background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 1 of 14 

 

 

 

ACADEMIC ACCOMMODATION FOR STUDENTS 

EXPERIENCING DISABILITIES POLICY 

 

Policy Type: 

 

Management 

 

Initially 

Approved: 

December 11, 

2006 

Policy 

Sponsor: 

Vice-President, 

Students 

Last 

Revised: 

April 7, 2014 

Primary 

Contact: 

AVP, Student 

Experience and 

Success 

Review 

Scheduled: 

September 2025 

Approver: 

Board of Governors 

 

 

A. 

PURPOSE 

 

 

Mount Royal celebrates diversity and welcomes the contributions, experiences and full participation 

of Students Experiencing Disabilities as valued members of our community. Higher education is 

the gateway to the workplace and community for our students; therefore, it is essential that the 

learning environment at Mount Royal be accessible to all members of the community. Mount Royal 

is committed to cultivating a Universally Accessible environment for all of its communities through 

the removal and prevention of accessibility-related Barriers. This Policy aims to foster diversity, 

inclusiveness and student success by ensuring that Students Experiencing Disabilities receive 

equal opportunities for academic success and personal development at Mount Royal. 

 

 

In accordance with the Alberta Human Rights Act ("the Act"), and Mount Royal’s Human Rights 

Policy, Mount Royal will promote and protect the rights and dignity of Students Experiencing 

Disabilities and will create and maintain a safe, respectful and supportive learning environment that 

is free from Discrimination and harassment. Mount Royal recognizes its legal duty to provide 

Reasonable Accommodation to Students Experiencing Disabilities, that this duty arises from 

human rights legislation, and that failure to provide Reasonable Accommodation to a student with 

a documented Disability may amount to Discrimination under the Act. 

 

B. 

SCOPE 

 

 

This Policy applies to all Students Experiencing Disabilities enrolled at Mount Royal, as well as to 

all those responsible for its implementation. All faculty and faculty/instructional staff, administrative 

and support staff share Mount Royal’s legal responsibility under the Act to accommodate Students 

Experiencing Disabilities.  

 

 

For  Accommodations other than Academic  Accommodations for Students  Experiencing 

Disabilities, please refer to Mount Royal's Human Rights Policy or contact Access and Inclusion 

Services.  

 

 

C. 

POLICY STATEMENT 

 

 

1. 

PRINCIPLES 

 

1.1 

Mount Royal recognizes the rights of Students Experiencing Disabilities who are 

academically qualified to participate fully in the life of the institution. 

 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 2 of 14 

 

 

1.2 

Mount Royal promotes awareness, advocacy and learning partnerships amongst 

the whole of the Mount Royal community. In recognition of the diverse population 

it serves, Mount Royal is committed to providing a respectful, inclusive, Barrier-

free and Universally Accessible learning environment within the limits of Undue 

Hardship. 

 

1.3 

In recognition that ability is diverse in kind and degree, Mount Royal will adapt its 

services and programs to accommodate the needs of individual students, in 

accordance with the requirements of the Act.  

 

1.4 

Provision of Academic Accommodation shall not lower the academic standards of 

the University. Academic Accommodation shall not remove the need for evaluation 

and the need to meet essential learning outcomes.  

 

1.5 

Students Experiencing Disabilities will meet the same academic requirements and 

standards as all students, although the manner by which Students Experiencing 

Disabilities meet these may vary.  

 

1.6 

Academic integrity, as defined by the Code of Student Conduct  Policy, will be 

upheld by those providing and receiving Academic Accommodation.  

 

1.7 

Delegation of authority for Academic Accommodation decisions is based on: 

 

 

a. 

The type (Modification; Substitution;  Waiver; Degree  Notwithstanding a 

Deficiency) of Accommodation being sought; and 

 

 

b. 

The level of Accommodation being sought (Course; program; University). 

 

 

1.8 

Mount Royal stresses the development of self-advocacy and independence of 

Students Experiencing Disabilities. Students are their own best advocates and a 

reasonable measure of self-reliance is necessary for academic success. Students 

requesting  Academic Accommodation  must take the initiative to inform the 

institution of their needs at the beginning of the term they pursue their studies with 

the same diligence required of all students and accept responsibility for the role 

that they play in achieving their goals. 

 

 

1.9 

Notwithstanding the above, there may be times when self-advocacy by students in 

the process of securing Academic Accommodations is not a reasonable 

expectation. Factors that may affect a student's ability to advocate for themselves 

include: 

 

(a) 

The nature of the Disability may make it difficult for a student to be aware 

of the need for Accommodation  and/or to participate in the design and 

implementation of the Accommodation; 

 

(b) 

The pervasive and persistent stigma associated with requiring Academic 

Accommodation(s) and/or certain Disabilities; 

 

(c) 

The existing power imbalance between students and University personnel, 

including faculty/instructional staff members and others involved in the 

implementation of Academic Accommodation(s). 

 

 

Students should be aware of the support services available to them on campus, 

including the services of the Students’ Association of Mount Royal University. 

 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 3 of 14 

 

 

1.10 

While  Students Experiencing Disabilities  are encouraged to share information 

regarding their Accommodations with faculty/instructional staff and other 

University personnel that would play a role in facilitating their Accommodations, 

such information can only be released in accordance with the Act, the Freedom of 

Information and Privacy Act and the Health Information Act.  

 

1.11 

Mount Royal recognizes the variety of rights enjoyed by members of the campus 

community, including academic freedom. Notwithstanding the range of values and 

interests held by members of our community, international conventions, the 

Canadian Charter of Rights and Freedoms, provincial human rights legislation and 

legal decisions all recognize the paramount importance and unique status of 

human rights, including the duty to accommodate Students Experiencing 

Disabilities. In all cases, the rights of individuals as protected by the Act, the Mount 

Royal Human Rights Policy and/or this Policy are superordinate to other rights and 

freedoms in the campus community. Academic freedom implies in no way the right 

to engage in any action that demeans the freedom or dignity of other individuals in 

the campus community.  

 

(12) 

Respect for all members of the Mount Royal community will be upheld at all times. 

Discrimination and harassment will not be tolerated.  

 

(13) 

In accordance with relevant legislation and tribunal and court decisions, Mount 

Royal recognizes our responsibility to justify the academic standards we use to 

deny  Academic Accommodations for Students Experiencing Disabilities  on the 

basis of Bona Fide Educational Requirements. Academic Accommodations cannot 

be denied on the basis of an essential academic requirement unless those 

requirements have been approved, with written rationales, by General Faculties 

Council. 

 

 

Each academic unit shall submit to General Faculties Council for approval written 

rationales for the Bona Fide Educational Requirements  fide educational 

requirements of its existing and of any newly developed programs.  

 

 

Relevant administrative personnel shall identify and submit to General Faculties 

Council for approval written rationales for the Bona Fide Educational Requirements 

fide educational requirements of its existing policies, rules and standards related 

to academic admission, progression and graduation that are not under the 

delegated authority of an academic unit. This includes academic requirements at 

the Faculty/School and University levels. 

 

 

Where academic programs are subject to external accreditation or approval, a 

document outlining essential skills and abilities based on Bona Fide Occupational 

Requirements shall be submitted for approval by General Faculties Council. 

 

1.14     If a student experiencing a Disability  challenges an academic standard, Mount 

Royal will provide objective evidence of the need for the standard or explain how 

the standard is a reasonable and Bona  Fide  Educational  Requirement. The 

standard must be imposed by Mount Royal in good faith.  

 

1.15 

Mount Royal commits to a regular review of Policy, procedures and services 

related to Students Experiencing Disabilities.  

 

1.16 

Following due process, Mount Royal may take one or more of the following actions 

against anyone whose activities are in violation of any applicable legislation or of 

this Policy: 

 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 4 of 14 

 

 

 

a. 

In the case of students, disciplinary action under the Code of Student 

Conduct Policy. 

 

b. 

In the case of employees, disciplinary action in accordance with the 

applicable Collective Agreement. 

 

 

2. 

CONFIDENTIALITY OF STUDENTS’ PERSONAL INFORMATION 

 

2.1 

Confidentiality of all students’ personal information will be respected at all times. 

 

2.2 

In accordance with relevant legislation and policies, including the Human Rights 

Act, the Freedom of Information and Protection of Privacy Act  and the  Health 

Information Act, all personal information relating to Disabilities of students is to 

remain confidential.  

 

2.3 

Mount Royal has designated Access and Inclusion Services as the department 

responsible for requesting, receiving, and retaining the medical or psychological 

information provided by students requesting Accommodation. 

 

2.4 

Information about a student’s Disability, including the fact that a student has a 

Disability, will only be disclosed to those involved in the Accommodation process 

on a need-to-know basis. 

 

2.5 

According to guidance from the Alberta Human Rights Commission, information 

disclosed by Access and Inclusion Services should be limited, and in any case, in 

accordance with relevant legislation. 

 

 

3. 

MOUNT ROYAL’S RIGHTS AND RESPONSIBILITIES 

 

 

3.1 

Mount Royal has the right to: 

 

a. 

Determine the institution’s Bona Fide Educational Requirements. 

 

b. 

Request valid documentation from a student that verifies the need for the 

Accommodation(s). 

 

(c) 

Determine the adequacy of submitted documentation and initiate action as 

necessary. 

 

(d) 

Determine the extent and nature of Accommodation(s) of the student’s 

Disability(ies) based on legislative requirements, professional and if 

requested by Mount Royal, corroborated prognoses, and informed 

practice by Access and Inclusion Services personnel. Informed practice 

by Access and Inclusion Services includes dialogue and consultation with 

students regarding their abilities and limitations. 

 

 

3.2 

Mount Royal has the responsibility to: 

 

 

a. 

Respond to the students’ request for Accommodation(s) in a timely, 

confidential and sensitive manner. 

 

b. 

Create a supportive and responsive academic, social and physical 

environment. Such commitment on behalf of the institution, however, does 

not deter Students Experiencing Disabilities from being active participants 

in their ultimate success.  

 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 5 of 14 

 

 

c. 

Inform students of the process to appeal the denial or Modification to their 

request for Accommodation(s).  

 

Ensure that faculty and staff are knowledgeable about this Policy  and 

accompanying procedures, including their right of appeal, and familiar with 

broader issues regarding persons experiencing Disabilities. Within their 

portfolios, Mount Royal personnel, including Associate Vice-Presidents, 

Deans, Directors, Department Chairs and Vice-Presidents are responsible 

for informing themselves, as well as the faculty and staff for whom they 

are responsible, of the provisions of this Policy  and accompanying 

procedures and ensuring Reasonable Accommodation is provided. 

 

e. 

Treat information as confidential, in accordance with relevant legislation 

and Mount Royal policy. 

 

 

4. 

FACULTY/INSTRUCTIONAL STAFF RIGHTS AND RESPONSIBILITIES 

 

 

 

4.1 

Faculty/instructional staff have the right to: 

 

a. 

Access information, education and support in relation to the 

implementation of this Policy and its procedures. 

 

b. 

Determine course content and methods of instruction. 

 

c. 

Play an active role in developing to ensure that the academic integrity and 

standards of the course are not compromised and that established entry 

to practice competencies and requirements for professional disciplines are 

not compromised. 

 

d. 

Evaluate student work, performance and competencies related to the 

course content and relevant academic standard, including failing any 

student who has not passed or satisfied the course requirements. 

 

e. 

Discuss any particular Accommodation(s) with Access and Inclusion 

Services if in the faculty member’s opinion, the Accommodation(s) 

compromise(s) the integrity of the course. 

 

f. 

Determine the appropriate method of adapting their teaching style to meet 

Accommodation(s).  

 

g. 

Consult with professionals, on or off campus, to determine how best to 

accommodate Students Experiencing Disabilities in their course.  

 

h. 

Appeal  Accommodation  decisions as outlined in the Academic 

Accommodations for Students Experiencing Disabilities procedures. 

 

 

 

i. 

Access to support through the appeal process, including the services 

provided by the Mount Royal Faculty Association. 

 

 

 

4.2 

Faculty/instructional staff have the responsibility to: 

 

a. 

Support Mount Royal’s commitment and duty to accommodate Students 

Experiencing Disabilities.  

 

b. 

Work with Access and Inclusion Services to gain knowledge of appropriate 

Accommodation(s) for the student(s). 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 6 of 14 

 

 

 

c. 

Maintain students’ dignity and privacy in the Academic Accommodation 

process. 

 

d. 

Communicate in classes their willingness to meet with Students 

Experiencing Disabilities  who request classroom, examination, clinical, 

practicum, Co-operative Education or Directed Field Studies 

Accommodation(s). Students shall be provided with an opportunity to 

discuss their Academic Accommodation  requirements with faculty in a 

private and confidential setting. Faculty/instructional staff shall include a 

statement in their syllabus indicating their willingness to assist in the 

provision of Academic Accommodations, informing students of the role of 

Access and Inclusion  Services and the University's responsibility to 

provide necessary Academic Accommodation. See Appendix 5 for sample 

syllabus statement. 

 

e. 

Engage in a dialogue with students and Access and Inclusion Services to 

address any concerns regarding specific Accommodation(s).  

 

f. 

Work with Access and Inclusion  Services when considering 

Accommodations for field trips or clinical practica that are requested or 

required. 

 

g. 

Accept and acknowledge that Accommodation  recommendations and 

decisions made by Access and Inclusion  Services  are based on 

appropriate documentation from a qualified professional, in accordance 

with this Policy and relevant legislation, which the student has supplied to 

Access and Inclusion Services.  

 

 

5. 

ACCESS AND INCLUSIONG SERVICES’ RIGHTS AND RESPONSIBILITIES 

 

 

 

5.1 

Access and Inclusion Services has the right to: 

 

a. 

Engage in a collegial and consultative process with faculty/ instructional 

staff, students, other administrative staff and external professionals in 

order to determine the scope and implementation of the 

Accommodation(s). 

 

b. 

Access support through the appeal process, including the services 

provided by the Mount Royal Staff Association. 

 

5.2 

Access and Inclusion Services has the responsibility to: 

 

a. 

Review all documentation to ensure its validity. 

 

 

 

b. 

Make recommendations regarding appropriate services and 

Accommodations.  Access and Inclusion  Services will consider the 

suggestions/  recommendations noted in the documentation of a 

Disability/condition but may not agree to all of the 

suggestions/recommendations. 

 

c. 

Coordinate services and Accommodations for Students Experiencing 

Disabilities to ensure that they are being Reasonably Accommodated.  

 

d. 

Provide support to faculty/instructional staff in accommodating and 

working with Students Experiencing Disabilities. 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 7 of 14 

 

 

 

e. 

Work with students, faculty/instructional staff and administrators to 

address concerns regarding Accommodation(s). 

 

f. 

Keep current with associated legislation and developments in the provision 

of Academic Accommodations. 

 

g. 

Prepare the Accommodation Agreement between Mount Royal and the 

student experiencing Disability. 

 

h. 

Prepare an annual report for the General Faculties Council, 

Faculty/School Accessibility Advisory Committees and the University’s 

senior executive officers summarizing relevant Access and Inclusion 

Services’ Academic Accommodation activity. 

 

i. 

Provide representation on Faculty/School Accessibility Advisory 

Committees. 

 

 

 

 

j. 

Play a role in providing education, training and awareness related to this 

Policy and issues related to accessibility, Accommodation and (Dis)ability. 

 

 

6. 

STUDENTS’ RIGHTS AND RESPONSIBILITIES 

 

 

 

 

6.1 

Students Experiencing Disabilities have the right to: 

 

a. 

Reasonable  Accommodation, guided by recommendations from the 

professional assessments of the students and in accordance with Mount 

Royal’s legal and moral duty to accommodate. 

 

b. 

Confidentiality. All diagnostic documentation provided to Access and 

Inclusion Services about the student’s Disability(ies) remains confidential 

within  Access and Inclusion  Services.  Information about a student’s 

Disability will only be disclosed to those Mount Royal personnel involved 

in the Accommodation process on a need-to-know basis. Mount Royal will 

comply with all requirements of relevant legislation, including the Alberta 

Freedom of Information and Protection of Privacy Act, the Health 

Information Act and the Human Rights Act.  

 

c. 

An opportunity to discuss Academic Accommodation in a private setting. 

This may include the regular office hours of faculty/instructional staff. 

 

d. 

Be accommodated with dignity and courtesy.  

 

 

 

e. 

A respectful, fair, timely and confidential process to reach Accommodation 

decisions. This includes a process by which to resolve disagreements 

regarding 

Academic Accommodation 

or appeal Academic 

Accommodation decisions.  

 

 

 

f. 

Access to support through the appeal process, including the services of 

the Students’ Association of Mount Royal University. 

 

 

 

6.2 

Students Experiencing Disabilities have the responsibility to: 

 

 

 

a. 

Pursue their studies with the same diligence required of all students and 

accept responsibility for their role in achieving course and program 

outcomes. 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 8 of 14 

 

 

 

b. 

Identify their specific needs to Access and Inclusion Services.  

 

c. 

Provide relevant, and if requested by Mount Royal, corroborated, current 

medical, psycho-educational or psychological documentation to Access 

and Inclusion  Services, or be willing to undergo assessment if none is 

available in order to demonstrate eligibility for Accommodation(s) and 

service(s). The documentation of their Disability must be: 

 

i.    

From a physician, psychologist, audiologist, ophthalmologist or 

other licensed specialist; 

 

ii. 

Submitted on letterhead and include the clinician’s name, title, 

phone number, address, dates(s) of assessment(s); and, 

 

iii.   

Dated. 

 

d. 

In addition, the documentation must indicate the impact the Disability(ies)/ 

condition(s) has on the student in an academic setting. It may identify or 

recommend specific Accommodations and supports that would reduce the 

Barriers encountered in an educational setting. 

 

e. 

Develop their Accommodation Agreement with Access and Inclusion 

Services.  

 

f. 

If applicable, apply for funding for Academic Accommodation as identified 

by the Access Advisor. 

 

g. 

Ensure that sufficient notice, as defined by Access and Inclusion Services’ 

procedures, is given to enable Mount Royal to make the necessary 

Accommodation(s) for their Disability. 

  

h. 

Contact  Access and Inclusion  Services each semester to review their 

needs and their current personal information. 

 

i. 

Engage in a dialogue with the appropriate faculty/instructional staff and 

Access and Inclusion  Services regarding any concerns with the 

recommended Accommodations. 

  

 

D. 

DEFINITIONS 

 

(1)  Academic 

Accommodation(s): 

Academic Accommodation refers to the process of 

making alteration(s) to the delivery of academic services 

and requirements, including admission, progression and 

graduation requirements, to enable equitable 

participation. The Academic Accommodation of Students 

Experiencing Disabilities  involves activities like making 

adjustments or alternative arrangements in the 

educational environment to ensure it does not have a 

discriminatory effect on a student because of the 

Disabilities they may experience. 

 

Modification is an Accommodation involving a relatively 

minor change made to an academic admission, 

progression or graduation requirement. Modifications 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 9 of 14 

 

 

usually involve a revision to the way a student must 

demonstrate required skills and knowledge, or 

sometimes additional assistance for a student which 

does not detract from the skills and knowledge the 

student must acquire. See Appendix 2 for examples. 

 

Substitution  is an Accommodation  involving the 

replacement of a certain academic admission, 

progression or graduation requirement by another that is 

deemed comparable.  Substitutions are commonly used 

to effect Accommodations.  See Appendix 2 for 

examples. 

 

Waiver is an Accommodation involving the removal of an 

academic criterion for admission, progression or 

graduation. A Waiver should never be offered in regard 

to a Bona Fide Educational Requirement. A Waiver does 

not include a case where a requirement is replaced by 

another requirement (this is a Substitution), but rather is 

the complete elimination of a non-Bona Fide Educational 

Requirement. See Appendix 2 for examples. 

 

Degree Notwithstanding a Deficiency  is one that is 

conferred upon a student who has not met all the General 

Faculties Council-approved requirements for their 

program of study and for whom no other Accommodation 

has been approved in regard to the missing 

requirements. A degree not-withstanding a deficiency, 

when approved by General Faculties Council (or the 

Dean, as delegated in the Academic Standing, 

Continuance and Graduation policy) is the only way in 

which a student may effectively obtain a Waiver of what 

would otherwise be considered a Bona Fide Educational 

Requirement. 

 

(2)  Access Advisor: 

refers to a qualified Access and Inclusion  Services 

professional who works with students, faculty/ 

instructional staff and other University personnel to 

develop appropriate Accommodations, or 

recommendations for Accommodations for Students 

Experiencing Disabilities. 

  

(3)  Access and Inclusion 

Services: 

refers to the Mount Royal department with delegated 

authority to assist the University in discharging its legal 

and moral duty to provide Academic Accommodation and 

to create an accessible learning environment that 

encourages full participation in academic courses for 

Students Experiencing Disabilities.  Access and Inclusion 

Services works with students, faculty/instructional staff 

and other University personnel to develop appropriate 

Accommodations for students who experience 

Disabilities in the post-secondary environment.  

 

(4)  Accommodation 

Agreement: 

refers to the signed arrangement, facilitated by Access 

and Inclusion Services, made between Mount Royal and 

the student that: 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 10 of 14 

 

 

 

a. 

specifies the recommended Accommodation(s) to 

be provided by Mount Royal for the student; and, 

 

b. 

authorizes the release of information to appropriate 

individuals when necessary. 

 

(5)  Barrier: 

is a structure, design, practice and/or criterion that 

prevents or impedes a person from accessing a facility or 

service. 

 

(6)  Bona Fide Educational 

Requirement(s): 

 

are those requirements that are a reasonable and 

justifiable component of a program that may limit entry to, 

or completion of, a program or course. In the context of 

Academic Accommodation, they include the admission, 

progression and graduation requirements that are 

essential to maintain the academic integrity of a program, 

including those necessary for students to acquire and 

demonstrate essential skills and knowledge.  

 

(7)  Bona Fide Occupational 

Requirement(s): 

 

are those requirements that are reasonable and 

justifiable components of an occupation or specific job. 

 

(8)  Course-Level 

Accommodation(s): 

refer to Accommodations generally related to Course-

specific admission or progression criteria. Examples 

include methods of course delivery and evaluation or 

course prerequisites.  

 

(9)  Disability: 

is an umbrella term, covering impairments, activity 

limitations and participation restrictions. Disability is thus 

not just a health problem. It is a complex phenomenon, 

reflecting the interaction between features of a person’s 

body and features of the society in which they live. 

Overcoming the obstacles faced by people experiencing 

Disabilities 

requires interventions to remove 

environmental and social Barriers. 

 

(10)  Discrimination: 

is defined as one or a series of unwanted behaviours or 

communication directed toward an individual or 

members of an identifiable group be-cause of a 

prohibited ground of Discrimination, as identified by the 

Act and reflected in the Mount Royal Human Rights 

policy. The prohibited grounds of Discrimination are: 

 

 

Race 

 

Ancestry 

 

Religious Belief 

 

Physical Disability 

 

Age 

 

Marital Status 

 

Family Status 

 

Colour  

 

Place of Origin 

 

Gender  

 

Mental Disability 

 

Sexual Orientation 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 11 of 14 

 

 

 

Source of Income 

 

Gender Identity and Expression  

 

Discrimination is behaviour which may be rooted in a 

prejudicial attitude. Discrimination is an act of 

differentiated treatment towards an individual as a 

member of a group or towards a group, which can 

disadvantage an individual or group.  

 

Discrimination often excludes an individual from a right 

or privilege to which they would otherwise be entitled.  

 

Whether it is colleague to colleague, supervisor to 

subordinate, subordinate to supervisor, employee to 

student, student to employee, or student to student, 

Discrimination  introduces a disruptive element into 

Mount Royal's environment which endangers the well-

being and job performance or educational experience of 

the individual. 

 

(11)  Duty to Accommodate: 

refers to the obligation of an employer or service provider 

to take measures to eliminate for employees, prospective 

employees or clients’  disadvantages that result from a 

rule, practice or physical Barrier that has or may have an 

adverse impact on individuals or groups protected under 

the Act. Mount Royal has the Duty to Accommodate to 

the point of Undue Hardship. In the Mount Royal context, 

the University is both an employer and a service provider 

and clients mean any student or other member of the 

community wishing to make use of our services or 

facilities. The Duty to Accommodate recognizes that true 

equality means respecting individual’s different needs. 

 

(12)  Human Rights: 

are inalienable, indivisible, universal entitlements 

codified in international and domestic law.  In Canada, 

they are protected through: 

 

The Canadian Charter of Rights and Freedoms

 

Provincial/territorial human rights legislation (e.g., Alberta 

Human Rights Act); 

 

Decisions of tribunals and courts; 

 

Human rights commission policy statements, 

interventions and other mandated functions; and, 

 

International law/instruments (ratified treaties, treaty 

body comments/decisions, international and other 

jurisdictional decisions). 

 

(13)  Professor 

Acknowledgement: 

refers to the signed form that verifies the course instructor 

has received the student’s confidential Academic 

Accommodation Memo and to acknowledge that the 

student has met with the course instructor to discuss how 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 12 of 14 

 

 

the Accommodation request may relate to the design of 

the course.  

 

(14)  Program-Level 

Accommodation(s): 

refer to Accommodations normally related to program-

specific admission, progression or graduation criteria.  

Examples include clinical or practica requirements. 

 

(15)  Policy: 

means the  Academic Accommodation for Students 

Experiencing Disabilities Policy 

 

(16)  Reasonable 

Accommodation: 

refers to an Accommodation that addresses an inequity 

without creating an Undue Hardship on the employer or 

service provider.  The law requires that Students 

Experiencing Disabilities must be provided Reasonable 

Accommodation, not perfect accommodation. 

 

(17)  Students Experiencing 

Disabilities: 

refers to those individuals who have any verifiable and 

persistent physical, learning, cognitive, sensory, 

psychological, neurological, or temporary impairment 

that may affect their academic progress. 

 

(18)  Systemic Discrimination: 

 

(also referred to as Substantive or Institutional 

Discrimination) can be described as a pattern of 

behaviour, policies or practices that are part of an 

organization, and which create or perpetuate 

disadvantage related to one or more of the prohibited 

grounds set out in the Act. In many cases, Systemically 

Discriminatory policies and practices seem neutral on 

their face but when applied equally to all result in 

differential treatment to a particular group. 

 

(19)  Undue Hardship: 

refers to unreasonable and excessive challenges for the 

institution which may include but are not limited to: 

 

a.  The financial cost of the Accommodation(s) will hurt 

the viability of the institution; and/or 

 

b.  There are significant competing rights; and/or 

 

c. 

There are health and safety concerns; and/or 

 

d.  The Accommodation would compromise Bona Fide 

Educational or Occupational Requirements.  

 

Undue Hardship  is determined by a three-part test 

created by the Supreme Court of Canada and interpreted 

by tribunals and courts.  According to the Alberta Human 

Rights Commission, the Undue Hardship standard is very 

high and post-secondary institutions will normally be 

required to provide Accommodation. Individuals may 

consult with Diversity and Human Rights Services and/or 

the University's Legal Services with their questions 

regarding Undue Hardship and Mount Royal’s legal duty 

to accommodate. 

 

(20)  University: 

means Mount Royal University 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 13 of 14 

 

 

 

(21)  Universal Access/ 

Universal Design: 

is an approach to the design of all products, processes, 

procedures, systems, structures and environments. The 

goal is to make these as useable as possible by as many 

individuals as possible, regardless of ability. "Universal" 

does not imply one solution for everyone; rather, it 

reflects an awareness of the unique nature of each 

individual as well as the need to accommodate 

differences. The aim is to create learning and working 

experiences to suit the individual and to maximize the 

individual's ability to progress. 

 

(22)  University-Level 

Accommodation(s): 

refer to Accommodations related to general admission, 

progression or graduation requirements and related to 

processes administered by a central University authority. 

Examples include graduation requirements like General 

Education courses or processes such as access to 

registration. 

 

 

 

 

E. 

RELATED POLICIES 

 

  Academic Standing, Continuance and Graduation Policy 

  Code of Student Community Standards Policy 

  Human Rights Policy 

  Universal Access Policy 

 

 

F. 

RELATED LEGISLATION 

 

  Alberta Human Rights Act 

  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Act 

  Alberta Health Information Act 

   Canadian Charter of Rights and Freedoms 

 

 

G. 

RELATED DOCUMENTS 

 

  Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Procedures 

  Academic Accommodation Memo 

  Code of Student Community Standards Procedures 

  Collective Agreement between the Board of Governors of Mount Royal University and the 

Mount Royal Faculty Association 

  Collective Agreement between the Board of Governors of Mount Royal University and the 

Mount Royal Staff Association 

  Professor Acknowledgement Form 

  United Nations Standard Rules on Equalization of Opportunities for Persons with Disabilities. 

 

 

 

 

 

 

 

background image

Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy – April 7, 2014 

Page 14 of 14 

 

 

H. 

REVISION HISTORY 

 

Date 

(mm/dd/yyyy) 

Description of 

Change 

Sections 

Author 

(Position Title) 

Approver 

(Position Title) 

12/11/2006 

NEW 

 

 

 

04/07/2014 

 

 

 

 

08/18/2017 

Editorial – title/name 

changes; formatting 

 

University Secretary  University Secretary 

02/11/2021 

Editorial 

Title Updates 

University Secretary  University Secretary 

06/10/2021 

Editorial – title/name 

changes 

 

University Secretary  University Secretary 

12/09/2022 

Editorial  

Job titles, Related 

Policies 

Policy Advisor 

University Secretary