Procedure for Managing Video Surveillance – August 27, 2019 

Page 1 of 5  

 

 

PROCEDURE FOR MANAGING VIDEO 

SURVEILLANCE 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

August 27, 
2019 

Procedure 
Sponsor: 

General Counsel 
and University 
Secretary 

Last Revised: 

 

Administrative 
Responsibility: 

Security Services 

Review 
Scheduled: 

August 27, 
2024 

Approver: 

Executive Leadership Committee 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

PURPOSE FOR SURVEILLANCE 
 
1.1 

The use of Video Surveillance is intended to: 
 
a.  be used for Public Security Purposes; 

 

b.  protect  the  University  Community  by  discouraging  unlawful  or  disruptive 

behaviour; 
 

c.  maintain a safe and secure environment; or 

 

d.  support in the immediate response of an observed or reported incident. 

 

1.2 

The  collection,  use,  disclosure,  protection  and  destruction  of  Video  Surveillance 
records adheres to all applicable municipal, provincial and federal legislation, and 
University policies. 

 

1.3 

These  procedures  do  not  apply  to  surveillance  used  for  Law  Enforcement  as  an 
investigative tool where such activity is authorized by legal enforcement authorities, 
legislation or court order. 
 
 

2. 

VIDEO SURVEILLANCE EQUIPMENT SET-UP AND MAINTENANCE 

 

2.1 

The Director of Security Services, or designate, approves the installation and use, 
and disabling or disconnection of all Video Surveillance equipment. 
 

2.2 

Facility  Management  in  consultation  with  Information  Technology  Services 
supervises installations of all Video Surveillance equipment. 
 

2.3 

Security  Services  coordinates  all  testing  of  and  repairs  to  the  Video  Surveillance 
system.  Security Services tests the operation of all cameras and related equipment 
monthly or as Security Services deems reasonable and reports any malfunctions or 
concerns to Information Technology Services. 
 
 
 

Procedure for Managing Video Surveillance – August 27, 2019 

Page 2 of 5  

 

3. 

USE AND MONITORING OF RECORDS OBTAINED THROUGH VIDEO SURVEILLANCE 

 

3.1 

The  Director  of  Security  Services  is  the  Records  Custodian  responsible  for  the 
supervision  of  Video  Surveillance  records,  in  accordance  with  the  Information 
Management policy. 
 

3.2 

All Video Surveillance records are stored and accessed in a restricted-access area 
within  Information  Technology  Services.    Access  to  this  space  is  restricted  to 
authorized  members  of  the  University’s  Security  Services  and  Information 
Technology  Services  personnel.  Video  Surveillance  equipment,  or  any  records 
therefrom, may only be removed from the restricted-access area upon the written 
authorization of the Director of Security Services or their designate. 

 

3.3 

Monitoring of Video Surveillance is conducted by authorized members of Security 
Services, in accordance with the Security Services Conduct policy.  The Director of 
Security  Services,  or  designate,  ensures  that  authorized  individuals  are  provided 
appropriate  training.  Misuse  of  the  Video  Surveillance  equipment  or  records  will 
result in disciplinary action. 
 
 

4. 

INCIDENT REPORTING 
 
4.1 

All  Video  Surveillance  records  are  retained  through  the  completion  of  Security 
Services incident report. Video Surveillance records are added to the report as an 
attachment.   
 

4.2 

Where alleged misconduct is viewed in the regular monitoring of Video Surveillance, 
the Director, Security Services, will notify the appropriate business unit of the incident 
and existence of the footage. 
 

4.3 

Video  Surveillance  records  may  be  used  in  support  of  an  investigation  and 
subsequent proceedings of alleged misconduct.  

 

a.  Where a Video Surveillance record is requested as part of an investigation of 

alleged misconduct, it may only be disclosed when approved by the appropriate 
divisional leader.  
  

b.  If a request to use Video Surveillance records creates a real or apparent conflict 

of interest for a Vice-President, the President will approve the request. 
 

c.  If a request to use Video Surveillance records creates a real or apparent conflict 

of interest for the President, the Chair of the Board of Governors will approve the 
request. 

 

d.  Upon approval by the appropriate divisional leader, Security Services releases 

the Video Surveillance records to the requester, or advises that the requested 
record does not exist.  

 
e.  The approver may place any restrictions on the use of the Video Surveillance 

records as deemed appropriate. 

 

4.4 

Video Surveillance records that have been reviewed for Law Enforcement purposes 
or are included in a Security Services Incident Report, are retained for a period of 
seven (7) years. 

 

 

Procedure for Managing Video Surveillance – August 27, 2019 

Page 3 of 5  

 

5. 

RETENTION PERIOD 

 

5.1 

All Video Surveillance records are retained and disposed of in accordance with the 
Records and Information Management Program policy.

 

 

5.2 

If a Video Surveillance record is not viewed for Law Enforcement purposes or for the 
purposes set out  in  these  procedures,  the  record  is  retained  for  a  period of thirty 
calendar  days  and  then  deleted  or  otherwise  securely  disposed  of  by  Security 
Services. 
 
 

6. 

PROTECTION OF PRIVACY 

 

6.1 

All public areas of the University, as well as on or in University-owned or operated 
property, are subject to Video Surveillance. Surveillance cameras and equipment will 
not  be  positioned  towards  property  or  windows  adjacent  to  University-owned  or 
operated  property,  nor  will

 

Video  Surveillance  be  placed  in  or  on  areas  in  which 

individuals  have  a  reasonable  expectation  of  privacy,  including  but  not  limited  to 
locker rooms and washrooms. 
 

6.2 

Video Surveillance equipment may be installed in private offices where there is a 
security  concern  pending  the  Director  of  Security  Services  has  received  written 
notice of consent from the office’s occupant(s). 
 

6.3 

Video Surveillance monitors are located in a secure, restricted-access location, away 
from public view. 
 
 

7. 

NOTICE 

 

7.1 

Signage is prominently displayed throughout the University at appropriate locations, 
including all general entrances, to provide individuals with notice that: 
 
a.  there may be Video Surveillance cameras in all public areas of campus, as well 

as on or in University-owned or operated property, that may be used to record 
and monitor activity; 
 

b.  personal information collected through the Video Surveillance system may be 

used or disclosed for Public Security Purposes; 

 

c.  individuals  may  contact  Security  Services  should  they  require  additional 

information or have concerns regarding Video Surveillance; and 
 

d.  the collection of personal information is authorized in accordance with applicable 

laws. 
 

 

8. 

ACCESS TO RECORDS 

 

8.1 

Requests for Video Surveillance records may be submitted in writing to the Director 
of Security Services, or designate and may be routinely disclosed only if the applicant 
demonstrates  a  right  of  access  to  the  information  in  accordance  with  applicable 
legislation. 
 
a.  If  the  Video  Surveillance  records  being  requested  captures  additional  third 

parties,  the  requestor  has  the  right  to  submit  a  formal  access-to-information 

Procedure for Managing Video Surveillance – August 27, 2019 

Page 4 of 5  

 

request  to  the  FOIP  Office  in  accordance  with  the  Alberta  Freedom  of 
Information and Protection of Privacy Act. 

 

8.2 

If a Video Surveillance record has been requested as part of a freedom of information 
request  through  the  FOIP  Office,  Security  Services  will  release  the  record  of  the 
Video Surveillance to the FOIP office. 
 

 
 

B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Employees: 

means individuals who are engaged to work for the University 
under  an  employment  contract,  including  but  not  limited  to 
faculty, staff, exempt, casual and management employees. 
 

(2) 

Law Enforcement: 

means  policing,  including  but  not  limited  to,  criminal 
investigations or proceedings having the potential of leading to 
penalties or sanctions 
 

(3) 

Public Security 
Purpose: 

means a use or disclosure relating to disciplinary, legal or public 
safety and security purposes or in accordance with any court 
order  of  subject  to  the  University’s  policies  or  procedures  or 
applicable legislation 
 

(4) 

University: 
 

means Mount Royal University 

(5) 

University 
Community: 

includes  Mount  Royal  University  Board  of  Governors, 
employees, students, contractors, consultants, volunteers and 
persons visiting the University campus 
 

(6) 

Video Surveillance:    means  a  television  system  in  which  signals  are  not  publicly 

distributed  but  are  monitored  and  recorded,  primarily  for 
surveillance and security purposes.  The signals are transmitted 
from a television camera to receivers by cables or telephone 
links forming a closed circuit.   
 

 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Acceptable Use of Computing and Communication Resources policy 

•  Code of Conduct – Employees 

•  Records and Information Management Program policy 

•  Security Services Code of Conduct 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

•  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy (FOIP) Act 

 
 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 
 
 
 

Procedure for Managing Video Surveillance – August 27, 2019 

Page 5 of 5  

 

 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized Revision 
(Position Title) 

01/19/2022 

Editorial 

Related Policies 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

12/20/2022 

Editorial 

Title Changes 

Director, Security 
Services 

 

04/20/2023 

Editorial 

Definitions 

Policy Advisor 

General Counsel and 
University Secretary 

01/11/2024 

Editorial 

Position Title 
Update 

Manager, Security 
Services