Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 1 of 6 

 
 
 

 

TEMPORARY USE OF UNIVERSITY SPACE 

POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 25, 2020 

Policy Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last 
Revised: 

 

Primary Contact: 

Event and 
Theatre Services 

Review 
Scheduled: 

May 25, 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Space on campus is valuable, sought after, and required by multiple competing demands. Campus 
spaces have high use periods and low use periods that can often result in underutilization. Booking 
of  spaces  across  campus  is  complicated  due  to  multiple  booking  systems,  departments,  and 
processes  for  booking  space  and  there  is  limited  cross-campus  coordination  when  it  comes  to 
space bookings, Events, and Event planning. 
 
This policy is intended to help the University make better use of space overall, simplify the high-
level  booking  process,  increase  shared  access  to  all  space  and  better  accommodate  academic 
programs and students. The policy also includes how the University identifies and mitigates risks 
associated with Events on campus. 
 
Space is a costly asset and it is the responsibility of the University to use space in a responsible 
manner.  Scheduling  data  shows  that  the  more  space  that  is  dedicated  for  specific  uses  or 
departments, the more that space will sit empty. For this reason, this policy reflects the importance 
that all space belongs to the University and should be managed in a holistic manner. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
The objectives for this Policy are to: 
 

•  Increase the availability and utilization of bookable Spaces; 

 

•  Decrease the complexity of booking space on campus; 

 

•  Promote a culture of shared Space; 

 

•  Promote equitable use of Space 

 

•  Identify and mitigate risks associated with Events held on campus; and 

 

•  Increase coordination of Event approvals and planning. 

 
 
 

Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 2 of 6 

 
 
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to all bookable University Space. 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

SPACE PRINCIPLES 

 

1.1 

Space is a critical resource and ownership of all allocated and unallocated University 
Space remains under authority of the University. 

 

1.2 

The University strives to create an environment where individuals and groups can 
express their points of view and discuss their opinions and beliefs openly and freely. 
While  approval  to  book  Space  is  assessed  in  accordance  with  the  University’s 
Expression  and  Free  Speech  policy,  approval  does  not  imply  that  the  University 
agrees with or condones any points of view expressed within its Space. 

 

1.3 

The  University  reserves  the  right  to  control  access  and  impose  conditions  or 
limitations on the Temporary Space Use, and to withdraw or deny access to Space 
if its use may interfere with the University’s normal operations or poses a safety or 
security concern. 

 

1.4 

The  primary  purpose  of  a  Teaching  Space 

is  to  accommodate  the  University’s 

academic scheduling needs in accordance with the Academic Timetabling policy and 
all academic programming and instruction in alignment with the academic mission. 
In cases where a booking request is made to use a Teaching Space for a purpose 
other than as a Teaching Space, the following prioritization will be used: 

 

a.  academic and research purposes; 

 

b.  academic invitee; 

 

c.  internal administrative users; 

 

d.  all other booking requests. 

 
 

2. 

BOOKING AUTHORITY 

 

2.1 

All Open Meeting Rooms will be accessible through a centralized booking system. 
It is the responsibility of the individual booking an Open Meeting Room to manage 
the booking appropriately, including cancelation if no longer required. 
 

2.2 

All Event requests will be booked through Event and Theatre Services. Approval 
for use of Space for an Event is subject to appropriate consultation with Secondary 
Booking Authorities, as applicable, in accordance with the Procedure for Booking 
and Assessing an Event. 

 

2.3 

Requests to book space for activities other than Events will be booked through the 
applicable Primary Booking Authority. 

 

2.4 

The University, through Event and Theatre Services, will establish and maintain a 

Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 3 of 6 

 
 
 

Campus Events Group that will coordinate all Event information between booking 
authorities. 

2.5 

Booking authorities may assess a booking request and suggest alternative Space 
to  accommodate  both  the  needs  of  the  requestor  with  the  obligations  of  the 
University. 

 
 

3. 

EVENTS 

 

3.1 

Core Institutional Events will be given priority over other Space bookings. They will 
maintain complementary bookings, free of space rentals, and Incremental Costs will 
be applied in alignment with the Schedule of Fees. A list of Core Institutional Events 
will be maintained by Event and Theatre Services and revisions to the list  must be 
approved by the Executive Leadership Team. 
 

3.2 

The University may charge Incremental Costs for bookable Space including but not 
limited to ancillary charges for presentation technology and media, food services, 
cleaning, set up, waste removal, security and other charges as may be appropriate. 
Incremental Costs associated with the use of Space for Events will be managed in 
accordance  with the  Schedule  of Fees for  Booking  a  Space, as approved by the 
Executive Leadership Team. 

 

3.3 

The University  will  establish a Campus Events Group under Terms of Reference 
approved  by  the  Executive  Leadership  Team  to advise  and  provide  guidance  on 
the booking of Events. 

 

3.4 

All  booking  requests  to  use  Space  for  Events  must  be  requested  by  an  Event 
Sponsor.  Event  Sponsors  for  Internal  Events  (budget  owners)  may  designate  an 
event contact to act on their behalf in coordinating requests with Event and Theatre 
Services.

 

 

3.5 

For All External Events, and in cases where there are Incremental Costs associated 
with an Internal Event, Event and Theatre Services is responsible for coordinating 
the  booking  of  the  requested  Space  with  the  Event  Sponsor  and  the  appropriate 
booking authority. 
 
 

4. 

PUBLIC SPACE 

 

4.1 

The University maintains designated Public Spaces that may be booked by members 
of  the  University  community  and  the  general  public.  These  Public  Spaces  are 
available to be booked for Events in accordance with the Procedure for Booking and 
Assessing an Event. 
 

4.2 

Any activity conducted in a Public Space must not: 
 
a.  interfere with the intended use of that Public Space; 
 
b.  disrupt the educational, research, service, housing or other legitimate functions 

of the University; 

 
c.  impede the normal flow of pedestrian or vehicular traffic in that Public Space; 
  

Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 4 of 6 

 
 
 

d.  restrict access to the Public Space for members of the public, unless specifically 

authorized by the University in an Event booking; and 

 
e.  be unsafe or harmful to others who may access the Public Space. 

 

4.3 

The  University’s  Security  Services  department  may  assess  the  degree  of  risk 
arising from the use of Public Space booked for an Event and the corresponding 
level of security arrangements that may be required to ensure the Event remains 
safe. 
 
a.  For External Events, the individual or organization booking or using the Public 

Space  is  responsible  to  pay  the  University  for  the  cost  of  any  security 
arrangements assessed by the University’s Security Services and arrangements 
are subject to staff availability. 

 

4.4 

Where Public Space is booked for the purpose of publicly demonstrating a point of 
view,  the  Public  Space  is  also  reserved  for  any  members  of  the  public  who  may 
assemble to support or oppose that stated point of view. 
 

4.5 

Individuals  who  use  Public  Space  continue  to  be  subject  to  the  University’s 
applicable collective agreements and policies which regulate conduct on campus. 

 
 

E. 

DEFINITIONS 

 

 

(1) 

Core Institutional 
Event: 

means  an  Event  that  is  hosted  by  the  University  for  the 
purposes  of  advancing  its  core  function  as  an  academic 
institution. These Events take priority over all other Events on 
campus.  They  will  maintain  complementary  bookings,  free  of 
space rent and Incremental Costs will be applied in alignment 
with the Schedule of Fees. 
 

(2) 

Event: 
 

means all internal and external bookings (on Campus) such as 
convocations,  conferences,  seminars,  public  lectures,  cultural 
Events,  banquets,  receptions,  socials,  weddings,  concerts, 
fundraisers,  festivals,  promotion  displays,  commercial  sales 
and trade shows. 
 

(3) 

Event Sponsor: 

means  the  individual  requesting  Space  for  the  purposes  of 
hosting an Event and is responsible for all associated costs. In 
the case of an Internal Event, the Event Sponsor is the budget 
owner for the costs associated with the Event. 
 

(4) 

External Event: 

means  an  Event  where  the  individual  or  group  requesting 
Space is external to Mount Royal University 
 

(5) 

Incremental Cost: 

means any approved costs incurred by the University as a 
direct result of an Event booking that are over and above the 
time spent by employees during their regular working hours 
 

(6) 

Internal Event:  

means an Event where the Event Sponsor is an Employee of 
the  University,  which  includes  where  external  speakers  are 
invited and hosted on campus by an Employee 

Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 5 of 6 

 
 
 

 

(7) 

Open Meeting 
Room: 

means any meeting Space that has been designated as openly 
available to all Employees for conducting University business 
 

(8) 

Policy: 

means the Temporary Use of University of Space policy 
 

(9) 

Primary Booking 
Authority: 

means  a  University  group  assigned  authority  to  administer 
bookings  for  a  set  of  spaces  and  who  works  directly  with  the 
requester. 
 

(10) 

Public Space: 

means Space that is generally open to the public during the 
University’s operating hours 
 

(11) 

Secondary Booking 
Authority: 

a University group assigned authority to administer bookings for 
a set of spaces that works with the primary booking authority to 
coordinate space bookings and does not work directly with the 
space requester or Event Sponsor. 
 

(12) 

Space: 

means all indoor and outdoor space under the control, care, or 
custody of the University 
 

(13) 

Teaching Space: 

means a space typically utilized for student instruction activities 
such  as  lectures  led  by  faculty  members,  in  spaces  such  as 
classrooms, labs, and specialized learning areas 
 

(14) 

Temporary Space 
Use: 

means  when  bookable  spaces  such  as  meeting  rooms, 
classrooms,  and  event  spaces,  are  secured  (as  documented 
through the appropriate booking software) for a set period. 
 

(15) 

University: 

means Mount Royal University 

 

 
F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Academic Timetabling Policy 

•  Expression and Free Speech Policy 
•  Space Management Policy 

 

 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Event Assessment Checklist 

•  Event Information Sheet 
•  Procedure for Booking and Assessing an Event 

•  Schedule of Event Fees for Booking a Space 

 
 
 
 

 

Temporary Use of University Space Policy 

– May 25, 2020 

Page 6 of 6 

 
 
 

I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)