background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 1 of 21  

 

 

 

TRAVEL

 

AND

 

EXPENSE

 

PROCEDURES 

 

Procedure 

Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

January 1, 

2011 

Procedure 

Sponsor: 

VP, Finance & 

Administration 

Last 

Revised: 

February 13, 

2012 

Administrative 

Responsibility: 

AVP, Finance and 

Commercial 

Operations 

Review 

Scheduled: 

April 2025 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

The Travel and Expense Policy requires that all claims be reasonable, reflect prudence, good 

judgment, due diligence and be defensible to an impartial observer. The impartial observer to whom 

we, as a public institution, can anticipate having to defend the reasonableness of our claims may 

include:  auditors, internal or external, representing any of the funding organizations that support 

activities at the University and Provincial level; members of the public; and any form of media who 

wish to scrutinize specific activities by query or through the means offered in the Government of 

Alberta's Freedom of Information and Protection of Privacy Act. 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

Based on the principles stated in the Travel and Expense Policy, the purpose of this document is 

to ensure fair treatment of employees required to travel and incur expenditures on behalf of the 

University. The provisions contained in this document are mandatory and provide for the payment 

of reasonable expenses necessarily incurred on University business and to ensure employees are 

appropriately reimbursed; and, direct the appropriate considerations and authority for travel and 

related expenditures, taking into consideration the expectations of a publicly funded institution. 

 

 

C. 

PROCEDURES 

 

 

1. 

ADMINISTRATION 

 

 

 

1.1 

Authorization 

 

a.  

The Expense Approver of the Employer have the responsibility to 

authorize and determine when business travel is necessary and to ensure 

that all travel arrangements are consistent with the principles of the Travel 

and Expense Policy and as spelled out in this document.  Following 

consultation between the Expense Approver and the Employee, the 

determination of travel  arrangements shall best accommodate the 

Employee's needs and interests and the Employer's operational 

requirements. 

 

 

b. 

The review and approval of expense claims is to be carried out by Deans, 

Directors, Department Heads, or designated Managers/Chairs for each 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 2 of 21  

 

respective area.  These individuals have the authority and are responsible/ 

accountable for determining the overall reasonableness of the claims and 

for making exceptions to the normal guidelines when circumstances 

warrant such action.  All exceptions are to be in keeping with the guiding 

principles of this Policy.  In all circumstances, reimbursement claims must 

be approved by one administrative level higher than the claimant (one-

over approval). 

 

 

c. 

Reports and reimbursement claims for expenses incurred by the President 

require both the review and approval of the Vice-President, Finance and 

Administration as well as the approval of the Chair of the Board of 

Governors. 

 

 

 

1.2 

Traveller Responsibilities 

 

 

 

The traveller shall: 

 

 

 

a. 

Become familiar with and adhere to the provisions of these procedures; 

 

b. 

Consult and obtain prior authorization to travel in accordance with these 

procedures; 

 

c. 

Where travellers have special needs requiring incremental travel costs, 

provide  written communication to the employer requesting approval for 

such incremental costs; 

 

d. 

Complete and submit travel expense claims with necessary supporting 

documentation by the latter of: 10 days following the completion of the 

travel, or the next corporate credit card due date.  In travel situations 

exceeding one month, the traveller may submit interim travel expense 

claims prior to the completion of the travel; 

 

e. 

Be responsible for cancelling reservations as required, safeguarding travel 

advances and funds provided, and making outstanding remittances 

promptly; 

 

f. 

Where reimbursements have been made in advance of travel activities 

(airfare, registration, accommodation, etc.), and that activity is cancelled 

for any reason,  advise their Expense Approver of such cancellation, 

refund the University those monies in full and retain any credits for future 

University related business; and, 

 

g. 

Report the loss of any University owned assets or equipment and report 

any damage to University vehicles immediately to Security Services.  Such 

a report must not wait until the traveller’s return. 

 

 

 

1.3 

Receipts 

 

a. 

Where a reimbursement claim is for an expense other than a stated 

allowance (see Appendix A), a detailed receipt is required to support the 

request for reimbursement.   

 

 

b.

 

Where the traveller certifies that the receipt was lost, accidentally 

destroyed or unobtainable, an individual claiming the expenditure must 

indicate the receipt as not available on the expense claim form.  Further, 

that individual must fully complete all expenditure details on the "Missing 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 3 of 21  

 

Receipt Form."  The Expense Approver then is responsible for signing and 

submitting this Missing Receipt Form with the related expense claim. 

 

 

 

1.4 

Use of Corporate Credit Cards While on Travel 

 

a. 

Where available, employees may use Mount Royal University Credit 

Cards (see the Corporate Credit Card Policy) for the following travel 

related expenditures:  airfare and transportation costs; accommodation; 

and registration for conferences and workshops. 

 

b. 

For the efficiency of expense claim processing and to avoid both the 

traveller and the Expense Approver having to face the complexity of 

reconciling actual payments of and the allowance available for individual 

meals, personal meals consumed while on business travel are not to be 

charged to the Corporate Credit Card unless absolutely unavoidable. 

 

c. 

Travellers are encouraged to settle hotel bills separately:  the room and all 

direct, eligible expenses on the Corporate Credit Card and all personal 

expenses, including meals, alcohol, incidental or personal services by 

personal payment for subsequent reimbursement.  Personal meals while 

on University related travel are reimbursed through claiming up to the 

maximum for eligible per meal allowances -- see Appendix A.  Individuals 

are encouraged to request travel advances for such expenditures as 

needed. 

 

 

 

 

1.5 

Travel Advances 

 

a. 

Employees may require a cash advance to cover meals, taxi and incidental 

expenses by submitting an approved “expense  report” for such travel 

advance to Finance and Commercial Operations at least 10 working days 

prior to the intended departure. 

 

b. 

Within 10 working days following return from the applicable travel, an 

expense report form must be submitted to the Financial Services and 

Commercial Operations through the appropriate supervisor, attaching 

appropriate detailed receipts for expenses incurred. 

 

c. 

If expenses are less than the amount of the original advance, a cheque 

payable to Mount Royal University must be attached with the authorized 

expense report for the difference.  If expenses are in excess of the original 

advance, the Employee will be reimbursed for the difference upon process 

of the authorized expense report. 

 

d. 

Where travel advances remain outstanding and have not been cleared as 

per C., 1, 1.5, a., of this procedure, supplementary travel advances may 

be withheld by Finance and Commercial Operations in consultation with 

the Expense Approver until all prior advances are cleared with submission 

of completed approved travel expense reports. 

 

 

 

1.6 

Travel Forms 

 

a. 

University approved travel forms shall be used in seeking business travel 

authority and submitting travel claims with the supporting documentation 

where necessary.   

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 4 of 21  

 

b. 

All expenses for a single event/trip should be submitted on one form 

whenever possible. 

 

 

 

 

1.7 

Overpayments 

 

Overpayments, namely amounts reimbursed or paid to travellers in excess of 

eligible and approved costs, shall be recovered from the traveller as a debt owing 

to the university. 

 

 

 

1.8 

Third Party Travel Regulations 

 

When external granting agency regulations differ from the university regulations, 

and the funding agreement explicitly requires that their regulations apply to all 

activities carried out therewith, the agency’s regulations shall take precedence. 

 

 

 

1.9 

Loyalty Programs 

 

Individuals may join loyalty programs and retain benefits offered for business or 

personal use provided that there are no additional costs to the University. If an 

Employee is using any form of affinity card (i.e., AirMiles, Aeroplan, etc.) for 

University expenditures, it is the Employee’s responsibility to declare a taxable 

benefit upon redemption of their affinity points  earned from employer paid 

expenses per tax legislation as dictated by Canada Revenue Agency (CRA) under 

Income Tax Bulletin – IT470R – Employee Fringe Benefits. 

 

 

2. 

GENERAL PROVISIONS 

 

2.1 

General Travel and Expense Provisions  

 

The following general provisions apply to all travel and related expense claims and 

to non-travel, business related expenses incurred. 

 

Note Section C., Additional Specific Provisions:  Following these general 

provisions provide the incremental provisions, given the nature of respective type 

of expense or travel there described. 

 

 

2.2 

Pre-Travel Authorization 

 

Prior to the commencement of travel, the travelling Employee must ensure they 

have acquired approval from the appropriate Expense Approver for the travel being 

undertaken.  Such approval shall include information on the purpose, destination, 

duration of required travel, mode of transportation and address any anticipated 

exceptions to travel allowances. 

 

 

2.3 

Meals and Incidental Expense Allowances 

 

a. 

A traveller shall be paid the appropriate meal allowance for each breakfast, 

lunch and dinner while on approved travel unless the meal is otherwise 

provided. 

 

b. 

Meal allowances shall be reimbursed in accordance with the rates 

specified in Appendix A. A meal allowance shall not be paid to a traveller 

with respect to a meal that is provided. In exceptional situations (e.g., 

dietary restrictions) where a traveller has incurred personal expenses to 

supplement meals provided or the traveller incurs meal costs which are 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 5 of 21  

 

higher than the established meal allowances in situations outside the 

traveller’s control, the actual incurred costs may be reimbursed, based on 

detailed receipts.  

 

c. 

As an exception, a reasonable daily comprehensive allowance may be 

authorized in circumstances where established allowances are not 

deemed practical, reasonable or equitable.  Such arrangements are to be 

approved in advance of travel with the appropriate Expense Approver(s). 

 

d. 

A traveller shall be paid an incidental expense allowance that covers a 

number of miscellaneous expenses not otherwise provided for in this 

document for each day or partial day of approved travel as per Appendix 

A. A partial day does not include days where a late-night flight arrives in 

the traveller's home area after midnight. 

 

e. 

Under certain circumstances, meal expenses not associated with travel, 

based on detailed receipts, may be reimbursed up to the limit of the 

applicable meal allowance in Appendix A, provided reimbursement of meal 

expenses is clearly reasonable and justifiable as a direct result of an 

Employee's duties away from the workplace and as approved by the 

Expense Approver. 

 

f. 

Receipt-based meal reimbursement shall not include reimbursement for 

the meals of any persons other than the individual making the claim, nor 

for alcoholic beverages unless as set out in the Hosting Expense Policy.  

 

 

 

2.4 

Transportation 

 

a. 

The selection of the mode of transportation shall be based on cost, 

duration, convenience, safety and practicality. 

 

 

b. 

Temporary austerity measures in place until further notice. 

 

The standard for air travel is Economy Class. Anything beyond that 

requires special approval as outlined in the Travel and Expense 

Reimbursement Procedures, C., 2, 2.4, c., ii. 

 

If travel circumstances allow, individuals are encouraged not to incur fees 

for advances seat selection, preferred seats, etc. However, these fees are 

considered as an acceptable business expense. 

 

No additional baggage fees (except one checked item + acceptable carry-

on) unless travel > 7 days or carrying materials required by MRU such as 

a trade show display case. 

 

The use of limousines and town car services should only be used in 

exceptional circumstances. 

 

 

 

c. 

Commercial 

 

i. 

Where commercial transportation is authorized and used, the 

traveller shall be provided with the necessary prepaid tickets 

whenever possible. 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 6 of 21  

 

ii. 

The standard for air travel is Economy Class. The lowest available 

airfares appropriate to particular itineraries shall be sought and 

bookings shall be made as far in advance as possible. 

 

iii. 

Under extraordinary circumstances, the length of time in travel 

followed with work-related obligations immediately upon arrival 

may justify a request for a business class flight.  Approval for all 

business class flights is required from the Division Head, the 

President or the Chair of the Board of Governors, whichever 

appropriate. 

 

iv. 

Taxis, shuttles and local transportation services including rail are 

alternatives to rental vehicles for local trips. Actual expenses shall 

be reimbursed, based on detailed receipts. Detailed receipts are 

only required to justify transportation fares in excess of $10. 

 

 

 

d. 

Rest Periods 

 

i. 

For the personal wellness of the employee, appropriate rest is 

encouraged. Unless mutually agreed otherwise, itineraries shall 

be arranged to provide for an overnight stop after travel time of at 

least nine consecutive hours.  Travel time is the time spent in any 

mode of transportation en-route to destination and/or awaiting 

immediate connections. This includes the time spent travelling to 

and from a carrier/terminal. 

 

ii. 

The University discourages the use of overnight flights on 

business travel. 

 

 

 

e. 

Vehicles 

 

i. 

For business travel purposes the use of rental vehicles is preferred 

and the use of personal vehicles is strongly discouraged.  Under 

specific circumstances, the traveller’s Expense Approver may 

authorize the use of the traveller’s personal vehicle.  The 

reimbursement, however, shall be limited to the lower of the cost of 

a mid-size rental vehicle, commercial coach, or reimbursement of 

the kilometer rate per kilometers driven as per Appendix A.  

 

ii. 

The standard for rental vehicles is mid-size. Rental vehicles 

beyond the standard shall be authorized based upon factors such 

as but not limited to safety, the number of passengers, the needs 

of the traveller and the bulk or weight of goods transported.  

Employees renting vehicles shall arrange rental insurance with a 

minimum of $2 million for liability and collision insurance. 

 

iii. 

The kilometric rates payable for the use of privately owned vehicles 

driven on authorized University business are prescribed in 

Appendix A. Travellers shall use the most direct, safe and practical 

road routes and shall claim only for distances necessarily driven on 

University business travel. 

 

iv. 

In the interests of the health and safety of the traveler on University 

business, employees shall not normally be expected to drive more 

than: 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 7 of 21  

 

 

250 kilometers after having worked a full day;  

 

350 kilometers after having worked one-half day; or  

 

500 kilometers on any day when the employee has not  

 

worked.  

 

v. 

Where the business travel involves the employee driving in excess 

of three hours of travel one way, he/she is encouraged to use 

overnight accommodation and return the following day.   

 

vi. 

Travellers who are driven to or picked up from an airport terminal 

shall be reimbursed the kilometric rate based on the distance to 

and from the airport terminal for each round trip. 

 

vii. 

Parking charges shall be reasonably reimbursed where it is 

practical and economical to leave a personal/private vehicle at the 

airport  or bus terminal during the period of absence. Detailed 

receipts are only required to justify transportation fares in excess 

of $10. 

 

viii. 

In respect of every day on which an employee is authorized to use 

a personal/private vehicle on University business travel, the 

employee shall be reimbursed the actual costs of parking the 

vehicle for that period of time. 

 

 

 

f. 

Other Modes of Transportation 

 

i. 

In addition to provisions outlined in this section under commercial 

or, expenses associated with the selected mode of transportation 

such as bus, coach, ferries, and tolls shall be reimbursed based 

upon original receipts.  Detailed receipts are only required to 

justify transportation fares in excess of $10. 

 

ii. 

When authorized travel or overtime causes a disruption in the 

employee's regular commuting pattern, the employee shall be 

reimbursed actual additional transportation costs incurred 

between the residence and the workplace. 

 

 

 

2.5 

Accommodation 

 

a. 

Accommodation is provided for business travel where an overnight stay is 

involved in the approved travel or necessitated by events beyond the 

control of the traveler while on approved University business.   

 

b. 

The standard for accommodation is a single room, in a safe environment, 

conveniently located and comfortably equipped. 

 

c. 

A variety of options for accommodation are available for travel. Generally 

these include hotels, motels, corporate residences, apartments, and 

private non-commercial accommodation. 

 

d. 

Although travellers generally stay in commercial accommodation, private 

non-commercial accommodation is an alternative. A traveller who chooses 

private non-commercial accommodation shall be reimbursed the rate as 

specified in Appendix A. Where a traveller chooses private non-

commercial accommodation, those costs including ground transport 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 8 of 21  

 

incurred as a result of that choice must not exceed the cost of commercial 

accommodation. 

 

e. 

For periods of business travel that is scheduled to exceed 14 consecutive 

calendar days at the same location, accommodation at corporate 

residences,  apartments, private non-commercial accommodation or 

University and institutional accommodation is encouraged. Travellers who 

choose to stay in a hotel for any part of business travel which is scheduled 

to exceed 14 consecutive calendar days at the same location when 

apartments or corporate residences are available in the area surrounding 

the workplace, shall be reimbursed up to the cost of the average apartment 

or corporate residence available. 

 

2.6 

Travel Exceeding 14 Consecutive Calendar Days 

 

Where business travel is scheduled to exceed 14 consecutive calendar days of 

approved travel while at the same location when corporate residences or 

apartment hotels are available to a traveller in the area surrounding the workplace, 

or the traveller chooses to stay in private accommodation, the following exception 

applies: 75% of allowances as specified in Appendix A shall be paid. 

 

 

 

 

2.7 

Non-Work Time Within Continuous Work Required Travel Itinerary 

 

Where an Employee’s itinerary include periods of time without work related duties 

within a work required period of continuous approved travel, the travelling 

Employee shall be reimbursed for the accommodation and the appropriate meal 

and incidental expense allowances but shall not be eligible for reimbursement 

related to any activities taken at the individual’s discretion.  Any personal activities 

during the period of approved travel are undertaken at the Employee’s individual 

expense. 

 

 

 

2.8 

Additional Business Expenses on University Travel 

 

a. 

The Employee shall be reimbursed reasonable business expenses not 

otherwise covered such as, but not limited to business calls, photocopies, 

word processing service, faxes, internet connections, rental and 

transportation of necessary office equipment and transportation of work 

required personal effects.  All such services for which reimbursement is 

requested shall be at reasonable and competitive rates. Goods and 

services for which reimbursement is requested shall be at reasonable and 

competitive rates and be supported by original receipts. 

 

b. 

The University has a variety of international standard telecommunications 

equipment available for the use of travellers. Travellers are responsible to 

request the use of such equipment from the University Information 

Technology Services office.  Where the necessary equipment is not 

available to the traveller for the dates required, reasonable expenses shall 

be eligible for reimbursement for expenditures such as business calls, 

photocopies, word processing service, faxes, internet connections, rental 

and transportation of necessary office equipment and transportation of 

work-required personal effects. Where the Employee must travel through 

regions where water is deemed unsafe for drinking, the cost of bottled 

water will be reimbursed. All such services for which reimbursement is 

requested shall be at reasonable and competitive rates. 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 9 of 21  

 

 

c. 

Employees whose schedules have been altered for reasons outside their 

control shall be reimbursed reasonable telephone costs and/or internet 

connections to attend to situations related to the Employee's altered 

schedule. 

 

 

d. 

When an Employee is required to proceed outside Canada on authorized 

University business, the employee shall make the necessary 

arrangements and subsequently be reimbursed (excluding fees for 

passports) for obtaining the appropriate travel documents required for the 

destination(s) and required inoculations, vaccinations, X-rays and 

certificates of health.  

 

 

2.9 

Dependant Care 

 

a. 

The Employee who is required to travel on University business involving 

an overnight stay shall be reimbursed actual and reasonable dependant 

care expenses up to a daily allowance of $35 Canadian, per household, 

with a declaration, or up to a daily allowance of $75 Canadian, per 

household, with a receipt when: 

 

 

i.  

The Employee is the sole caregiver of a dependant who is under 

18 years of age or has a mental or physical disability, or 

 

 

 

ii. 

Two employees living in the same household are the sole 

caregivers of a dependant who is under 18 years of age or has a 

mental or physical disability and both employees are required to 

travel on University business at the same time. 

 

b. 

Dependant care allowance shall apply only for expenses that are incurred 

as a result of travelling and are additional to expenses the Employee would 

incur when not travelling.  Where the dependant care is required for more 

than one individual or involving acute care, the traveller should advise their 

Expense Approver in advance of travel of the actual incremental cost 

anticipated for the duration of travel.  The Expense Approver will then 

review this incremental cost and provide pre-approval for reimbursement 

beyond the allowance set above.   

 

 

 

2.10 

Insurance 

 

 

 

 

See Appendix B – Insurance. 

 

 

 

2.11 

Items Not Eligible for Reimbursement 

 

a. 

Examples of expenses not eligible for reimbursement under any provision 

for travel or expense claim, may include but are not limited to: 

 

 

 

i. 

Credit card interest charges; 

 

 

 

 

ii. 

Fines for parking and/or traffic violations. 

 

 

3. 

ADDITIONAL SPECIFIC PROVISIONS 

 

 

 

3.1 

Expenses Incurred Within Calgary 

 

a. 

In addition to the General Provisions set out in Section 2, the specific 

provisions outlined below apply when an Employee is away from the 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 10 of 21  

 

workplace on University business or business travel within Calgary or 

when the Employee must use their own resources in acquiring approved 

goods or services and the preferred method of payment is not available or 

accepted by the vendor. 

 

b. 

The preferred method of payment for purchase of small dollar goods and 

services for University business is a University Corporate Credit Card or 

P-card. 

 

 

 

 

c. 

Meals 

 

 

 

i. 

Unless otherwise covered by terms and conditions of employment 

or collective agreements, meal expenses incurred within Calgary 

shall not normally be reimbursed. 

 

 

 

 

ii. 

Under certain circumstances meal expenses not associated with 

travel, may be reimbursed up to the limit of the applicable meal 

allowance in Appendix A when the reimbursement of meal 

expenses is clearly reasonable and justifiable as a direct result of 

an Employee's duties away from the workplace and as approved 

by the Expense Approver. 

 

 

 

iii. 

Receipt-based meal reimbursement shall not include 

reimbursement for alcohol unless as set out in the Hosting 

Expense Policy. 

 

 

 

iv. 

Reimbursement of meals for shift workers shall be based on the 

meal sequence of breakfast, lunch and dinner, in relation to the 

commencement of the employee's shift. 

 

 

 

 

d. 

Transportation   

 

 

 

i. 

Local transportation services (transit, taxis, shuttles, commercial 

coaches, etc.) are alternatives to vehicle rental for local trips. Actual 

expenses shall be reimbursed. Detailed receipts are only required 

to justify transportation fares in excess of $10. 

 

ii. 

Use of Personal/Private Vehicle

 - Employees authorized to use a 

personal/private automobile on University business shall be 

reimbursed at the rates outlined in Appendix A.  Travellers shall 

use the most direct, safe and practical road routes and shall claim 

only for distances necessarily driven on University business-related 

travel.  In the application of the reimbursement rate to kilometers 

driven, the travel will be deemed to be commencing from and/or 

terminating at the normal place of business at the University on the 

Employee’s normal days of business, and deemed to be 

commencing from and/or terminating at the Employee’s place of 

residence on days outside of the employee’s normal days of 

business. 

 

iii. 

Employees using their vehicles on University business are 

responsible to ensure that their insurance company is aware of the 

exact nature and extent of University business travel and to ensure 

they hold the appropriate operating license (driver’s license) for the 

nature of their business travel. 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 11 of 21  

 

 

 

 

e. 

Business Expenses 

 

The Employee shall be reimbursed reasonable business expenses not 

otherwise covered such as, but not limited to, photocopies, work 

processing service, faxes, internet connections, rental and transportation 

of necessary office equipment and transportation of work-required 

personal effects.  Goods and services for which reimbursement is 

requested shall be at reasonable and competitive rates, and be supported 

by original receipts. 

 

 

 

 

3.2 

Travel to the U.S.A. 

 

In addition to the General Provisions set out in Section 2, the specific provisions 

outlined below apply when a traveller is away from the workplace on University 

business travel overnight in the U.S.A. 

 

 

 

a. 

Currency exchange 

 

i. 

The costs incurred in converting sums to foreign currencies and/or 

reconverting any unused balance to Canadian currency shall be 

reimbursed, based upon detailed receipts, from all transactions 

and sources. 

 

ii. 

When these costs are not supported by detailed receipts, the 

average Bank of Canada currency exchange rate shall apply. In 

cases where the Bank of Canada does not provide an exchange 

rate, an alternate bank rate from an established institution, as 

determined by the Employer, shall be applied. The rate shall be 

the average of the rates applicable on the initial date into the 

country and the final date out of the country. 

 

 

 

b. 

Meal and Incidental Expense Allowances 

 

Allowances for meals and incidental expenses are paid in the value equal 

to the same allowances in U.S. funds when traveling in the United States 

of America. 

 

 

 

3.3 

International Travel – Outside Canada and the U.S.A. 

 

In addition to the General Principles set out in Section 2, the specific provisions 

outlined below apply when a traveller is away from the workplace on University 

business travel, outside Canada or the U.S.A. 

 

 

 

a. 

Currency Exchange 

 

i. 

The costs incurred in converting reasonable sums to foreign 

currencies and/or reconverting any unused balance to Canadian 

currency shall be reimbursed, based upon detailed receipts, from 

all transactions and sources. 

 

ii. 

When these costs are not supported by detailed receipts, the 

average Bank of Canada currency exchange rate shall apply. In 

cases where the Bank of Canada does not provide an exchange 

rate, an alternate bank rate from an established institution, as 

determined by the Employer, shall be applied. The rate shall be 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 12 of 21  

 

the average of the rates applicable on the initial date into the 

country and the final date out of the country. 

 

 

 

 

b. 

Meal and incidental Expense Allowances 

 

Meal and incidental expense allowances shall be reimbursed in 

accordance with the rates specified in Appendix A. As an exception, a 

reasonable daily comprehensive allowance may be authorized in 

circumstances where established allowances are deemed insufficient, 

unreasonable or inequitable.  Such arrangements are to be approved in 

advance of travel with the appropriate Expense Approver(s).  Note: When 

making reference to the Federal Treasury Board per diem rates for 

international travel, it is their “traveller”, and not their “employee” rates that 

apply for the University’s activities. 

 

 

 

 

c. 

Transportation 

 

 

 

 

 

i. 

Vehicles 

 

The use of rental vehicles while on international travel (outside 

Canada the U.S.A.), is not recommended.  If upon the assessment 

of specific circumstances, approval for a rental vehicle is provided, 

the general provisions for rental vehicles apply. 

 

 

 

4.1 

Emergencies, Illnesses and Injuries While on Approved Travel 

 

a.  

Payment for the use of a suitable transportation, such as an ambulance or 

taxi, may be authorized where an Employee becomes ill or is injured when, 

in the opinion of the Employer, the Employee, or the attending medical 

practitioner, the nature of the illness or injury requires that the Employee 

be transported to a medical treatment facility, the travel-related 

accommodation, or home. 

 

b.  

An Employee shall be reimbursed the necessary expenses incurred as a 

result of illness or accident occurring while on approved travel, to the 

extent that the Employer is satisfied the expenses were additional to those 

which might have been incurred had the Employee not been absent from 

home, and which were not otherwise payable to the Employee under an 

insurance policy.  

 

c. 

An Employee who becomes ill or is injured while outside Canada shall, 

where practical, be provided with a justifiable, accountable advance when 

incurring sizeable medical expenses. Such advances would subsequently 

be repaid to the Employer under the Employee's private insurance plans. 

 

d. 

When, in the opinion of the attending physician, an Employee's condition 

resulting from illness or injury warrants the presence of a representative of 

the family, actual and reasonable travel expenses may be reimbursed, as 

if that person were an Employee. 

 

e. 

An Employee may be authorized to return earlier than scheduled as a 

result of the illness, accident or death or an immediate family member, or 

in the event of emergency situations at home (e.g. serious illness in the 

opinion of a physician, fire, flood, ice storm, or natural disaster). 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 13 of 21  

 

f. 

When a trip home for reasons specified in this section is not warranted, 

actual and reasonable expenses incurred for long-distance telephone calls 

home shall be reimbursed. 

 

 

 

4.2 

Death While on Approved Travel 

 

a.  

If an Employee dies while on approved travel, the Employer shall authorize 

the payment of necessary expenses that are additional to those which 

might have been incurred had the death occurred at the Employee’s home 

location. Reimbursement of costs incurred shall be reduced by any 

amount payable under some other authority. Expenses payable may 

include: 

 

i.  

At the place where death occurred: ambulance, hearse, 

embalming/cremation, outside crate/container (but not the cost of 

a coffin/urn) and any other services or items required by local 

health laws, and 

 

ii. 

transportation of the remains to the normal home location or, if 

desired by the survivors, to another location, up to the cost of 

transportation to the normal home location. Costs for an escort 

over and above the costs included in transporting the remains are 

payable only when an escort is required by law. 

 

b.  

Where the remains are not transported, travel for a representative of the 

family to the place of burial shall be reimbursed as though that person 

were an Employee. 

 

 

D. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Accommodation: 

Commercial accommodation - lodging facilities such as 

hotels, motels, corporate residences or apartments. 

 

University accommodation -  University residences as 

well as other sleeping accommodation provided by 

educational institutions.  

 

Private non-commercial accommodation  -  private 

dwelling or non-commercial facilities where the traveller 

does not normally reside. 

 

(2) 

Alcohol: 

All alcoholic beverages. All provisions and consumption of 

alcohol on the Mount Royal University premises must be in 

compliance with the law. 

 

(3) 

Allowance: 

Individual allowances provided to cover the costs of specific 

meals not otherwise provided, incidental expenses, use of 

a private or personal vehicle or private, non-commercial 

accommodation. 

 

(4) 

Comprehensive 

Allowance: 

A daily allowance that may include some or all of individual 

meal costs, incidental expenses, transportation costs and 

accommodation expenses. 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 14 of 21  

 

(5) 

Declaration: 

A written statement signed by the traveller attesting to and 

listing the expenses for payment without receipt. 

 

(6) 

Dependant: 

Person who resides full-time with the employee at the 

employee’s normal place of residence, i.e.: spouse, child, 

dependent parent or grandparent, etc. 

 

(7) 

Economy Class: 

The standard class of air travel.  This excludes first class 

and business class or equivalents. 

 

(8) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the 

University under an employment contract, including but not 

limited to faculty, staff, exempt, casual and management 

employees  

 

(9) 

Employer: 

Mount Royal University, the Mount Royal University 

Foundation or the Mount Royal University Child Care 

Centre 

 

(10) 

Expense Approver: 

means the individuals holding specified positions with the 

responsibility and authority to authorize expenditures. The 

authority to approve Travel and Expense claims may not be 

delegated below the level of Manager or Chair.  For 

expense claims related to professional development 

activities, the appropriate signing authority is the 

Department Head, Dean or Director of the respective area. 

 

(11) 

Incidental Expense 

Allowance: 

An allowance to cover the costs of items which can be 

attributed to a period in travel, but for which no other 

reimbursement or allowance is provided under this 

document and to help offset some of the expenses incurred 

as a result of having to travel. It includes but is not limited 

to such items as gratuities, laundry, dry cleaning, bottled 

water, phone calls home, grass cutting, snow removal, 

home security check, plant watering, mail services, pet 

care, telecommunications hook-ups and service, and 

shipping of some personal effects. 

 

(12) 

Policy: 

means the Travel and Expense Policy 

 

(13) 

Prior Approval: 

written approval for travel prior to any related commitments, 

expenditures or start of the activity 

 

(14) 

Purchasing Card 

(P-Card): 

a credit card supplied by a financial institution and used by 

Mount Royal to enable cardholders to make purchases and 

payment of low dollar value purchases, travel and hosting 

expenses 

 

(15) 

Reasonable 

Expenditure: 

An expenditure that is considered to reflect prudence, good 

judgment, due diligence and is defensible as a business 

activity to an impartial observer. 

 

(16) 

Receipt: 

An original detailed document, provided by the merchant 

showing the name and address of the merchant, the CRA 

issued business number (if Canadian and applicable), the 

date of the purchase, an invoice/receipt number, an 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 15 of 21  

 

itemized description of the goods or services purchased, 

the total amount of tax charged, any shipping charges (if 

applicable), and the total amount of the invoice including 

taxes and delivery and/or service charges.  The submission 

of a credit card or debit card receipt indicating payment is 

not sufficient on its own. 

 

(17) 

Spouse or Partner: 

Persons recognized as spouse or partner as per the 

respective University collective agreements, or equivalent. 

 

(18) 

Student: 

A  student of the University currently enrolled in the 

programs offered at the University. 

 

(19) 

Traveller: 

A person who is authorized to travel on University related 

business.  This may include employees, members of the 

Board of Governors, students and/or representatives who 

are authorized to travel on University business. 

 

(20) 

University: 

means Mount Royal University 

 

(21) 

University Business 

Travel: 

A person who is authorized to travel on University related 

business.  This may include employees, members of the 

Board of Governors, students and/or representatives who 

are authorized to travel on University business. 

 

 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

  Hosting Expense Policy 

  Contractual Signing Authority Policy 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

  Alberta Election Finances and Contributions Disclosure Act. 

  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act. 

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

  Canada Revenue Agency Income Tax Bulletin – Employee Fringe Benefits 

  Expense Report Form 

  Federal Treasury Board per diem Rates 

  Hosting Expense Procedures 

  Missing Receipt Form 

  Purchasing Card Procedures 

  Contractual Signing Authority Procedures 

 

 

 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 16 of 21  

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized Revision 

(Position Title) 

02/13/2012 

Major revisions 

 

 

 

08/15/2018 

Editorial changes - 

titles 

 

University Secretary   

10/28/2021 

Updates to 

reimbursement 

amounts 

Appendix A 

Policy Advisor 

General Counsel and 

University Secretary 

12/06/2021 

Editorial – Policy 

Contact title 

Policy Contact 

Policy Advisor 

General Counsel and 

University Secretary 

01/19/2022 

Editorial 

Related Policies 

Policy Advisor 

General Counsel and 

University Secretary 

04/18/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 

University Secretary 

01/22/2024 

Updates to 

reimbursement 

amounts 

Appendix A 

AVP, Finance 

Services 

Executive Leadership 

Team 

03/26/2024 

Update to extended 

health benefit info 

Appendix B 

Director, Talent 

Management & 

Total Rewards

 

Executive Leadership 

Team 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 17 of 21  

 

PROCEDURE TO TRAVEL AND EXPENSE REIMBURSEMENT POLICY 

 

MEALS AND ALLOWANCES 

 

Effective January 22, 2024 

APPENDIX A 

 

 

 

 

 

 

      

 

 

Maximum 

75% 

b

      

1. General Travel 

 

Private non-commercial accommodation allowance  

20.15 

15.12   

 

       Maximum per meal allowances 

Breakfast 

13.00 

9.75 

 

Lunch   

17.00 

12.75   

Dinner   

27.00 

20.25   

       Maximum incidental allowance 

7.35 

5.52 

 

Social events that are included as part of a conference program and provide networking opportunities are 

considered as an acceptable business expense. 

 

2.    Travel in United States of America (THE USA)  

All US per diem allowances are paid at par in Canadian dollars when the US dollar is within $0.95 to $1.05 CAD. 

 

 

Maximum per meal allowances (USD) 

Breakfast 

20.00 

15.00   

Lunch   

25.00 

18.75   

Dinner   

30.00 

22.50 

 

Maximum incidental allowance 

 

 

 

14.65   

10.99   

 

3.    International (outside Canada and THE USA)  

Meals and incidentals will be reimbursed at the National Joint Council Rates as outlined on their website at: 

https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/app_d.php?lang=eng

 

OR the USA per diem, whichever is deemed more reasonable in reference to the and nature of the travel. 

 

4.  Use of Private/Personal Vehicle 

Kilometre Rate 

 

$ 0.550

 

This KM rate is considered to include fuel, fluids and lubricants, wear and tear, registration and insurance for 

the usage of the private/personal vehicle while on University business. 

Daily Vehicle Allowance per day (replaces km rate) 

 

 

$10.25 

  Allowance for each day an employee’s private vehicle is used on University business in a given week. 

Adverse Driving Allowance per day (added to km rate)   

 

$8.55 

Additional allowance when 10km or more is driven on unpaved roads 

or travel is over terrain without roads, 

or vehicle must be frequently stopped and parked 5 or mote times in a single trip in an urban area. 

Other use of private vehicle – per km rate 

 

 

 

$0.165 

Rate allowable when the employee uses their private vehicle where another means of transport is more 

appropriate.

 

 

 

The maximum allowances paid to the traveller without the presentation of a detailed receipt. Travellers are expected to claim the actual 

costs incurred for meals on business travel. Any amount above these stated maximum rates require the presentation of a detailed 

receipt and justification to the respective Expense Approver for approval. 

 

 75% of the meal and incidental allowances shall be paid for University business-related travel exceeding 14 consecutive calendar days 

while at the same location when corporate residences and/or apartment hotels are available to the traveller in the area surrounding the 

workplace, or the traveller chooses to stay in private accommodation

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 18 of 21  

 

PROCEDURE TO TRAVEL AND EXPENSE POLICY 

 

INSURANCE 

(Effective:  January 1, 2011) 

 

 

APPENDIX B 

 

   

 

 

 

 

Vehicle Insurance 

 

1. 

Authorized Drivers 

 

Persons intending to operate University owned or rented vehicles for University business 

must be registered with the Risk Manager prior to the intended activity to be approved as 

authorized drivers.   

 

Authorized Drivers are responsible for familiarizing themselves with the Vehicle Use Policy 

prior to travel and agree to adhere to all aspects of the policy throughout. 

 

2. 

Driver Licence Requirements 

 

Authorized Drivers for University-owned or rented vehicles carrying 14 passengers or less 

must possess a valid Canadian class 5 driver’s license (or better) with less than 6 demerit 

points. For University-owned or rented vehicles carrying more than 14 passengers, an 

Authorized Driver will be required to possess a valid Canadian class 4 driver’s license (or 

better) with a maximum of 6 demerit points.  

 

3. 

University-Owned Vehicles 

 

Mount Royal University employees, contractors or volunteers (with prior written permission 

from the Department Head) may be approved to use Mount Royal University vehicles 

provided they are registered on the list of Authorized Drivers and the vehicle will be used 

for University purposes.  Provided none of the provisions in the Vehicle Use policy are 

violated the University insurance program will cover claims on third party liability, accident 

benefits, comprehensive and collision arising from the use of these vehicles.   

 

3.1 

Reporting a Claim 

 

Alberta provincial law stipulates that 

accidents resulting in injury, death or 

damages exceeding $1,000 must be reported to the police immediately.  The 

$1,000 figure is the combined damage total to all vehicles, property, etc. 

 

For ALL accidents involving a University-owned vehicle, regardless of the 

amount of damage (including vandalism, hit and run, and accidents under the 

deductible), the driver of the vehicle must contact Security Services in addition to 

any required contact with local law enforcement in the jurisdiction of the accident. 

 

For further details regarding driver responsibilities and insurance coverage while driving 

Mount Royal University Vehicles, please consult the Vehicle Use Policy.  

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 19 of 21  

 

 

4. 

University Rented Vehicles 

 

We recommend the traveler purchase the additional coverage at all times for rental 

vehicles.  If you are a University Corporate Credit Card holder, the use of this card as 

payment provides the additional insurance required. 

 

The University insurance program provides excess insurance over and above that which 

the Rental Agencies carry.  The liability coverage provided by the Rental Agency and the 

University’s excess policy should provide sufficient coverage 

while you are engaged in 

University business.  If you are not engaged in University business at the time of the 

accident, you

  will NOT be covered  by the Mount Royal University liability insurance 

policy. 

 

4.1 

Corporate Credit Card 

 

Additional theft and collision damage insurance can be obtained at no additional 

cost if an Employee rents a passenger vehicle using their MRU Corporate Credit 

Card.  In this circumstance, the employee is advised to deny the rental company's 

insurance coverage and initial their damage waiver at the time of rental. 

 

For further details regarding driver responsibilities and insurance coverage while 

driving rented vehicles on Mount Royal University business, please consult the 

Vehicle Use Policy. 

 

5.  

Driving Personal Vehicles on University Business 

 

If you are using your personal vehicle for MRU business, (including meetings) you must 

notify your insurance carrier.  They may amend your policy to include business use and 

may add an endorsement to carry passengers for compensation.  Your personal vehicle 

is not covered under MRU’s insurance policy and any claims made or costs incurred due 

to loss or damage while operating a personal vehicle shall be affected by your personal 

automobile insurance policy.  This includes bodily injury and property damage to you and 

any passengers or third parties. 

 

Where the frequent and routine use of a private vehicle for business activities is required 

as a part of the position requirements and, at the discretion of the Expense Approver, 

reimbursement may be made for MRU business travel in the Employee's personal vehicle 

for the incremental insurance premium from the level of travel 'to and from work' to the 

level of 'for business use.'  This should be discussed between the Expense Approver and 

the Employee prior to the business related travel.  For infrequent use, the cost of a rental 

vehicle may be considered as more economical. 

 

Medical Insurance   

 

1. 

Extended Health      Coverage 

 

For Management, Support Staff, full-time Faculty and eligible part-time staff the medical 

coverage under Extended Health Care contains provisions for medical emergencies while 

travelling, vacationing or otherwise temporarily residing outside of Canada. This coverage 

will provide for treatment by a physician, hospitalization, pharmaceuticals and other 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 20 of 21  

 

necessary medical treatment while you are travelling.  In addition, the Survivor Benefits 

coverage can provide compensation in the event of traumatic injury (loss of limb, hearing, 

vision or paralysis) or death anywhere in the world.  If you have any question regarding 

your eligibility contact the benefits office before travelling. 

 

1.1 

     

Travel Cards 

 

All employees should carry with them the card issued by the MRU’s Health provider which 

provides emergency contact numbers and other policy information which will be required 

should a medical emergency occur while travelling. Employees can also access the travel 

card through the Provider’s App. In the event of a medical emergency the insured or a 

representative thereof must call be Travel Insurance Provider as soon as possible before 

or after receiving medical treatment. Please contact 

benefits@mtroyal.ca

 if you have any 

questions regarding your coverage or if you will be out of the country for more than 60 

consecutive days, as the insurance provider must approve extensions.  

 

2. 

Corporate Credit Card 

 

Further compensation for traumatic injury while travelling on a common carrier (i.e., a bus, 

train, aircraft or other conveyance which transports passengers for a fare) is available if 

the University Corporate Credit Card is used to purchase the fare. The coverage offered 

through the Corporate Credit Card only applies to injuries sustained while actually 

travelling on a common carrier or at a terminal immediately before or after travelling. 

 

3.    Not on University Benefits Plan 

 

For travelers not covered under the University Benefits Plan we recommend: 

 

  The traveller review and understand other potential coverage held prior to travel from 

such sources as a spousal plan or by personal credit card coverage, or 

 

  The traveller purchase travel accident insurance for duration of travel.  

 

See Medical Travel Insurance Decision Tree on following page to ensure appropriate coverage. 

 

 

 

background image

Travel and Expense Reimbursement Procedures – February 13, 2012 

Page 21 of 21  

 

 

Medical Travel Insurance Decision Tree 

 

Prior to commencing travel outside of Canada, the traveller should ensure they are adequately 

covered to deal with any medical needs or emergencies while on travel status.  Please read 

through the following decision tree to ensure you have active, adequate coverage. 

 

 

 

Is the traveller a Student? 

 

 

 

 

→ 

 

 

 

 

 

 

→ 

Ensure travel coverage 

through MRU student 

insurance provider or provide 

documented proof of 

equivalent coverage for 

duration of travel.  Contact 

International Education office 

prior to travel. 

↓ 

NO 

↓ 

 

 

 

 

Does traveller participate in MRU 

Extended Health Care Benefits through 

MRU’s service provider?  (If unsure, see 

MyMRU, Employee Resources tab, 

Employee Self-Service, Benefits, and 

Current Summary. Or contact the 

Benefits team at 

benefits@mtroyal.ca

.        

 

 

 

→ 

 

 

 

 

 

 

→ 

For detailed information on 

specific travel coverage, 

contact the Benefits team at 

benefits@mtroyal.ca

Proceed with travel and the 

providers travel card for 

duration of travel.  

↓ 

NO 

↓ 

 

 

 

 

Does traveller remain sufficiently 

covered with Medical Travel Benefits 

through alternate service provider 

(spousal or family plan) in lieu of MRU’s      

Extended Health Care?   

 

→ 

 

 

→ 

Ensure the coverage 

provided through the 

alternate provider provides 

full travel coverage.  Proceed 

with travel and carry 

coverage reference cards or 

documentation for duration of 

travel.   

↓ 

NO 

↓ 

 

 

 

 

Purchase Medical Travel Coverage prior 

to commencement of travel through 

service providers to cover the complete 

duration of travel.  Such coverage may 

be purchased from a variety of service 

providers, including your credit card 

company, travel agents, Alberta Motor 

Association, general insurance service 

providers and others.