Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 1 of 6  

 

 
 

 

STUDENT APPEAL

 

PROCEDURE 

 

Procedure 
Type: 

Management 

Initially 
Approved: 

May 26, 
2022 

Procedure 
Sponsor: 

Vice-President, 
Students 

Last Revised: 

 

Primary 
Contact: 

AVP Student 
Experience and 
Success 

Review 
Scheduled: 

May 26, 
2027 

Approver: 

Executive Leadership Team  

 

 

A. 

PROCEDURES 
 
This document outlines the procedures associated with the Student Appeal Policy.  They provide 
guidance and information about the administrative process used to conduct appeals of Academic 
and Non-Academic Misconduct.  They outline the roles, steps, and processes that will be used in 
the delivery of appeals as part of an administrative process that upholds the principles of Procedural 
Fairness and the use of Trauma-Informed Practices.   
 
The General Faculties Council - Student Affairs Committee has responsibility for the administration 
of the Student Appeal  Policy  and  provides administrative support for the process outlined  within 
these procedures.   
 
A member of the University Community can contact the Office of Student Community Standards 
(OSCS) confidentially to discuss the Student Appeal Policy and explanations of the procedures. 

 
 

1.  THE STUDENT APPEALS COMMITTEE  

 

1.1 

The Student Appeals Committee (the Committee) membership will be maintained by 
the  Committee  Chair.    All  members  will  be  provided  training  in  the  delivery  of 
administrative tribunals, procedural fairness, and Trauma Informed Principles. The 
Committee will also provide additional training as needed.   

 

 

2.  APPEAL REQUEST 

 

2.1 

A student wishing to 

a

ppeal (Appellant) can request an appeal in writing within ten 

(10) business days of the date of the original decision.  The Appellant is encouraged 
to  seek  support  or  guidance  from  trusted  sources  including  Student  Association 
Advocacy or the OSCS.  The Appellant can complete the Student Appeal Request 
Form  (Request).    The  Request  is  submitted  to  OSCS  who  will  review  it  for 
completeness as per Section 5.0 of the Student Appeal Policy.  Once complete, the 
OSCS will provide the Request to the Committee Chair for review.  The Committee 
Chair will:  

a.  Review the Request and determine if the Grounds as per Section 4.0 of the 

Student  Appeal  Policy  have  been  met.    If  it  is  determined  that  there  is 

 

Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 2 of 6  

 

insufficient information provided, the Committee Chair may ask the Appellant 
to provide additional information;

     

   

b. 

If determined that there are no Grounds for an Appeal, the Committee Chair 
will notify the Appellant in writing and include the reason(s) for the decision; 

 

c.  If the Grounds for an Appeal are met, the Committee Chair will convene a 

Hearing Board;   

d.  Identify and select Hearing Board members as per Section 3.0 of the Student 

Appeal Policy and ensure that they have no previous knowledge of the case; 

e.  Inform the Appellant in writing of the Appeal Hearing and the names of the 

identified Hearing Board members and the names of two (2) alternates. The 
Appellant  will  be  provided  five  (5)  business  days  to  confirm  the  Hearing 
Board membership or to submit written objection reasons to the inclusion of 
the member(s).  If the objection is accepted, a replacement member will be 
chosen from the list of alternates;  

f. 

Convene an Appeal Hearing.  

 

2.2 

The Appellant may withdraw their request for Appeal at any time. 

 

 

3.  CONVENING AN APPEAL HEARING  

 

3.1 

Once  the  Hearing  Board  members  have  been  identified,  the  Committee  Chair  will 
schedule an Appeal Hearing to occur within thirty (30) days.  The Committee Chair 
may  extend  the  time  limits  if  determined  appropriate.  The  Committee  Chair  will 
convene an Appeal Hearing by: 

a.  Informing and providing the original Decision Maker with the Request. The 

Decision Maker will be allotted ten (10) business days to submit a response 
which should include any documents or materials that will be submitted at 
the Appeal Hearing, a list of Witnesses that will be called upon, and a request 
for any information that is not within their possession;  

b.  Appointing a Hearing Board Chair;  

c.  Scheduling the Hearing and informing all parties in writing.

     

  

 
 
4.  PREPARING FOR AN APPEAL HEARING  

 

4.1 

The  Hearing  Board  Chair  is  responsible  for  preparing  the  Appeal  Hearing  in 
accordance with the Student Appeal Policy and these procedures by;   

a.  Contact relevant University Officials to confer when necessary; 

b.  Reviewing  the  information  requested  by  the  Appellant  and  the  Decision 

Maker to determine relevance to the Appeal.  

     

 

c. 

Confirming and approving attendance at the Appeal Hearing.  Attendees are: 

 

i. 

Appellant;  

ii. 

Decision Maker;  

iii. 

Support Person for either  party  will  be able to provide guidance 
and support to the person but will be unable to present information 
on behalf of the person;   

 

Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 3 of 6  

 

iv. 

Hearing Board members;  

v. 

Administrative support person to the Hearing Board;  

vi. 

Witnesses will only be present at the time of their presentation of 
information; 

vii. 

Other requests for attendance are at the discretion of the Hearing 
Board Chair. 

d.  Communicating to the Appellant and/or Decision Maker their responsibility

               

 

for confirming the availability of Witnesses for the scheduled date, time and 
location of the Appeal Hearing; 

e.  Creating a Hearing Package that includes all documents and materials that 

will be used within the Appeal Hearing. The Hearing Package is confidential 
and will be collected at the end of the Appeal Hearing. The Hearing Package 
will  be  distributed  five  (5)  days  prior  to  the  Appeal  Hearing  and  will  be 
distributed to the Appellant, Decision Maker, and Hearing Board members.   

 
 
5.  CONDUCTING AN APPEAL HEARING  

 

5.1 

All Appeal Hearings are closed to the public and will be held in person or virtually as 
determined by the Hearing Board Chair.  The Hearing Board Chair will be responsible 
for conducting the Appeal Hearing by: 

a.  Conducting the Appeal Hearing as scheduled.  If an individual fails to attend, 

the Appeal Hearing may continue without notice unless the Hearing Board 
Chair determines;  

i. 

There  are  approved  medical,  compassionate  or  public  health 
reasons; or 

ii. 

An exceptional circumstance exists not to proceed in their absence 
and/or represented by an approved delegate;  

b.  Ensuring  the  orderly  conduct  of  the  hearing.  The  Hearing  Board  Chair 

     

may make procedural rulings as deemed appropriate. Information presented 
during  Appeal  Hearings  must  be  relevant  to  the  Appeal.  Generally,  the 
proceedings will occur in the following order:  

i. 

Opening remarks and review of hearing protocols by the Chair

     

 

ii. 

Appellant  statement  and  presentation  of  information  followed  by 
questions from Hearing Board members 

iii. 

Appellant Witnesses, followed by questions from the Decision Maker 
and Hearing Board members 

iv. 

Decision Maker statement and presentation of information followed 
by questions from Hearing Board members 

v. 

Decision Maker Witnesses followed by questions from the Appellant 
and the Hearing Board members 

vi. 

The Appellant and Decision Maker may ask questions of the other, 
directed through the Hearing Board Chair.  

vii. 

Decision  Maker  closing  statement  followed  by  questions  from 
Appellant and Hearing Board members  

viii. 

Appellant  closing  statements  followed  by  questions  from  Decision 
Maker and Hearing Board members  

 

Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 4 of 6  

 

ix. 

Final questions from Hearing Board members 

x. 

Chair’s closing remarks 

xi. 

The Appellant and Decision Maker are dismissed for the purpose of 
deliberations and Hearing Packages collected 

xii. 

Chair adjourns Appeal Hearing 

 
 

6.  APPEAL DECISIONS  

 

6.1 

Upon  the  completion  of  the  Appeal  Hearing,  the  Hearing  Board  will  deliberate. 
Deliberations are closed and no records of the deliberation will be kept.  
 

6.2 

The  Hearing  Board  Chair  will  prepare  a  written  decision,  including  reasons,  and 
normally  circulate  within  five  (5)  business  days  of  the  Appeal  Hearing  to  the 
Appellant,  Decision  Maker,  the  Committee  Chair,  and  if  necessary,  the  Registrar. 
The decision of the Hearing Board is final.  

 

 

7.  RECORDS AND REPORTING 

 

7.1 

All documents and records collected as a result of these policies and procedures will 
be  maintained  in  compliance  with  the  University’s  Records  and  Information 
Management Program Policy and the Alberta Freedom of Information and Protection 
of Privacy Act.  The OSCS is responsible for maintaining all records separate from a 
student’s academic record 

 

 

 
B. 

DEFINITIONS 

 

(1) 

Appeal: 

a Student’s right to challenge the decision of a Decision 
Maker by asking for a review of the decision. 
 

(2) 

Appeal Hearing: 

refers to the forum used to review the decision. 
 

(3) 

Appellant: 

means the person who has been found responsible for a 
Policy breach and is initiating the appeal Request. 
 

(4) 

Committee Chair: 

means the individual responsible for coordinating the 
appeal review process and appointing Hearing Chairs and 
convening the Hearing Boards. 
 

(5) 

Decision Maker: 

means the person responsible for determining whether or 
not a violation of a policy has occurred and assigns a 
resolution. 
 

(6) 

Grounds: 

refers to one of four conditions required to exercise the 
right to Appeal. 
 

(7) 

Hearing Board 

refers to the panel of three (3) members of the University 
who will review the findings of the Decision Maker. 
 

(8) 

Hearing Board Chair: 

means the individual facilitating the appeal process and 
who is responsible for ensuring a fair review. 
 

 

Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 5 of 6  

 

(9) 

Hearing Package: 

a document prepared by the Committee Chair that outlines 
details regarding the Request including the original 
decision letter. 
 

(10) 

Request: 

an online form used to submit a request to review a 
decision issued as part of the Code of Student Academic 
Integrity or Code of Student Community Standards policies. 
 

(11) 

Student: 

means someone who has applied to a full-time, part-time, 
credit or non-credit program or course offered through the 
University. 
 

(12) 

Support Person: 

an individual, unrelated to the report/incident, who can 
attend meetings throughout the course of an investigation 
or appeal to provide personal support but may not speak 
on their behalf. 
 

(13) 

Trauma-Informed Practices:  means an approach for engaging with Individuals that 

involves understanding and recognizing the presence of 
trauma symptoms and the impact of trauma on the 
individual. 
 

(14) 

University: 

means Mount Royal University. 
 

(15) 

University Community: 

includes Students, Employees, the Board of Governors, 
Contractors, Volunteers and Visitors to the University. 
 

(16) 

University Officials: 

a person acting in the capacity as outlined by their 
employment at the University. 
 

(17) 

Witness(es): 

means an individual who was present, either immediately 
before, during, or after an incident who may have 
information regarding the report/incident. Witnesses will 
only be present at the time of their presentation of 
information. 
 

 

 

 

C. 

RELATED POLICIES 

 

●  Code of Student Academic Integrity Policy and Procedure 
●  Code of Student Community Standards Policy and Procedure 
●  Information Security Policy 
●  Privacy Policy 
●  Records and Information Management Program Policy 
●  Student Appeal Policy 

 
 
D. 

RELATED LEGISLATION 

 

●  Alberta Post Secondary Learners Act 
●  Alberta Freedom of Information and Protection of Privacy Policy 

 
 
 

 

Student Appeal Procedure 

– May 26, 2022 

 

Page 6 of 6  

 

 
E. 

RELATED DOCUMENTS 

 

●  Appeal Request Form 

 
 
F. 

REVISION HISTORY 

 

Date 
(mm/dd/yyyy) 

Description of 
Change 

Sections 

Person who 
Entered Revision 
(Position Title) 

Person who 
Authorized 
Revision 
(Position Title)