COMMITTEE CHARTER 

 

Name of Committee: 

Institutional Biosafety Committee 

Name of Committee Sponsor: 

Executive Leadership Team 

Date: 

March 21, 2019 

 

TERMS OF REFERENCE

 

 

1.0  Approval

 

Environmental 

Health & Safety

 

Upon recommendation by the Associate Vice‐President of Research, Scholarship and Community Engagement, who 
has signing authority for the University with respect to Biosafety matters; these terms of reference for the Biosafety 
Committee were approved by the Executive Leadership Team.

 

 

2.0 Reporting Structure

 

 

The Biosafety Committee reports to the Executive Leadership Team through the University’s Associate Vice‐President 
of Research, Scholarship and Community Engagement.

 

 

3.0 Guiding Principles

 

 

The Mount Royal University Biosafety Program (the “Program”) consists of three constituent elements:

 

 

(i) 

Biosafety, namely the safety of individuals,

 

(ii) 

Biohazards, namely the management of risks associated with biohazardous material, and

 

(iii) 

Biosecurity, namely the management of risks associated with facilities and practices.

 

 

Sound  management  of  the  Program  necessarily  requires  participation  of  different  organizational  units  and  the 
implementation of the Program is therefore a responsibility shared between those different organizational units.

 

 

4.0  Roles and Responsibilities

 

 

4.1  The Biosafety Committee:

 

 

The Biosafety Committee is established by the University to:

 

 

•  Oversee the Program, as managed by the Mount Royal University’s Environmental Health and Safety 

Department, provide direction, and recommend changes

 

•  Develop and recommend to the President’s Executive Committee all procedures, standards, guidelines 

and programs to ensure compliance with federal  and provincial regulations and guidelines and to ensure 
the safe purchase or acquisition, use, storage, handling, transfer  and disposal of Biohazardous Materials;

 

•  At the request of the Provost, Vice Provost Academic or Associate Vice President of Research, 

Scholarship and Community Engagement, review laboratory protocols or Certificate requests of an 
unusual, particularly hazardous, or complex nature and make an appropriate recommendation;

 

•  Provide advice to Mount Royal University’s Environmental Health and Safety Department to authorize, 

revoke, suspend, or amend operations with Biosafety risk as necessary to ensure compliance with federal, 
provincial and University regulations and guidelines and the Program.   Such an order must be complied 
with immediately and will stand while under dispute and pending reconsideration by the Committee;

 

•  Review reports from the Mount Royal University’s Environmental Health and Safety Department 

concerning any incidents involving Biohazardous Materials and recommend preventative measures to the 
Mount Royal University’s Environmental Health and Safety Department;

 

•  Review results of external and internal inspections.  Provide recommendations to the Mount Royal 

University’s Environmental Health and Safety Department if deemed necessary to resolve gaps identified 
or identify any policy changes required;

 

•  Review and, at its discretion, approve annual reports submitted by the Mount Royal University’s 

Committee Terms of Reference: Biosafety Committee 

 

Environmental Health and Safety Department to regulatory agencies;

 

•  Advise the University through the President’s Executive Committee on any issue relating to the Biosafety 

Program including any need for additional resources to establish, maintain or improve the Biosafety 
Program;

 

•  Seek advice and additional expertise as needed in order to fulfill its role.

 

 

4.2 

The Environmental Health and Safety Department:

 

 

Mount Royal University’s Environmental Health and Safety Department, under the guidance of the Biosafety 
Committee,  implements and administers the University’s Biosafety Program in compliance with federal, provincial 
and University regulations and guidelines pertaining to the acquisition, use, storage, handling, transfer  and 
disposal of biohazardous and potentially biohazardous materials (“Biohazardous Materials”).  The Environmental 
Health and Safety Department also advises and coordinates with other organizational units on matters relating to 
the acquisition and/or purchase, use, storage, handling, transfer  and disposal of biohazardous and potentially 
biohazardous materials.  For the purposes of these terms of reference, the Program includes:

 

 

•  management of Biohazardous Materials safety and security programs, including training programs;

 

•  review and approval of applications, with appropriate conditions, relating to the use of Biohazardous 

Materials;

 

•  issuance, amendment or suspension of Biohazardous Material Use Certificates (“Certificates”), 

authorizing the use of Biohazardous Materials;

 

•  management of procedures and processes relating to the purchase or acquisition transportation, storage, 

handling, use, transfer and disposal of biohazardous and potentially biohazardous materials, including 
waste materials;

 

•  Biosafety inspections of laboratories and facilities;  recording and as required, the reporting of incidents 

to the Biosafety Committee and regulatory agencies; the management of the implementation of 
corrective or preventative measures as appropriate;

 

•  advising on Biohazardous Materials decontamination;

 

•  management of laboratory decommissioning;

 

•  any other matter related to Program under the aegis of Mount Royal University’s Environmental Health 

and Safety Department

 

 

5.0 Members

 

 

The Biosafety Committee is set out below:

 

 

•  Mount Royal University Biosafety Officer (Chair)

 

•  Associate Vice‐President, Research, Scholarship and Community Engagement

 

•  Associate Dean (Research), Science and Technology

 

•  Associate Dean (Research), Health, Community and Education

 

•  A full-time tenured faculty member appointed from the Faculty of Science and Technology

 

•  Laboratory Technologist, appointed from the Faculty of Science and Technology

 

•  Manager, Building Operations

 

•  Manager, Security Services

 

•  Analyst, Risk Management Services

 

 
The representatives from the Faculty of Science and Technology are selected on the basis of their experience and 
expertise in working with biological agents. 
 

6.0 Membership Term

 

 

The term of membership is for indefinite for ex officio members. Other members are appointed for 3 years, 
renewable.

 

 

7.0 Authority and Responsibilities

 

 

All  members  delegated  by  Associate  Vice  Presidents,  Deans,   Directors  act  as  representatives  of  their  home 
organizational  unit  and  must  report  to  their  home  organizational  unit.  The  Associate  Vice  Presidents,  Deans  or 
Directors must delegate the authority to the delegated member as required to enable the Biosafety Committee 
to meet its mandate and transact its business.

 

Committee Terms of Reference: Biosafety Committee 

 

 

8.0 Meetings

 

 

8.1 

Frequency of Meetings

 

The Biosafety Committee shall meet no fewer than two (2) times a year, the timing of which shall be at the call of 
the Chair.  Special meetings may be called at any time by the Chair at the Chair’s discretion.  The manner and 
conduct of the meetings of the Biosafety Committee shall be determined by the Chair and may be held in person, 
by telephone conference or by email as appropriate in the circumstances.

 

 

8.2  Minutes and Administrative Services

 

Mount Royal University’s Faculty of Science and Technology shall provide administrative support for the meetings 
of the  Biosafety  Committee.  It  shall  assign  a  person  from  that  Office  to  act  as  the  secretary  for  the 
Biosafety Committee and whose responsibilities shall include the following:

 

 

•  Provide e‐mail notification of regular meetings two weeks prior to the meeting and providing a reminder, 

the meeting agenda and all written documentation at least five days prior to the meeting.

 

•  Upon  a  request  made  by  the  Chair,  send  the  notice  of  additional  meetings  to  the  members  of  the 

Biosafety Committee, the meeting agenda and the documents required for the meetings;

 

•  Record of the minutes of the meetings and sending the draft minutes to the members of the Biosafety 

Committee for their approval;

 

•  Prepare the necessary documentation relating to any action item (letters, reports, etc) for the signature of 

the Chair;

 

•  Act as custodian of the documentation brought before the Biosafety Committee.

 

 

8.3 

Voting 

Members of the Biosafety Committee shall have the right to vote.  In the event of a tie vote amongst the duly‐ 
appointed members, the Chair shall cast the deciding vote.  Resource Members are non‐voting members of the 
Committee.

 

 

8.4 

Quorum 

Quorum shall be 50% plus 1, of the Members eligible to vote.

 

 

9.0 Amendments

 

Any amendments to these terms of reference must be made in writing and approved by resolution of the Associate 
Vice‐President of Research, Scholarship and Community Engagement.