Examinations Procedures 

– May 19, 2022 

Page 1 of 3  

 

 

 EXAMINATIONS PROCEDURES 

 

Procedure 
Type: 

Academic 

Initially 
Approved: 

May 19

th

 

2022 

Procedure 
Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last Revised: 

 

Primary 
Contact: 

University 
Registrar 

Review 
Scheduled: 

May 19

th

 

2027 

Approver: 

General Faculties Council 

 

 

A. 

PROCEDURES 

 

1. 

FINAL EXAMINATION REQUESTS 

– EXAM REQUEST FORM 

 

1.1 

The  Office  of  the  Registrar  will  provide  a  list  of  all  active  courses  for  the  given 
semester  to  each  department.    Each  department  must  provide  the  following 
information: 
a.  Identify the courses that require a final exam, as well as any other assessments 

(as  per  the  Examination  Policy)  that  will  be  completed  during  the  final  exam 
period.  A notation should be added to any courses that do not require a final 
exam. 

b.  The delivery method of the exam: in-person or online. For online exams, indicate 

either synchronous or asynchronous. 

c.  The  length  of  each  exam.    Final  examinations  will  be  two  or  three  hours  in 

duration  without  a  break.    Exceptions  to  the  specified  exam  lengths  must  be 
approved by the Dean. 

d.  Identify examinations common to two courses.  If the same examination is to be 

given  in  courses  designated  by  different  names  or  numbers  (cross-listed 
courses), such courses must be identified as needing to be scheduled together. 

e.  Courses with more than one section. If the same examination is to be given in 

different  sections  of  a  course, these  sections  must  be  scheduled  at  the  same 
time unless the department requests an exception. 

f. 

Examination  with  location  requirements.    If  an  examination  requires  a  specific 
location (i.e. computer lab or science lab, etc.) the department must identify the 
requirements. 

g.  Specific day and/or time requests.  Identify any courses that require a specific 

day and time and provide the reason for the request.  Category 1 exceptions will 
be  accommodated.    The  Office  of  the  Registrar  will  strive  to  accommodate 
requests not related to category 1 exceptions as well. 

h.  Evening  courses.  Identify  if  there  are  exceptions  to  the  scheduling  of  evening 

course final exams, which will be scheduled during the final examination period 
on the same night as the regular class. 

 
 

i. 

Enter next item in the sequence. 

 

2. 

EXAMINATION PAPER 

 

Examinations Procedures 

– May 19, 2022 

Page 2 of 3  

 

2.1 

Format  -  Examination  papers  should  contain  any  special  instructions  for  students   
writing  a  final  examination.    If  other  materials  or  equipment  are  authorized  by  the 
instructor, these must be noted on the examination paper. 

2.2 

Examination  Supplies 

–  Examination  question  papers,  answer  booklets,  special 

supplies, and class rosters, if applicable, should be obtained by the instructor prior 
to the examination period. 

2.3 

Retention of Student Information 

– Answer booklets and/or examination papers must 

be  retained  in  the  department  according  to  the  institutional  record  retention 
schedule.  This requirement also applies to the class record containing information 
on attendance (as applicable), tests and assignments. 

2.4 

Rules  -  Examination  Rules  are  printed  in  full  on  the  official  front  cover  of  the 
Examination  Answer  Booklets  as  supplied  by  Document  Services.    Students  and 
instructors shall be familiar with the rules prior to the examination. 

 
 

3. 

EXAMINATION ROOM 

 

3.1 

Students should only bring essential items into an examination room. 
a.  Should personal items be brought into the exam room, they should be left in the 

front/back/side of the room as indicated by the instructor. 

b.  Neither the instructor nor the university is responsible for any lost items in the 

examination room. 

3.2 

Students  should  not  have  in  their  possession  during  an  examination  any  papers, 
dictionaries,  instruments,  calculators,  electronic  devices,  or  any  other  materials 
except as permitted by the instructor. 

3.3 

Students must turn off and store all communication devices such that they can not 
be seen or accessed during the examination. 

3.4 

Students may not enter the examination room after the first 30 minutes of the exam. 
Students arriving late will not be allowed any additional time. 

3.5 

Students  may  not  leave  the  examination  room  during  the  first  30  minutes  of  the 
exam. 

3.6 

Students  may  not  leave  the  examination  room  during  the  last  15  minutes  of  the 
scheduled exam time. 

3.7 

Normally, only one student shall be permitted to leave the examination room at one 
time 
a.  For the purpose of exam procedures, a washroom is considered an extension of 

the  examination  room  (i.e.  all  examinations  rules  apply).  Any  other  absences 
from an examination room will require that the student turn in the examination 
paper and answer booklet. 

3.8 

Students  are  not  permitted  to  bring  any  food  or  drink  into  the  exam  room  without 
permission from the instructor. 

3.9 

At the scheduled end time for the examination, students shall be instructed to stop 
writing immediately and turn their examination papers over and leave the room. 

3.10 

If  an  examination  is  interrupted  by  an  emergency  that  requires  evacuation,  the 
instructor should lead the students from the examination room and keep the students 
together as much as possible.  Students should be advised not to communicate with 
each other regarding the  examination.  If the situation requires cancellation  of the 
examination,  the  Office  of  the  Registrar  will  reschedule  the  exam  at  the  earliest 
practical date and time. 

3.11 

Instructors are responsible for invigilating their own final examinations.  If this is not 
possible,  the  instructor  shall  name  a  deputy,  who  must  be  another  instructor,  to 
invigilate the examination, and shall advise the Chair of the replacement. 

3.12 

To check attendance and determine eligibility, instructors must verify the identity of 
the  students  using  the  name  and  Mount Royal  University  identification  number  as 
displayed 

on the class roster in conjunction with the student’s MRU One card. 

 

Examinations Procedures 

– May 19, 2022 

Page 3 of 3  

 

 
B. 

DEFINITIONS 
 
(1)  Policy 

means the Examinations Policy 

(2)  University 

means Mount Royal University 

 
 
 

C. 

RELATED POLICIES 

 

•  Academic Accommodation for Students Experiencing Disabilities Policy 
•  Academic Scheduling Policy 

•  Grades Policy 
•  Human Rights Policy 

•  Program Definitions Policy 

•  Registration Policy 

 
 
D. 

RELATED DOCUMENTS 

 

•  N/A 

 
 
E. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)