Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 1 of 6 

 

 

PROTECTED DISCLOSURE 

(“WHISTLEBLOWER”) 

POLICY 

 

Policy Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

February 10, 
2014 

Policy Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last 
Revised: 

April 1, 2021 

Primary Contact: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Review 
Scheduled: 

October 14, 
2025 

Approver: 

Board of Governors 

 
 

A. 

OVERVIEW 

 

Mount Royal University is committed to the highest standards of honesty, conduct and integrity in 
all  its  activities.  The  University  requires  all  Employees  to  act  honestly  and  with  integrity  and  to 
safeguard the public resources for which they are responsible. 
 
 

B. 

PURPOSE 
 
The purpose of this Policy is to: 
 

•  demonstrate the University's compliance with the Public Interest Disclosure (Whistleblower 

Protection) Act, SA, 2012, cP-39 and regulations; 

 
•  clearly  state  the  University's  position  with  respect  to  significant  and  serious  matters  in 

relation  to  the  University  that  an  Employee  believes  may  be  unlawful,  dangerous  to 
individuals  or  injurious  to  the  public  interest,  including  Wrongdoings  and  Wrongdoings 
committed for the benefit of the University; 

 
•  ensure reporting mechanisms are convenient, secure, and accessible to Employees; 
 
•  ensure protection to those who report suspected Wrongdoing; and 
 
•  outline consequences for Wrongdoings. 

 
 

C. 

SCOPE 

 

This Policy applies to Employees who make Protected Disclosures covered under the Act. 
 
This  Policy  does  not  replace  other  University  policies  and  procedures  that  allow  Employees  to 
report  allegations,  nor  does  it  alter  any  responsibilities  prescribed  under  existing  policies.  If  the 
Designated Officer determines that an allegation does not meet the definition of Wrongdoing within 
this Policy, the Employee will be referred in writing to an appropriate university process to address 
the allegation.  
 
Allegations made through other policies may become a Protected Disclosure and will be addressed 
under this Policy if an Employee chooses to file a Protected Disclosure and the Designated Officer 
determines the allegation meets the definition of Wrongdoing within this Policy. 

Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 2 of 6 

 

 

D. 

POLICY STATEMENT 

 

1. 

GENERAL 

 

1.1 

Employees have an obligation to conduct University-related activities ethically and 
in  accordance  with 

the  University’s  applicable  collective  agreements,  terms  and 

conditions of employment and University policies and procedures.  
 

1.2 

Wrongdoing, including Wrongdoing that benefits the University, is strictly forbidden 
and  will  not  be tolerated.  Employees  who commit a Wrongdoing  will be subject to 
disciplinary  action,  up  to  and  including  termination,  and,  if  appropriate,  criminal 
prosecution or civil action. 

 

1.3 

The  Chief  Officer 

will  ensure  that  the  University’s  framework  for  addressing 

Protected  Disclosures  follows  all  applicable  legislation,  is  appropriately 
communicated  to  the  University  community,  and  may  delegate  to  a  Designated 
Officer the responsibility for managing and investigating Protected Disclosures under 
this  Policy  and  related  procedures.  If  no  designation  is  made,  the  Chief  Officer  is 
considered  the  Designated  Officer  for  the  purposes  of  this  Policy  and  related 
procedures.  
 

1.4 

Any Employee who believes that a Wrongdoing has been or is being committed is 
expected  to  make  a  Protected  Disclosure  in  accordance  with  the  Procedure  for 
Filing a Protected Disclosure.  

 

1.5 

All Protected Disclosures that the Designated Officer determines fall within the scope 
of  this  Policy  will  be  investigated  in  accordance  with  the  Procedure  for 
Investigating a Protected Disclosure. 

 
 
2.  ANONYMOUS AND NON-EMPLOYEE CONCERNS 

 

2.1 

An  Employee  may  make  an  allegation  of  Wrongdoing  anonymously  through 
Confidence Line; however, they should be aware that doing so limits the ability of the 
University  to  respond  and  investigate.  An  Employee  who  wishes  to  remain 
anonymous  may  also  make  an  allegation  of  Wrongdoing  directly  to  the 
Commissioner. 
 

2.2 

If the Designated Officer receives an allegation of Wrongdoing that has been made 
anonymously  or  by  an  individual  who  is  not  an  Employee,  the  Designated  Officer 
may, as the Designated Officer considers appropriate, and subject to the Act and its 
regulations: 
 
a.  investigate  and  report  the  allegation  of Wrongdoing  in  the  same manner  as  a 

Protected Disclosure; 

 

b.  while maintaining the anonymity of the individual, forward the  allegation to the 

appropriate area for further evaluation; or 

 

c.  conclude that no investigation is warranted. 

 
 
3. 

REPRISAL 
 

Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 3 of 6 

 

3.1 

An Employee who has sought advice on making a Protected Disclosure or who has 
made  a  Protected  Disclosure  in  good  faith  is  protected  from  Reprisal  of  any  kind. 
Any  Employee  who  has  cooperated  in  an  investigation  or  who  has  declined  to 
participate in a Wrongdoing is also protected from Reprisal of any kind.  
 

3.2 

If an Employee believes they have experienced a Reprisal, or an attempt at Reprisal, 
of any kind, they may file a complaint directly to the Commissioner. The University 
does not have jurisdiction to address allegations of Reprisals because of a Protected 
Disclosure. 
 

3.3 

Any Employee whose actions constitute a Reprisal, or an attempt at Reprisal, of any 
kind against an Employee who has made a Protected Disclosure will be subject to 
disciplinary action up to and including termination of employment. 
 

 

4. 

CONFIDENTIALITY 

 

4.1 

The  identity  of  an  Employee  who  makes  a  Protected  Disclosure,  the  Employee 
alleged  to  have  committed  Wrongdoing,  and  any  witnesses  who  participate  in 
investigations, may only be revealed: 

 

a.  to the Designated Officer;  

 

b.  to the Chief Officer; 

 

c.  to the Commissioner;  

 

d.  to  individuals  engaged  by  the  Designated  Officer  to  assist  with  managing  or 

conducting an investigation; 

 

e.  to other persons when required by law; 

 

f. 

when disclosing the identity of the Discloser is absolutely necessary to ensure 
the right to procedural fairness and natural justice is respected.   

 

4.2 

The  Designated  Officer  will  inform  the  Employee  who  made  the  Protected 
Disclosure, the Employee alleged to have committed wrongdoing, or witnesses who 
participated in the investigation of the intent to reveal their identity prior to doing so. 
In the event of a dispute regarding the release of the identity of anyone relating to a 
Protected  Disclosure,  the  Designated  Officer  will  seek  advice  from  the 
Commissioner.   
 

4.3 

All Employees involved in any process related to this Policy are required to maintain 
confidentiality. An Employee who has purposely breached the confidentiality of any 
aspect  of  a  Protected  Disclosure  may  be  subject  to  disciplinary  action  up  to  and 
including termination of employment. 

 

 

5. 

RECORDS 

 

5.1 

The  Designated  Officer  is  the  sole  custodian  of  records  created  from  the  filing  or 
investigation of a Protected Disclosure and will manage those records in accordance 
with  the  University’s  Records  Retention  Schedule  and  all  applicable  privacy 
legislation. 
 

Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 4 of 6 

 

5.2 

Individuals making requests for information do not have a right of access under the 
Freedom of Information and Protection of Privacy Act to information that would reveal 
the  identity  of  a  person  who  has  requested  advice  about  making  a  Protected 
Disclosure, made a Protected Disclosure or whose complaint has been referred to 
the  Labour  Relations  Board  pursuant  to  the  Act.  However,  if  that  information  can 
reasonably be severed from a record,  individuals  who make requests under FOIP 
have a right of access to the remainder of the record.  
 

 

6. 

ANNUAL REPORTING  

 

6.1 

The Chief Officer will provide an annual report to the Board of Governors of Protected 
Disclosures. The report must include: 
 
a.  the number of reports filed by Employees; 

 

b.  the number of reports investigated; 

 

c.  the findings of investigations conducted pursuant to a report; and 

 

d.  any action taken pursuant to an investigation or if actions were not taken based 

on a recommendation, the reasons why no actions were taken. 

 

6.2 

The  Chief  Officer  will  not  identify  an  Employee  who  requested  advice  or  made  a 
Protected Disclosure, any Employee who participated in an investigation, or disclose 
individually identifying health information within the annual report. 
 

6.3 

A summary of the 

report will be included in the University’s annual report. 

 
 

E. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

the Act: 

means 

the 

Public 

Interest 

Disclosure 

(Whistleblower 

Protection)  Act  (Alberta),  as  amended,  and  any  regulations 
thereunder 
 

(2) 

Chief Officer:  

means the President and Vice-Chancellor 
 

(3) 

Commissioner: 
 

means  the  Public  Interest  Commissioner  appointed  in 
accordance with the Act 
 

(4) 

Designated Officer: 

means the Chief Officer or an individual appointed by the 
Chief Officer to manage and report on Protected Disclosures 
made in accordance with this Policy and related procedures 
 

(5) 

Discloser: 

means any Employee who chooses to file a Protected 
Disclosure in accordance with the Policy  
 

(6) 

Employee: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under an employment contract, including but not limited to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees  
 

(7) 

Policy: 
 

means the Protected Disclosure (“Whistleblower”) policy  

Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 5 of 6 

 

(8) 

Protected 
Disclosure: 

means a written report of Wrongdoing made in good faith by an 
Employee  in  accordance  with  the  Act  and  this  Policy  and 
related procedures 
 

(9) 

Reprisal: 

means measures taken or directed against an employee, which 
may include dismissal, layoff, suspension, demotion or transfer, 
discontinuation or elimination of a job, change of job location, 
reduction in wages, change in hours of work, reprimand, or any 
other  measure  that  adversely  affects  the  employee's 
employment or working conditions, because the employee has, 
in good faith, sought advice about making a Disclosure, made 
a  Disclosure,  cooperated  in  an  investigation  under  the  Act, 
declined  to  participate  in  a  Wrongdoing,  or  done  anything  in 
accordance with the Act. 
 

(10) 

University: 
 

means Mount Royal University 

(11) 

Wrongdoing: 
 

Any  activity  or  conduct  engaged  in  by  an  Employee  in  or 
relating to the University, as follows: 
 

•  engaging  in,  or  counseling  or  directing  someone  to 

engage  in,  the  following:  breaking  the  law  through 
contravening an Act or regulation 

 

•  any  act  or  omission  that  creates  a  substantial  and 

specific danger to the life, health or safety of individuals 
or substantial and specific danger to the environment 
 

•  gross mismanagement of public funds, a public asset, 

or  the  delivery  of  a  public  service  identified  in  the 
regulations 

 

•  gross mismanagement of employees through conduct 

of  a  systemic  nature  that  indicates  a  problem  in  an 
org

anization’s culture relating to bullying, harassment 

or intimidation. 
 

•  Any other Wrongdoing as defined by the Act or related 

regulations. 

 
 
 

F. 

RELATED POLICIES 

 

•  Code of Conduct – Employees policy 
•  Integrity in Research and Scholarship policy 

 
 

G. 

RELATED LEGISLATION 
 

•  Public Interest Disclosure (Whistleblower Protection) Act, SA, 2012, cP-39. 

 
 

H. 

RELATED DOCUMENTS 

 

Protected Disclosure (“Whistleblower”) Policy – October 14, 2020 

Page 6 of 6 

 

•  Protected Disclosure Form 

•  MRFA Collective Agreement 
•  MRSA Collective Agreement 

•  Terms & Conditions of Employment for Exempt Employees 
•  Terms & Conditions of Employment for Postdoctoral Employees 

•  Terms & Conditions of Employment for Research Assistants Employees 

 

 
I. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

10/14/2020 

Comprehensive 
Revision, Title 
Change 

All Sections 

– 

including title 
change 

 

Board of Governors 

04/01/2021 

Editorial 

Template 

Policy Specialist 

President and Vice-
Chancellor 

01/26/2022 

Editorial 

Policy Sponsor 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary