Revised:  February 26, 

2018 

Administrative 

Responsibility: 

University 

Secretary 

Review 

Scheduled: 

April 2023 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

 

1.  SEARCH AND SELECTION 

 

1.1 

The Human Resources Committee of the Board shall establish a Presidential Search 

Committee (“PSC”) with the responsibility to administer and provide oversight of the 

recruitment process, including selecting and interviewing candidates and making a 

recommendation based on that process. 

 

1.2 

The PSC may seek external consultation to assist in conducting the recruitment 

process. 

 

1.3 

The PSC will develop a collaborative recruitment process for approval by the Human 

Resources Committee that will include the following: 

 

a.  a closed process in the sense that the names of shortlisted finalists will not be 

identified and there will be no public presentations by the finalist candidates; 

 

b.  the degree of confidentiality for the process and the schedule for any 

communications throughout the process; 

 

c.  a position profile  that  identifies  goals and objectives as they relate to the 

University’s mission and values; 

 

d.  the level of engagement with the University community; and 

 

e.  a strategy for attracting a strong candidate pool. 

 

1.4 

The scope of the search shall be international. 

 

1.5 

The Board Chair shall act as the official spokesperson for all matters relating to the 

recruitment process of the President. 

 

1.6 

The University Secretary is responsible for ensuring any support required by the PSC 

in fulfilling its mandate is provided. 

 

1.7 

The PSC will recommend one suitable candidate to the Board for approval as 

President of the University. 

Search, Selection and Appointment of a New President Procedures – February 26, 2018 

Page 2 of 3  

 

 

1.8 

In the event that no candidates are deemed desirable by the PSC, the procedures 

described herein shall be reactivated. 

 

 

2.  APPOINTMENT 

 

2.1 

Upon recommendation of a candidate by the PSC for the position of the President of 

the University, the Board will review the final report submitted by the PSC and make 

its decision.   

 

2.2 

The decision will be made by motion to accept or reject the recommendation of the 

PSC.  An affirmative vote of 70% of the Board members present and eligible to vote 

is required to pass the motion.  Voting by proxy is not allowed. 

 

2.3 

If the Board approves  the  recommendation from the PSC, the  Board Chair, in 

consultation with and approval of the Board’s Human Resources Committee, shall 

negotiate and conclude a contract with the candidate. 

 

2.4 

Legal Services shall provide support in drafting the President’s contract. 

 

2.5 

If the Board does not approve the recommendation by the PSC or if a contract cannot 

by finalized between the candidate and the Board’s Human Resources Committee, 

the Board shall request that the PSC submit another recommendation.  

 

2.6 

In the event that the Board does not choose, or succeed in the appointment of, a 

candidate recommended by the Committee, the procedures described herein shall 

be reactivated. 

 

2.7 

The Board Chair shall act as the official spokesperson for all matters relating to the 

appointment process and will announce the appointment of the President. 

 

2.8 

The Presidential Search  Committee shall be dissolved upon completion of the 

appointment of the President. 

 

2.9 

The Board will develop a transition plan which may include assistance from the 

departing President, as well as establish a transition team who will work with the 

incoming President to ensure they are appropriately supported in preparing for the 

role. 

 

 

B. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Board: 

means the Board of Governors 

 

(2) 

Policy: 

 

means the Presidential Search and Appointment Policy 

 

(3) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 

 

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•

  Presidential Search and Appointment Policy 

 

Search, Selection and Appointment of a New President Procedures – February 26, 2018 

Page 3 of 3  

 

D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•

  Post-secondary Learning Act, SA 2003,c.P-19.5

 

 

 

E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•

  Presidential Search Committee Terms of Reference 

 

 

F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

02/26/2018 

NEW 

 

University Secretary