background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 1 of 6  

 

 

MANAGEMENT OF MICROCOMPUTER 

SOFTWARE POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 

Approved: 

January 11, 

1994 

Policy 

Sponsor: 

Vice-President 

Finance and 

Administration 

Last 

Revised: 

October 9, 

2009 

Primary 

Contact: 

Chief Information 

Officer, ITS 

Review 

Scheduled: 

May 1, 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

OVERVIEW 

 

A Software  Policy serves to facilitate the effective evaluation, purchase, support, and use of a 

general University resource.   

 

Software management policies must strike a balance between control and the flexibility required to 

meet diverse needs.  A totally uncontrolled environment would result in failure to achieve the 

purpose (goals) of the Policy, while excessive controls would impede effective utilization of the 

knowledge and initiative of specialized users.  The policies must facilitate identification of 

alternatives and encourage conformance to standards, rather than enforce compliance. 

 

 

B. 

PURPOSE 

 

This Policy has been developed in order to manage the resource effectively; clarify acquisition 

procedures; provide effective user support and Software maintenance; adopt a standard list of 

Supported Software; optimize distribution and use; and, adhere to copyright laws. 

 

 

C. 

SCOPE 

 

Compliance with University Policies and Procedures extends to all members of the University 

community. 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

SELECTION 

 

 

1.1 

Individuals and/or organizational units begin their annual definition of Software 

requests by researching the field with the assistance of the Academic 

Development Centre, Information Technology Services, and/or the Library.  

Information should also be collected from external sources as necessary. 

 

 

1.2 

The Academic Development Centre and Information Technology Services will 

assist in requirements definition and in selection of suitable Software.  They will 

provide operational support for well-proven Software that is widely used in the 

University.  Such institutionally Supported Software is referred  to as simply 

Supported Software. 

background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 2 of 6  

 

 

 

1.3 

The Library will be a source of information pertinent to Software evaluation.  They 

will maintain a collection of up-to-date class related Software reviews and assist in 

literature searches. 

 

 

1.4 

Before requesting Non-supported Software, either 

 

a) 

an agreement specifying the type and level of support that will be provided 

must be negotiated with the Academic Development Centre or Information 

Technology Services, or 

 

 

 

 

b) 

the requestor must assume support. 

 

 

1.5 

Copies of any Software to which the University holds a site license can be obtained 

from the Academic Development Centre, Information Technology Services or the 

Bookstore. 

 

 

1.6 

Updates or enhancements to existing Software are processed in the same way as 

an original purchase. 

 

 

 

2. 

APPROVAL FOR SOFTWARE PURCHASES TOTALLING $500 OR MORE, CLASS 

SETS, OR FOR SITE LICENSES   

 

2.1 

Requests must be submitted by the requestor's Dean or Director to the Computer 

Advisory Committee. 

 

2.2 

The  request must be reviewed with the Academic Development Centre or 

Information Technology Services prior to submission.  Support for Non-supported-

Software must be negotiated or assumed by the requestor. 

 

 

 

3. 

ACQUISITION 

 

3.1 

Once approved, Software will be  purchased using the established purchasing 

procedures. 

 

 

 

 

3.2 

Certain frequently used packages may be purchased from the Bookstore. 

 

 

 

3.3 

Vendor liaison and contract negotiation for all Supported Software will be handled 

by Materials Management, in cooperation with the Academic Development Centre 

and/or Information Technology Services.  Vendor liaison and contract negotiation 

for Non-supported Software will be handled by Materials Management, in 

conjunction with the requestor, unless the Academic Development Centre or 

Information Technology Services has assumed this responsibility in a support 

agreement. 

 

 

 

3.4 

The requestor and/or primary user will be responsible for registering acquired 

Software with the vendor and for the use and safekeeping of the Software. 

 

 

 

4. 

SUPPORT AND MAINTENANCE 

 

 

4.1 

The University, through the Academic Development Centre and Information 

Technology Services, will endeavour to provide support for Software in each of the 

background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 3 of 6  

 

categories listed below.  The resulting titles will comprise the list of institutionally 

Supported Software. 

 

 

a) 

accounting packages; 

 

b) 

authoring Software; 

 

c) 

communications Software; 

 

d) 

database management systems; 

 

e) 

desktop publishing; 

 

f) 

graphics packages; 

 

g) 

operating systems; 

 

h) 

programming languages; 

 

i) 

spreadsheets; 

 

j) 

utilities; 

 

k) 

word processing packages; and, 

 

l) 

miscellaneous Software. 

 

4.2 

Information Technology Services and the Academic Development Centre, will 

make annual recommendations to the Computer Advisory Committee regarding 

changes to the list of Supported Software. 

 

4.3 

The Computer Advisory Committee may periodically remove Software from the 

supported list, but only after ensuring that current users will be assisted in 

converting to the newly recommended package. 

 

4.4 

The Directors of the Academic Development Centre, Information Technology 

Services and Ancillary Services will provide the following services for Supported 

Software: 

 

 

 

a) 

vendor liaison and contract negotiation; 

 

 

b) 

installation; 

 

 

c) 

training and consultation; 

 

 

d) 

troubleshooting and problem resolution; and, 

 

 

e) 

upgrade assistance. 

 

 

The Directors of the Academic Development Centre, Information Technology 

Services and Ancillary Services will ensure that site licensing, bulk purchases, and 

educational discounts are utilized wherever possible to minimize purchase costs. 

 

4.5 

Software for which a special support agreement has been negotiated between one 

user and the Academic Development Centre or Information Technology Services 

will not be considered to be institutionally supported.  Requests must continue to 

follow the procedures for Non-supported Software. 

 

4.6 

Non-supported Software will be entirely the user's responsibility unless a support 

agreement has been negotiated with the Academic Development Centre or 

Information Technology Services. 

 

4.7 

Software developed by an individual or a group must be supported solely by the 

developer, unless the Academic Development Centre or Information Technology 

Services enters into a support agreement. 

 

 

 

5. 

COPYRIGHT AND DISTRIBUTION 

 

5.1 

The University's copyright Policy will be adhered to. 

 

background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 4 of 6  

 

5.2 

A notice "UNAUTHORIZED COPYING OF SOFTWARE IS ILLEGAL" will be 

posted in all computer labs and in any other location, such as the Library, where 

Software is on loan. 

 

5.3 

Site licensed Software will be available through the Academic Development 

Centre, Information Technology Services and/or the Bookstore.  Instructional 

departments will be responsible for distribution to classes.  For more details 

regarding the Software site license refer to “Site License Administration”. 

 

5.4 

Distribution of Software on diskettes will be minimized by the use of networks, 

hard disks and student-owned Software. 

 

 

 

6. 

SITE LICENSE ADMINISTRATION 

 

Mount Royal University Policy follows the requirements of the legal agreement reached 

with respective Software companies.  Administration of site license copies is conducted by 

the Bookstore.  Copies can be purchased by qualified buyers with the understanding that 

the user will not remove the copy (or a copy of the copy) from the University grounds, where 

prohibited by the license.  The determination of who is a qualified buyer is made by the 

Bookstore depending on the nature of the specific agreement. 

 

When a site license copy is purchased, there is no automatic right of upgrade.  The cost of 

manuals, diskettes, keyboard templates, etc., may be extra in the purchase price.  Costs 

of these materials or of future upgrades are available from the Bookstore.  Upgrades at 

site license prices are only available for legitimate site license copies. 

 

This site license Policy does not preclude any member of the Mount Royal University 

community arranging for independent purchase of Software.  In such cases, the individual 

should deal directly with Materials Management to undertake acquisition. 

 

 

 

7. 

SUMMARY OF RESPONSIBILITIES 

 

 

 

7.1 

Academic Development Centre/Information Technology Services 

 

a) 

Assist requestors in requirements definition and evaluation of alternatives. 

 

b) 

Provide the support services listed in “Support and Maintenance” for 

institutionally Supported Software. 

 

c) 

Negotiate support agreements for other Software and provide any support 

that is agreed to. 

 

d) 

Distribute site licensed Software which is free of charge to users. 

 

e) 

Keep abreast of new developments and vendor licensing agreements. 

 

f) 

Develop the procedures required to operationalize these policies. 

 

 

 

7.2 

Requestor  

 

a) 

Seek advice of Academic Development Centre and/or Information 

Technology Services in requirements definition for purchases of $500 or 

more, class sets, and site licenses. 

 

background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 5 of 6  

 

b) 

Prepare and submit request to Dean/Director, ensuring that all required 

supporting documentation is attached. 

 

c) 

Register acquired Software, ensure that the Software is secure and that 

copyright law is observed, and arrange for distribution to students as 

required. 

 

d) 

Assume support for Software unless specifically negotiated with the 

Academic Development Centre/Information Technology Services. 

 

 

 

7.3 

Computer Advisory Committee 

 

a) 

Review requests for purchases of $500 or more, class sets, or site license 

Software. 

 

b) 

Update the University's Supported Software list. 

 

c) 

Review the effectiveness of this Policy and make recommendations for 

improvements. 

 

 

 

7.4 

Materials Management 

 

 

 

 

a) 

Provide necessary vendor liaison and contract negotiation. 

 

 

 

7.5 

Bookstore – see “Site License Administration”. 

 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Non-supported 

Software: 

 

means software that is not institutionally supported for which 

support may be provided, by special agreement. 

 

Policy: 

means the “Management of Microcomputer Software Policy. 

 

(2) 

Software: 

 

means microcomputer Software. 

(3) 

Supported 

Software: 

 

means Software that is supported by the Academic 

Development Centre and Information Technology Services, as 

outlined in the Procedure to the Management of 

Microcomputer Software Policy.  Also referred to as 

“institutionally Supported Software”. 

 

(4) 

University: 

means Mount Royal University. 

 

   

 

F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

  Software Site License 

  University Supported Software List 

 

 

 

 

 

 

background image

Management of Microcomputer Software Policy – October 9, 2009 

Page 6 of 6  

 

G. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Person who 

Entered Revision 

(Position Title) 

Person who 

Authorized 

Revision 

(Position Title) 

11/01/2018 

Editorial 

Formatting – new 

template 

Policy Specialist 

University Secretary 

01/22/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary