Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 1 of 6  

 

 

MANAGEMENT OF MICROCOMPUTER 

SOFTWARE POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

January 11, 
1994 

Policy 
Sponsor: 

Vice-President 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

October 9, 
2009 

Primary 
Contact: 

Chief Information 
Officer, ITS 

Review 
Scheduled: 

May 1, 2024 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

A  Software  Policy  serves  to  facilitate  the  effective  evaluation,  purchase,  support,  and  use  of  a 
general University resource.   
 
Software management policies must strike a balance between control and the flexibility required to 
meet  diverse  needs.    A  totally  uncontrolled  environment  would  result  in  failure  to  achieve  the 
purpose  (goals)  of  the  Policy,  while  excessive  controls  would  impede  effective  utilization  of  the 
knowledge  and  initiative  of  specialized  users.    The  policies  must  facilitate  identification  of 
alternatives and encourage conformance to standards, rather than enforce compliance. 
 
 

B. 

PURPOSE 

 

This  Policy  has  been  developed  in  order  to  manage  the  resource  effectively;  clarify  acquisition 
procedures;  provide  effective  user  support  and  Software  maintenance;  adopt  a  standard  list  of 
Supported Software; optimize distribution and use; and, adhere to copyright laws. 
 
 

C. 

SCOPE 

 

Compliance  with  University  Policies  and  Procedures  extends  to  all  members  of  the  University 
community. 
 
 

D. 

POLICY STATEMENT 
 
1. 

SELECTION 

 

 

1.1 

Individuals  and/or  organizational  units  begin  their  annual  definition  of  Software 
requests  by  researching  the  field  with  the  assistance  of  the  Academic 
Development  Centre,  Information  Technology  Services,  and/or  the  Library.  
Information should also be collected from external sources as necessary. 

 
 

1.2 

The  Academic  Development  Centre  and  Information  Technology  Services  will 
assist in requirements definition  and  in selection of suitable Software.  They  will 
provide  operational  support  for  well-proven  Software  that  is  widely  used  in  the 
University.    Such  institutionally  Supported  Software  is  referred  to  as  simply 
Supported Software. 

Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 2 of 6  

 

 
 

1.3 

The Library will be a source of information pertinent to Software evaluation.  They 
will maintain a collection of up-to-date class related Software reviews and assist in 
literature searches. 

 
 

1.4 

Before requesting Non-supported Software, either 

 

a) 

an agreement specifying the type and level of support that will be provided 
must be negotiated with the Academic Development Centre or Information 
Technology Services, or 

 

 

 

 

b) 

the requestor must assume support. 

 
 

1.5 

Copies of any Software to which the University holds a site license can be obtained 
from the Academic Development Centre, Information Technology Services or the 
Bookstore. 

 
 

1.6 

Updates or enhancements to existing Software are processed in the same way as 
an original purchase. 

 
 

 

2. 

APPROVAL  FOR  SOFTWARE  PURCHASES  TOTALLING  $500  OR  MORE,  CLASS 
SETS, OR FOR SITE LICENSES   

 

2.1 

Requests must be submitted by the requestor's Dean or Director to the Computer 
Advisory Committee. 

 
2.2 

The  request  must  be  reviewed  with  the  Academic  Development  Centre  or 
Information Technology Services prior to submission.  Support for Non-supported-
Software must be negotiated or assumed by the requestor. 

 
 
 

3. 

ACQUISITION 

 

3.1 

Once  approved,  Software  will  be  purchased  using  the  established  purchasing 
procedures. 

 
 

 

 

3.2 

Certain frequently used packages may be purchased from the Bookstore. 

 
 

 

3.3 

Vendor liaison and contract negotiation for all Supported Software will be handled 
by Materials Management, in cooperation with the Academic Development Centre 
and/or Information Technology Services.  Vendor liaison and contract negotiation 
for  Non-supported  Software  will  be  handled  by  Materials  Management,  in 
conjunction  with  the  requestor,  unless  the  Academic  Development  Centre  or 
Information  Technology  Services  has  assumed  this  responsibility  in  a  support 
agreement. 

 
 

 

3.4 

The  requestor  and/or  primary  user  will  be  responsible  for  registering  acquired 
Software with the vendor and for the use and safekeeping of the Software. 

 
 

 

4. 

SUPPORT AND MAINTENANCE 

 

 

4.1 

The  University,  through  the  Academic  Development  Centre  and  Information 
Technology Services, will endeavour to provide support for Software in each of the 

Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 3 of 6  

 

categories listed below.  The resulting titles will comprise the list  of institutionally 
Supported Software. 

 

 

a) 

accounting packages; 

 

b) 

authoring Software; 

 

c) 

communications Software; 

 

d) 

database management systems; 

 

e) 

desktop publishing; 

 

f) 

graphics packages; 

 

g) 

operating systems; 

 

h) 

programming languages; 

 

i) 

spreadsheets; 

 

j) 

utilities; 

 

k) 

word processing packages; and, 

 

l) 

miscellaneous Software. 

 

4.2 

Information  Technology  Services  and  the  Academic  Development  Centre,  will 
make  annual  recommendations  to  the  Computer  Advisory  Committee  regarding 
changes to the list of Supported Software. 

 
4.3 

The  Computer  Advisory  Committee  may  periodically  remove  Software  from  the 
supported  list,  but  only  after  ensuring  that  current  users  will  be  assisted  in 
converting to the newly recommended package. 

 
4.4 

The  Directors  of  the  Academic  Development  Centre,  Information  Technology 
Services and Ancillary Services will provide the following services for Supported 
Software: 

 
 

 

a) 

vendor liaison and contract negotiation; 

 

 

b) 

installation; 

 

 

c) 

training and consultation; 

 

 

d) 

troubleshooting and problem resolution; and, 

 

 

e) 

upgrade assistance. 

 

 

The  Directors  of  the  Academic  Development  Centre,  Information  Technology 
Services and Ancillary Services will ensure that site licensing, bulk purchases, and 
educational discounts are utilized wherever possible to minimize purchase costs. 

 

4.5 

Software for which a special support agreement has been negotiated between one 
user and the Academic Development Centre or Information Technology Services 
will not be considered to be institutionally supported.  Requests must continue to 
follow the procedures for Non-supported Software. 

 
4.6 

Non-supported Software will be entirely the user's responsibility unless a support 
agreement  has  been  negotiated  with  the  Academic  Development  Centre  or 
Information Technology Services. 

 
4.7 

Software developed by an individual or a group must be supported solely by the 
developer, unless the Academic Development Centre or Information Technology 
Services enters into a support agreement. 

 
 

 

5. 

COPYRIGHT AND DISTRIBUTION 

 

5.1 

The University's copyright Policy will be adhered to. 

 

Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 4 of 6  

 

5.2 

A  notice  "UNAUTHORIZED  COPYING  OF  SOFTWARE  IS  ILLEGAL"  will  be 
posted in all computer labs and in any other location, such as the Library, where 
Software is on loan. 

 
5.3 

Site  licensed  Software  will  be  available  through  the  Academic  Development 
Centre,  Information  Technology  Services  and/or  the  Bookstore.    Instructional 
departments  will  be  responsible  for  distribution  to  classes.    For  more  details 
regarding the Software sit

e license refer to “Site License Administration”. 

 
5.4 

Distribution of Software on diskettes will be minimized by the use of networks, 
hard disks and student-owned Software. 

 
 

 

6. 

SITE LICENSE ADMINISTRATION 

 

Mount  Royal  University  Policy  follows  the  requirements  of  the  legal  agreement  reached 
with respective Software companies.  Administration of site license copies is conducted by 
the Bookstore.  Copies can be purchased by qualified buyers with the understanding that 
the user will not remove the copy (or a copy of the copy) from the University grounds, where 
prohibited by the license.   The determination  of who is a qualified  buyer is made by the 
Bookstore depending on the nature of the specific agreement. 
 
When a site license copy is purchased, there is no automatic right of upgrade.  The cost of 
manuals, diskettes, keyboard templates, etc., may be extra in the purchase price.  Costs 
of these materials  or of future upgrades are available from the Bookstore.  Upgrades at 
site license prices are only available for legitimate site license copies. 
 
This  site  license  Policy  does  not  preclude  any  member  of  the  Mount  Royal  University 
community arranging for independent purchase of Software.  In such cases, the individual 
should deal directly with Materials Management to undertake acquisition. 
 
 

 

7. 

SUMMARY OF RESPONSIBILITIES 

 
 

 

7.1 

Academic Development Centre/Information Technology Services 

 

a) 

Assist requestors in requirements definition and evaluation of alternatives. 

 
b) 

Provide  the  support  services  listed 

in  “Support  and  Maintenance”  for 

institutionally Supported Software. 

 
c) 

Negotiate support agreements for other Software and provide any support 
that is agreed to. 

 
d) 

Distribute site licensed Software which is free of charge to users. 

 
e) 

Keep abreast of new developments and vendor licensing agreements. 

 
f) 

Develop the procedures required to operationalize these policies. 

 

 

 

7.2 

Requestor  

 

a) 

Seek  advice  of  Academic  Development  Centre  and/or  Information 
Technology Services in requirements definition for purchases of $500 or 
more, class sets, and site licenses. 

 

Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 5 of 6  

 

b) 

Prepare  and  submit  request  to  Dean/Director,  ensuring  that  all  required 
supporting documentation is attached. 

 
c) 

Register acquired Software, ensure that the Software is secure and that 
copyright  law  is  observed,  and  arrange  for  distribution  to  students  as 
required. 

 
d) 

Assume  support  for  Software  unless  specifically  negotiated  with  the 
Academic Development Centre/Information Technology Services. 

 

 

 

7.3 

Computer Advisory Committee 

 

a) 

Review requests for purchases of $500 or more, class sets, or site license 
Software. 

 
b) 

Update the University's Supported Software list. 

 
c) 

Review  the  effectiveness  of  this  Policy  and  make  recommendations  for 
improvements. 

 

 

 

7.4 

Materials Management 

 
 

 

 

a) 

Provide necessary vendor liaison and contract negotiation. 

 
 

 

7.5 

Bookstore 

– see “Site License Administration”. 

 

 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Non-supported 
Software: 
 

means software that is not institutionally supported for which 
support may be provided, by special agreement. 

 

Policy: 

means the “Management of Microcomputer Software Policy. 
 

(2) 

Software: 
 

means microcomputer Software. 

(3) 

Supported 
Software: 
 

means Software that is supported by the Academic 
Development Centre and Information Technology Services, as 
outlined in the Procedure to the Management of 
Microcomputer Software Policy.  Also referred to as 
“institutionally Supported Software”. 
 

(4) 

University: 

means Mount Royal University. 

 

   

 

F. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Software Site License 
•  University Supported Software List 

 
 
 
 
 
 

Management of Microcomputer Software Policy 

– October 9, 2009 

Page 6 of 6  

 

G. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

11/01/2018 

Editorial 

Formatting 

– new 

template 

Policy Specialist 

University Secretary 

01/22/2020 

Editorial 

Template Update 

Policy Specialist 

University Secretary