Procedure for Booking and Assessing an Event 

– May 25, 2020 

Page 1 of 5  

 
 

 

PROCEDURE FOR BOOKING AND ASSESSING 

AN EVENT 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 25, 
2020 

Procedure 
Sponsor: 

Vice-President, 
Finance and 
Administration 

Last Revised: 

 

Primary 
Contact: 

Event and 
Theatre Services 

Review 
Scheduled: 

May 25, 
2025 

Approver: 

Executive Leadership Team 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

REQUESTING EVENT SPACE 

 

1.1 

An Event Sponsor seeking to book Space for an Event should direct their inquiry to 
Event  and  Theatre  Services  who  will  help  assess  their  request  and  initiate  the 
booking process. 
 
a.  The following Event types can be booked up to 3 years in advance: 

 

i. 

Core Institutional Events 
 

ii. 

Internal Event bookings with Incremental Costs 

 

iii. 

External  Event  bookings,  including  Partnerships  and  Not  For  Profits 
(with venue deposit) 

 

b.  Internal  Event bookings  with no Incremental Costs can be booked up to  one 

year in advance. 
 

c.  All Ross Glen Hall bookings will have associated booking fees unless booked 

within  60  days  of  the  Event.  Incremental  Costs  are  passed  on  to  the  Event 
Sponsor for all bookings. 

 

d.  Theatre rentals do not qualify for complimentary bookings due to the significant 

labour costs to operate the Bella, Wright and Leacock Theatres. 

 

e.  Internal  Events  that  are  collecting  fees  are  required  to  be  collected  through 

MRU ticketing or an ETS approved ticketing software and are required to pay 
for venue rental and Incremental Costs as approved in the  Schedule of Fees 
for Booking a Space. 

 

1.2 

All  booking  requests  for  Events  are  made  by,  or  on  behalf  of,  an  Event  Sponsor, 
completed using the appropriate Event Information Sheet and includes the following: 
 
a.  Name and contact information for the individual or group requesting the space; 

 

b.  FOAP and Signing Authority of originating department if an Internal Event; 

Procedure for Booking and Assessing an Event 

– May 25, 2020 

Page 2 of 5  

 
 

 

c.  Event  Space  Requirements  including  number  of  guests  and  suggested 

preferred location and room set-up; 
 

d.  Dates & Event timelines; 

 

e.  Furniture needs, amenities and required rentals; and 

 

f. 

Catering & Liquor requirements. 

 

1.3 

In  cases  involving  potential  risk  or  concern  for  security,  the  Event  Sponsor  shall 
inform Security Services at least one week in advance of the time and location of the 
event. The Chief Safety and Risk Officer, will, in consultation with the Event Sponsor, 
address any security needs associated with the event, including contact with local 
law enforcement agencies. Any special security costs associated with the event shall 
be the responsibility of the unit sponsoring it. 
 

 

 

2. 

ASSESSING AN EVENT REQUEST 

 

2.1 

The  following  categories  are  used  to  determine  the  classification  and  rates  for  a 
space booking request 

 

a.  Internal  Bookings  -  a  booking  where  the  Event Sponsor  (individual  requesting 

Space that is responsible for all associated booking costs) is an Employee of the 
University,  which  includes  where  external  speakers  are  invited  and  hosted  on 
campus by an Employee. Incremental Costs in alignment with the Schedule of 
Fees will apply. 
 

b.  Internal  Bookings  that  include  the  Collection  of  Conference  or  Ticket  Fees  - 

Internal  space  rental  charges  and  Incremental  Costs  in  alignment  with  the 
Schedule of Fees will apply. 

 

c.  External  Bookings  -  an  individual,  corporation,  business  or  other  group  using 

University facilities and/or services where the Event Sponsor is external to the 
University.  Full  space  rental  fees,  coordination,  and  Incremental  Costs  in 
alignment with the schedule of fees will apply. 

 

d.  External Bookings  - Partnership - an individual, corporation, business or other 

group  using  University  facilities  and/or  services  where  the  Event  Sponsor  is 
external to the University and a MOU has been signed, may secure ‘Partnership’ 
rates.  The  external  representative  will  be  the  main  contact  for  the  booking. 
Discounted  rates  for  external  space  bookings,  coordination,  and  Incremental 
Costs in alignment with the Schedule of Fees will apply. 

 

e.  External Booking - Not for Profit - an individual, corporation, business or other 

group  using  University  facilities  and/or  services  where  the  Event  Sponsor  is 
external  to  the  University  and  they  do  not  earn  profits  or  use  revenues  in 
pursuing  the  organization's  charitable  objectives.  A  Not  for  Profit  number  is 
required  to  secure  a  reduced  rate  booking  for  external  space  rental  fees, 
coordination and Incremental Costs in alignment with the schedule of fees. 

 

2.2 

Last  minute  external  rental  opportunities  may  require  relocation  of  an  existing 
internal booking to an appropriate alternative space, where applicable. Consideration 

Procedure for Booking and Assessing an Event 

– May 25, 2020 

Page 3 of 5  

 
 

for  alternative  space  options,  will  be  done  in  conjunction  with the  internal  booking 
requester to ensure an adequate alternate can be achieved. 
 

2.3 

Once  an  Event  Information  Sheet  is  completed  and  a  category  is  determined, the 
Campus Events Group (CEG) is notified of the booking request 

 

2.4 

An assessment is conducted by the CEG as follows: 

 

a.  The use of Space or activity  undertaken contravenes  any federal or provincial 

legislation/regulation, municipal by-laws, or University policies or procedures; 
 

b.  The University does not have the resources to accommodate the request; 

 

c.  Executive  Leadership  Team  determines  that  the  risks  posed  by  the  proposed 

use of the Space is unmanageable; 
 

d.  The Event has the potential to be detrimental to regular University operations; 

 

e.  The Event Sponsor: 

 

i. 

has misrepresented their intentions for the use or user of the Space; 
 

ii. 

has previously misused University space; 
 

iii. 

has amounts owing from a previous Event; 
 

iv. 

does  not  agree  with  any  conditions  or  restrictions  set  out  by  the 
University; 
 

v. 

intends to offer an activity or program that conflicts or is in competition 
with existing programs of instruction offered at the University; 
 

vi. 

intends  to  offer  an  activity  or  program  that  requires  the  moving  of 
furniture within a designated student study space; or 
 

vii. 

intends  to  offer  an  activity  or  program  in  a  designated  student  study 
space  during  Fall  or  Winter  semesters  that  interrupts  the  ability  for 
students to study. 
 

2.5 

Decisions to decline an Event must be made in accordance with the Expression and 
Free Speech policy. 

 
 

3. 

CANCELLING AN EVENT REQUEST 
 
3.1 

Event bookings can be cancelled by contacting Event and Theatre Services up to 30 
days  prior  to  the  Event  date.  Cancellations  within  30  days  of  the  Event  may  be 
subject to cancellation fees. For bookings in Ross Glen Hall, this period is 90 days. 
 
 
 
 
 
 
 

Procedure for Booking and Assessing an Event 

– May 25, 2020 

Page 4 of 5  

 
 

B. 

DEFINITIONS 
 

(1) 

Campus Events Group:  

means the cross-campus team, with terms of reference 
approved  by  the  Executive  Leadership  Team,  that 
reviews all Events to assess risk implications, conflicts 
of  interest,  impacts  to  campus,  and  to  enhance  the 
experience for all Event attendees 
 

(2) 

Core Institutional Event: 

means an Event that is hosted by the University for the 
purposes of advancing its core function as an academic 
institution.  These  Events  take  priority  over  all  other 
Events  on  campus.  They  will  maintain  complementary 
bookings, free of space rent and Incremental Costs will 
be applied in alignment with the Schedule of Fees. 
 

(3) 

Event: 
 

means all internal and external  bookings (on  Campus) 
such  as  convocations,  conferences,  seminars,  public 
lectures, cultural Events, banquets, receptions, socials, 
weddings,  concerts,  fundraisers,  festivals,  promotion 
displays, commercial sales and trade shows 
 

(4) 

Event Sponsor: 

means the individual requesting Space for the purposes 
of hosting an Event and is responsible for all associated 
costs.  In  the  case  of  an  Internal  Event,  the  Event 
Sponsor  is  the  budget  owner  for  the  costs  associated 
with the Event. 
 

(5) 

External Event: 

means  an  Event  where  the  individual  or  group 
requesting Space is external to Mount Royal University 
 

(6) 

Incremental Cost: 

means any approved costs incurred by the University as 
a  direct  result  of  an  Event  booking  that  are  over  and 
above the time spent by employees during their regular 
working hours 
 

(7) 

Internal Event:  

means  an  Event  where  the  Event  Sponsor  is  an 
Employee  of  the  University,  which  includes  where 
external speakers are invited and hosted on campus by 
an Employee 
 

(8) 

Public Space: 

means Space that is generally open to the public 
during the University’s operating hours 
 

(9) 

University: 

means Mount Royal University 

 
 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Temporary Use of University Space Policy 

 
 
 
 
 

Procedure for Booking and Assessing an Event 

– May 25, 2020 

Page 5 of 5  

 
 

D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  Event Assessment Checklist 

•  Event Information Sheet 
•  Schedule of Event fees for Booking a Space 

 

 
E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title) 

06/29/2022 

Addition of language 
around risk assessments 
and security 

1.3 

Policy Advisor 

President’s 
Executive 
Committee